BillMcGaughey.com
   
Avertissement: C'est une traduction automatique de l'anglais par Babelfish. Il peut y avoir des inexactitudes.
   

   à: conteur personnel

Comment j'ai résolu une anomalie $129.64

par William McGaughey, Jr. 

 

L'histoire, « comment j'ai résolu des $129.64 Discrepancy', écrits autour de 1982, donne une perspicacité dans la mentalité d'un comptable travaillant pour une grande bureaucratie. Dans ce cas-ci, c'était la Commission métropolitaine de passage, l'agence de passage public de Minneapolis-St. Paul. Pendant seize années, j'étais l'analyste de coûts pour cette agence, responsable de l'attribution de coût mensuelle. La connaissance pour réaliser ce travail a été tout spécialisée car vous verrez. J'ai passé des années de ma vie pensant à de telles choses.

    

I En ma position comme analyste de coûts pour une agence de transport public, j'ai l'occasion fréquente pour utiliser l'ordinateur. Néanmoins, je dois admettre une certaine difficulté dans la communication avec cette machine. Un manuel d'utilisation est disponible, mais ses chapitres sont écrits et organisés d'une manière que seulement les initiés informatiques trouveraient signicative. Et je suis un comptable.

Ma responsabilité en chef est d'administrer le système de la coût-attribution de l'agence. C'est la méthode par laquelle nous assignons des frais généraux aux différents centres de coût et aux projets. Toutes les dépenses doivent être assignées à une unité d'organisation ou fonctionnelle dans ces deux systèmes de la notation séparés. Les coûts répartis sont ceux qui sont assignés par une distribution calculée au lieu spécifiquement de l'identification avec le centre ou le projet de coût. En partie cela est fait pour la convenance administrative, et en partie parce qu'aucune autre manière n'a été trouvée.

Les centres de coût représentent une décomposition de l'organisation en plus petites, spécialisées unités. Ceux-ci suivent l'organigramme, qui indique quelles personnes dirigent qui des employés. Les centres de coût sont des subdivisions des services de l'agence. Par exemple, le département de gestion de programme et d'évaluation (PM& ; E) a trois centres de coût : administration, projets capitaux, et gestion de contrat. Le nombre départemental est 2200, alors que les trois centres de coût sont numérotés respectivement 2210, 2220, et 2230.

Un projet, parfois appelé le « projet de travail », décrit la fonction que l'agence et ses divers départements et centres de coût remplissent. Par exemple, le but du projet 3761 est d'installer un système intégré de gestion (mis), qui est un système informatisé pour commander toutes les collecte des informations et opérations de reportage. Un autre projet, numéro 5451, identifie la mobilité de projet, qui fournit des services spécialisés de transport pour les handicapés. En tout, l'agence conduit plus de cinquante projets séparés pendant cette année.

Quelques types de dépenses sont évidemment identifiés avec les centres ou les projets de coût particuliers. Par exemple, le salaire du directeur du PM& ; Le département d'E est assigné au centre de coût 2210, qui est autorisé « & de gestion de programme ; Évaluation - administration ». Quand cet homme travaille sur une tâche liée au mis, il enregistre sur sa feuille de présence hebdomadaire le nombre d'heures chargées pour projet 3761 de sorte que le département de livre de paie puisse coder les dépenses de travail à ce projet. D'une part, certaines dépenses ont une valeur plus générale à l'agence et ne peuvent pas être aisément assignées aux centres et aux projets de coût, au moins pas sans effort excessif. Par exemple, l'agence loue l'espace pour ses sièges sociaux administratifs sur le huitième plancher d'un immeuble de bureaux. Une seule quantité du dollar apparaît sur la facturation mensuelle du propriétaire. Les commis de comptes à payer n'ont pas le temps pour déterminer quelle quantité de ces dépenses appartient à un un ou différent centre ou projet de coût. Au lieu de cela, les dépenses « sont assignées » à de telles unités par le système informatisé de coût-attribution que j'administre.

Notre système particulier de coût-attribution est exécuté dans trois étapes.

Dans le premier ensemble de calculs, au niveau système les dépenses sont assignées à chacun des centres de coût de l'agence. De telles dépenses incluent tous les avantages accessoires, la plupart des utilités, fournitures de bureau, bureaux loués, etc. qu'elles sont au commencement codées à un pseudo département, numéro 9999.

Dans le deuxième ensemble de calculs, des dépenses des départements indirects sont attribuées à nouveau à chacun des autres centres de coût, et s'enroulent finalement vers le haut aux centres et aux départements de coût directs. Un département indirect est un tel que les services de secrétaire, le personnel, ou les finances, qui fournissent des services de support au reste de l'agence. Un département direct, en revanche, effectue une fonction de base particulière de l'agence, telle qu'administrer les contrats.

Dans le troisième ensemble de calculs, les coûts indirects qui se sont accumulés dans les départements directs en raison des deux premières attributions sont assignés aux divers projets sur lesquels leurs personnes ont passé le temps pendant le mois. À la fin du procédé d'attribution, toutes les dépenses devraient avoir été assignées à un centre de coût particulier dans un département direct et à un projet particulier.

La distinction entre les coûts directs et indirects est de base à la comptabilité gouvernementale. D'une façon générale, les coûts directs peuvent être associés directement aux projets, alors que les coûts indirects ont un rapport moins défini. Néanmoins, leur dépense bénéficie le projet dans une certaine mesure. Le système de coût-attribution essaye d'assigner assez une partie des coûts indirects aux projets.

Une raison pour laquelle nous passons par cet exercice est que plusieurs des projets ont été développés sous contrat avec le gouvernement fédéral. Ces contrats permettent à l'agence d'être remboursée pour 80% des dépenses de projet jusqu'à tout le nombre de dollars dans la concession, qui inclut le remboursement pour des coûts directs et indirects. Cependant, les coûts indirects, pour être remboursables, doivent avoir été déterminés par une méthode de calcul qui est fourni dans un plan approuvé de coût-attribution. Les calculs doivent être entièrement documentés, de sorte que les auditeurs fédéraux deux ou trois ans après puissent vérifier que les frais pour le coût indirect ont été correctement assignés au projet. En l'absence d'un plan approuvé de coût-attribution, entièrement documentée et exécutée dans la conformité avec les directives fédérales, certains ou tous les coûts indirects demandés sous les concessions de projet pourrait être rejeté.

La méthode réelle d'affecter des coûts suit un procédé standard, bien que les facteurs ou les éléments de détail impliqués dans les calculs puissent varier. La technique de base est de couper les articles simples d'un dollar du coût en plusieurs un peu, chacun assigné à un centre de coût ou projet. La fente particulière dépend de la base d'attribution qui est choisie pour peser ces unités d'une façon équitable.

Dans le cas des bureaux loués, par exemple, d'une manière juste d'assigner le coût du loyer mensuel pourrait être sur la base du nombre de pieds carrés de surface au sol que chaque centre de coût occupe dans le bâtiment. Si le département occupait 30% de l'espace, il devrait être chargé 30% du loyer. Dans le cas d'affecter les coûts indirects d'un département aux projets, les dollars de travail chargés aux différents projets par les employés du département pourraient être des moyens appropriés de tâche.

Chaque type de dépenses assignées exige son propre calcul. Chaque mois, plus de cent ensembles séparés de calculs doivent être effectués dans une période de plusieurs jours pour exécuter le procédé en trois étapes d'attribution précédemment décrit. C'est ma responsabilité du travail. Cependant, je remplis principalement une fonction de surveillance ; l'ordinateur effectue la majeure partie du travail. Ce que je fais réellement chaque mois est de soumettre traiter des demandes à l'opérateur sur ordinateur, accompagné de ma propre carte de sécurité verte et, peut-être, d'une plate-forme des cartes perforées, qui spécifie qu'un certain flot de JOB devrait être couru.

Un nombre de flot de JOB indique à l'ordinateur ce qu'un peu le traitement doit être fait. Nous employons des abréviations, telles que JS-03 pour le flot de JOB #3. Les flots de JOB sont courus dans un ordre particulier chaque mois pour effectuer les attributions de coût, pour faire des entrées aux comptes, et pour imprimer les rapports relatifs. Je surveille ces courses, vérifiant les messages d'erreur et réconciliant les nombres qui sont venus de différentes sources. Dans le cycle de période-extrémité des courses, je travaille étroitement avec Roger Krebs, le comptable aîné responsable du livre, qui m'informe quand les attributions peuvent commencer et qui ferme plus tard la période. Chacun de nous a une idée de ce que l'autre fait, mais l'opération entière est plus grande qu'une personne.

En un mot, ma partie dans ce processus peut être définie par la série suivante de flots de JOB : JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11, JS-31A, JS-09H, JS-5P1, et (après plusieurs plus d'écritures comptables soumises par d'autres), JS-10, JS-09, et JS-14. Dennis Wachholz, mon prédécesseur, a établi ceci, et, des modifications mineures, il continue pour fonctionner selon sa conception. Ces nombres de flot de sortie de travaux peuvent avoir peu de signification à un étranger. À nous, cependant, dont la vie dépend de la réclamation la bonne course au bon moment, moyens de chaque JS-nombre courant un rapport particulier ou créant les transactions particulières qui affectent les comptes. Le JS-11, par exemple, compile et imprime les rapports de centre de coût. Le JS-09 appelle en avant les rapports de projet. Les JS-09F, les JS-09G, et les JS-09H font les attributions de coût.

En tant qu'un point final d'explication, laissez-moi dire que le coeur de notre plan de comptable automatisé est le numéro de compte de 21 chiffres a employé dans les transactions. Ces nombres sont poinçonnés en colonnes appropriées dans les cartes à 80 colonnes de sorte que l'ordinateur puisse identifier quel compte est assorti à quel coût. Le numéro de compte de 21 chiffres se compose de plusieurs plus petits faisceaux des chiffres, que chacun indique une caractéristique du compte.

Par exemple, un numéro de compte typique pourrait être : 01-501-03-181-2400-4-3701. Les « 01 » dans le premier faisceau des chiffres indique que la dépense a été faite à partir des « 01 » placent, autrement connu comme « fonds généraux ». Les » 501 » dans le deuxième faisceau indique « des salaires ». Les chiffres suivants, « 03 », sont un compte ou un « mineur » secondaire de la catégorie « principale », « 501 ». Pris ensemble, nous appelons ces deux champs, « 501-03 », un « principal/mineur », qui veut dire « des salaires - administratifs. » Le faisceau des chiffres numérotés « 181 » est une désignation fonctionnelle qui suit la liste normalisée de gouvernement fédéral de fonctions de transport. Les « 2400 » dans le prochain faisceau indique le centre de coût - dans ce cas-ci, « développement de passage ». Le chiffre simple, « 4 », est encore un code fédéral indiquant le mode du transport. En conclusion, les « 3701 » à la fin du numéro de compte représente le projet. L'on a pourrait noter que le numéro de compte ci-dessus contient seulement 19 chiffres, non 21. Deux espaces supplémentaires sont réservés après le faisceau de « projet « au cas où un codage de sous-projet serait exigé.

La beauté de ce système, au moins dans mes yeux, est que l'ordinateur peut directement identifier les caractéristiques qui sont appropriées à un calcul ou rapportent, et peut combiner et accumuler de ce fait les types relatifs de dépenses, indépendamment des caractéristiques dans d'autres domaines. Par exemple, elle peut calculer immédiatement toutes les dépenses jusqu'ici pour le projet 3701 en balayant tous les comptes et en ajoutant vers le haut des soldes de tous les comptes dont les nombres incluent « 3701 » dans la position appropriée. sans ces possibilités de la focalisation sur les faisceaux particuliers dans le numéro de compte, notre système de coût-attribution ne serait pas possible.

En cours d'attribution, l'ordinateur rassemble l'information de plusieurs sources qui sont nécessaires pour effectuer le calcul. La structure de ce calcul s'appelle une « tâche de coût-attribution ». La tâche stipule quels nombres doivent être divisés en d'autres nombres pendant les attributions au moyen de positions numérotées sur son « rapport ». Certains des nombres sont programmés dans la tâche et restent constants. D'autres sont tirés des ensembles d'équilibres en particulier de comptes dans un processus que nous appelons « ligne-genning ». Ici toute la capacité de l'ordinateur d'identifier rend compte ayant les mêmes chiffres dans un faisceau approprié permet pour coder les tâches sur le dossier « de spécifications de rapport » dans une période raisonnable.

Pour chaque attribution, nous avons besoin, naturellement, des dollars des dépenses à assigner. nous avons besoin des facteurs bas pour déterminer les pourcentages qui seront employés pour écarter ces dépenses entre les différents centres de coût ou projets. Nous devons indiquer les numéros de compte auxquels ces dépenses assignées seront chargées, de sorte que le coût soit inclus dans les fonds, le centre de coût, le projet, etc. appropriés. Toutes ces pièces doivent être codées dans l'ordinateur avant que les attributions mensuelles puissent être courues. La majeure partie du codage des tâches a été faite au début de l'année. On s'est attendu à ce que la méthode reste la même chose de la revue mensuelle tout au long de l'année.

Un type de dépenses, qui sont assignées dans le premier ensemble de calculs, concerne l'utilisation des voitures du personnel de l'agence. Les employés autorisés peuvent utiliser ces voitures de la piscine de moteur au cours de conduire des affaires officielles. Quand un employé reçoit les clefs, lui ou elle reçoit également un par la carte de crédit pour acheter l'essence et d'autres buts comme pourrait être exigé. De telles dépenses, quand l'agence reçoit la facture, sont considérées au niveau système des dépenses. Autrement, les écritures qui seraient exigées afin d'assigner le coût aux projets ou aux centres de coût pourraient défaire la convenance de maintenir une telle flotte. Nous avons décidé d'assigner les dépenses de personnel-voiture sur la base du nombre de voitures assignées à chaque centre de coût. Les cinq genres différents de dépenses relatives - gas et pétrole, pneus, lavage de voiture, entretien, et remorquage - exigent de cinq attributions de coût séparées d'être courues chaque mois.

À la fin de l'année dernière, j'ai obtenu une liste de la recherche de l'attribution expérimentale des voitures en année à venir, et sur cette base installez les tâches de coût-attribution. plus tard, bien que, plusieurs des voitures aient été commercées dedans, et de nouvelles voitures ont été ajoutés, avec le résultat ce le résultat que la distribution des voitures de personnel aux centres de coût a été changée. Il y a peu de temps, l'agneau de Brian du département de recherches m'a donné une liste révisée des tâches de personnel-voiture. Il a rapporté que directeur général auxiliaire s'était enquis si les attributions pourraient être changées pour refléter les nouvelles tâches. (Note : L'agneau de Brian, puis une personne de personnel dans le département de recherches, est maintenant directeur général de passage de métro après un travail assigné comme tête du département de véhicule à moteur du Minnesota et du state' ; département de s d'administration.) Normalement nous essayons de ne pas changer des attributions de coût au milieu de l'année ; mais dans ce cas-ci j'ai promis de faire quelque chose à son sujet.

Pendant un moment disponible dans l'accalmie du quinze du mois, j'ai recodé toutes les lignes sur les cinq tâches qui ont concerné des dépenses de personnel-voiture, et ai soumis ces changements à l'ordinateur. cette partie a disparu assez sans à-coup. Cependant, quand elle est venue heure de courir la première attribution dans le cycle de période-extrémité, j'ai repéré cinq messages d'erreur à la fin du rapport. ces messages ont indiqué le « Na », que je pense des moyens « aucun compte » sur le dossier. Les messages ont également indiqué le nombre de la tâche dans laquelle l'erreur s'était produite. Après avoir localisé chacune des cinq tâches, j'ai reconnu du numéro de compte à côté « Na » derrière chaque page que l'erreur a concerné l'attribution des dépenses de personnel-voiture au service du personnel, ou derrière le département « de ressources humaines » comme il s'appelle maintenant. Chacun des cinq numéros de compte a contenu « 5100 » dans la position de coût-centre, qui est le nombre du service du personnel.

J'ai tiré à partir du dossier ma fiche de travail qui a récapitulé les changements des tâches de personnel-voiture. La voiture en question avait été assignée à la formation, qui fait partie de personnel. Le problème était celui dans le personnel précédent de tâche n'a été assigné aucune voiture, mais il a maintenant eu un. D'une part, le département de sûreté, qui a eu une voiture dans la vieille liste, n'en a maintenant eu aucun. Par conséquent, j'avais substitué le code du personnel à la sûreté sur une des lignes dans les cinq tâches.

Malheureusement, tout en faisant ceci, j'avais négligé pour ajouter les nouveaux numéros de compte au fichier principal de livre, qui a incorporé le codage du personnel. Notre système informatique exige de tous les nouveaux comptes d'être mis sur le dossier avec une carte « 01 » avant que des dépenses puissent être chargées à leur nombre. Autrement, l'ordinateur n'identifiera pas le compte, et produira du message d'erreur de « Na ». Dans ce cas, seulement les cinq comptes faisant participer le personnel ont posé un problème. Pour les autres centres de coût, la nouvelle liste a simplement changé le nombre de voitures assignées. Leur explique recevoir les dépenses assignées étaient déjà sur le dossier. Afin de corriger les erreurs, j'ai dû maintenant créer « 01 » cartes pour les cinq nouveaux comptes, les perfore, et soumets les cartes à l'ordinateur sur le JS-03.

Une autre pensée a brièvement croisé mon esprit. Habituellement quand nous créons de nouveaux comptes, nous devons également installer pour eux les endroits de rapport, qui accumuleront leurs équilibres dans l'ordinateur pour les rapports de projet. Nous appelons cette « ligne-genning » un compte. « Ligne-GEN » est abréviation la « génération de ligne-code ». Elle se rapporte au processus d'assigner un code pour le numéro de compte, qui devient un endroit de stockage pour les coûts dont le total apparaît dans une tache particulière sur les rapports de projet. Typiquement, ce code serait une rapport-et-ligne nombre. Le code 13715, par exemple, se rapporterait à la ligne 15 sur le rapport 137. La ligne 15 pourrait indiquer, a laissé nous indiquer, des « matériaux et des approvisionnements - autre ». Le rapport 137 pourrait être le nombre de rapport pour le projet 2715. La Ligne-genning est nécessaire pour entrer les dollars des comptes convenables dans les positions désirées sur les rapports.

Dans ce cas, cependant, je raison pour laquelle il était inutile à ligne-GEN le compte qui a accumulé les dépenses de la personnel-voiture du personnel parce que le personnel était un département indirect. Seulement les dépenses des départements directs sont assignées aux projets, et seulement les rapports de projet ou les rapports de projet-résumé exigent la ligne-genning. Avec cette logique, j'ai ajouté les cinq nouveaux comptes au fichier principal, mais ai laissé l'autre partie disparaître. En ajoutant les nouveaux comptes au dossier, en effet, avez éclairci les erreurs qui étaient apparues dans la première course d'attribution. De même, les deuxièmes et troisième attributions, comme les rapports de coût-centre et de projet, ont été courues sans accroc. Près de la fin du cycle, bien que, je prépare également une fiche de travail qui énumère tous les équilibres year-to-date dans explique des dépenses de chaque fonds. Cette information vient de la balance intermédiaire de livre et inclurait tous les comptes sur le dossier. Sur cette feuille de travail, le total des comptes d'épreuve-équilibre est comparé à d'autres totaux qui viennent du rapport JS-10. Le JS-10 est une liste détaillée des comptes dont se sont montés à des équilibres apparaissent sur les rapports de projet.

Si un compte n'est pas ligne-genned, ses dollars peuvent apparaître dans la balance intermédiaire, mais pas dans le projet rapporte. Le but de préparer la feuille de travail est de repérer de telles différences, identifier la source d'erreur, et faire des corrections opportunes, avant le projet se rapporte que sont courus. Autrement, si les différences ne sont pas réconciliées, il serait nécessaire de les montrer en tant que réconciliation des articles sur les rapports ce qui vont aux commissaires.

En établissant la fiche de travail ce mois, j'ai noté une différence de $129.64 entre toutes les dépenses incluses dans la balance intermédiaire et total pour le rapport #5 de Matrix, qui est un résumé de toutes les dépenses par des fonds. En mois précédents d'autres différences étaient apparues, mais jamais entre ces deux totaux. En outre, j'ai noté que pour la première fois cette année le résultat sur le rapport 31 a montré un équilibre autre que zéro. Cet équilibre était $129, arrondi au dollar. Quelque chose avait été évidemment faite pendant le mois passé créer l'anomalie. Où l'erreur s'est trouvée?

Une technique pour localiser les erreurs ou les différences qui sont apparues pour la première fois est d'examiner les feuilles de programmation complétées récemment pour accéder à l'ordinateur. Je maintiens un dossier de ces feuilles dans un coffret près de mon bureau. La plupart des feuilles ont concerné le codage de fin d'année des tâches et des rapports de coût-attribution ; pas beaucoup d'entrées avaient été faites depuis mars. Par conséquent, cela n'a pas pris longtemps pour trouver les feuilles qui avaient été employées pour ajouter les cinq nouveaux comptes au dossier, représentant les dépenses de la personnel-voiture du personnel. À la poursuite chaude, je suis allé immédiatement à la mise à jour de livre, une course qui énumère tous les comptes sur le dossier dans l'ordre de rendre compte-nombre, avec l'ouverture et les équilibres fermants et le changement mensuel courant. J'ai pris notes tous les dollars dans chaque compte et ai pris une somme des cinq équilibres de compte.

Voici le résultat:

Compte
Quantité
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
total
$129.64


J’était chanceux pour avoir fondé ceci tellement rapidement. Que s'était produit ? Je me suis rappelé que j'avais décidé pas à ligne-GEN ces comptes de détail parce que le département 5100, personnel, était un département indirect. Ses coûts ne seraient pas affectés aux projets. Rectifiez assez. Cependant, de la manière de rond point les dépenses de personnel entrent aux projets parce que, dans le deuxième rond des attributions, les départements indirects affectent des coûts aux départements directs. Les $129.64 ne leur ont pas été passés à travers du personnel de sorte que les départements directs, à leur tour, n'aient pas distribué ces dollars aux projets.

Il y a un nombre de pseudo-rapport sur la tâche de coût-attribution pour les dépenses de personnel de distribution à d'autres centres de coût, qui accumule tous les coûts pour l'attribution. Je devrais avoir, au moins, la ligne-genned les nouveaux comptes en ce qui concerne cet endroit. Ce nombre de pseudo-rapport était 42005, et il devait être trouvé au niveau 16. Pour confirmer mes soupçons, j'ai vérifié les comptes dans le JS-10 couru qui a comporté 42005. Assez Sure, aucun des cinq comptes n'était là.

D'habitude, les comptes qui sont ajoutés au dossier seront automatiquement ligne-genned quand nous courons un rapport JS-14. nous faisons ceci au moins deux fois une période. Elle s'est produite, bien que, que nous avions couru un JS-14 depuis que la liste JS-10 a été produite. J'étais curieux pour savoir si les cinq nouveaux comptes avaient été ligne-genned. Ils n'ont pas eu. Deux explications possibles sont venues à l'esprit. D'une part, les comptes ne pourraient pas avoir été ligne-genned si le JS-14 était couru dans une période après que les comptes aient été écrits. J'ai vérifié avec Roger pour voir si nous avions clôturé la période encore. Pas, la période était encore ouverte. Par conséquent, le JS-10 et le JS-14 tous les deux avaient été courus dans la même période ; de sorte que n'ait pas pu avoir été la raison. L'autre possibilité était que la carte d'ordinateur a employé aux comptes ligne-GEN à 42005 avait été poinçonnée de façon à empêcher ces comptes particuliers d'être inclus. J'ai tiré cette carte hors du coffret de dossier. Oui, le problème était ici.

Un diagramme de la carte que j'ai retirée du coffret de dossier est montré ci-dessus. Ce que ceci fait est d'associer un endroit de stockage particulier aux comptes particuliers dont les dispositifs sont spécifiés par les chiffres perforés dans les colonnes convenables.

Les IL16 dans les colonnes 1 4 montrent ce pseudo-rapport le numéro 42005, perforé dans les colonnes 60 64, apparaissent au niveau 16, qui est simplement une subdivision de la mémoire d'ordinateur. Les « 5 » dans la colonne 7 spécifie que seulement des comptes dont le « commandant » commence par 5 seront choisis. les « 9 » dans la colonne 20 détermine pareillement que seulement les comptes dont le champ de projet commence par 9 seront choisis. en conclusion, les « 5110 » dans les colonnes 15 18 exige que le champ de coût-centre contiennent ces chiffres particuliers. Des colonnes qui sont laissées vierges dans un domaine particulier peuvent être remplies par n'importe quel chiffre ; mais, si un chiffre apparaît dans une colonne, cette position dans le numéro de compte doit être remplie par ce chiffre. La carte, lue dans son ensemble, indique que tous les numéros de compte sur le dossier dont le commandant commence par 5, dont le projet commence par 9, et dont le centre de coût est 5110 accumuleront des équilibres dans l'endroit de stockage 42005 au niveau 16.

La raison pour laquelle les cinq nouveaux numéros de compte n'étaient pas ligne-genned est que « 5110 » ont dû remplir position de coût-centre. Au lieu de cela, ces comptes ont eu « 5100 » dans cette position. Elle était le « 1 » dans la colonne 17 qui a fait la sottise. J'avais mis le nombre départemental pour le personnel dans explique ses dépenses de personnel-voiture plutôt que le nombre de coût-centre. Il était un compréhensible, mais néanmoins nocif, erreur. Dans certains cas, où un département a seulement un centre de coût, le même nombre est employé pour indiquer le département et le centre de coût ; mais pas ici, malheureusement.

Afin de prendre des comptes avec 5100 ou 5110 en position de coût-centre, je pourrais créer une nouvelle carte ligne-GEN, qui aurait « 51 » perforés en colonnes 15 et 16 mais qui laisserait les colonnes 17 et l'en blanc 18. Alternativement, je pourrais perforer une nouvelle carte avec « 5100 » dans le domaine de coût-centre et entrer ceci dans l'ordinateur tout en laissant la ligne-genning de la carte actuelle également intacte. La nouvelle carte avec des blancs dans les colonnes 17 et 18 a semblé une solution plus ordonnée, de sorte que soit ce que j'ai fait. J'ai codé et ai perforé une nouvelle carte ligne-GEN pour le pseudo-rapport le numéro 42005 et l'ai introduite dans l'ordinateur sur un JS-14C.

Alors j'ai commencé à me demander : Si les coûts qui avaient été distribués aux cinq comptes contenant 5100 dans la position de coût-centre avaient été inclus dans la balance intermédiaire mais n'avaient pas été affectés aux départements directs, alors ces dollars devraient encore se reposer dans les comptes du service du personnel. Plus d'argent était entré dans ces comptes pendant le mois qu'avait sorti. L'équilibre de fin devrait refléter l'augmentation. J'ai su exactement où vérifier cette théorie : le rapport de coût-centre pour le personnel. Si les attributions avaient été manipulées correctement, toutes les dépenses pour ce département devraient avoir été transférées dehors à d'autres départements, laissant un zéro sur le résultat. Mais, car elles n'ont pas été manipulées correctement, j'ai avec confiance compté que l'équilibre de fin serait au moins $129.

Cependant, ce n'était pas le cas. L'équilibre qui est demeuré au centre de coût du personnel après que les attributions aient été seulement 41. Il m'a fallu une minute ou deux pour figurer dehors ce qui s'était produit. Pendant le codage de fin d'année, j'avais spécifié ce qui rend compte devrait être inclus dans le rapport du coût-centre du personnel au moyen de cartes ordre. Ces cartes ont associé des nombres particuliers de rapport aux nombres de coût-centre. J'ai vérifié mes feuilles de programmation dans le tiroir et ai découvert que 5110 avaient été spécifiés car les chiffres de coût-centre pour des comptes inclus dans ce rapport ; mais mon numéro du compte cinq a eu 5100.

La conclusion était indéniable : L'un ou l'autre j'ai dû changer la carte ordre pour que le rapport JS-11 inclue seulement des comptes avec « 5100 » dans la position de coût-centre - qui serait probablement seulement ces cinq comptes - ou bien j'ai dû changer les numéros de compte, substituant 5110 à 5100 en cette position, si en effet je voulais inclure ces dépenses de personnel-voiture dans le rapport du coût-centre du personnel. J'ai voulu les inclure, non seulement pour la perfection, mais également parce que faire autrement laisserait uniformément un solde sur le résultat. C'était parce que j'avais déjà changé la carte ligne-GEN pour 42005 de sorte que les dépenses dans les comptes contenant 5100 soient assignées dehors aux autres départements ; cependant, les changements précédents à ces comptes ne seraient pas admis au rapport de coût-centre.

Cintrant à ce destin, j'ai refait le codage pour les cinq tâches de coût-attribution et ai également créé cinq nouveaux numéros de compte sur les 01 cartes. J'ai apporté des demandes de flot de sortie de travaux à janv. dans la salle des ordinateurs pour le JS-08 et le JS-03 respectivement.

Quelque chose me préoccupait toujours. Je n'ai pas su ce qu'était le problème, maintenant que tout a semblé resolved, et cette incertitude a composé mes soucis. finalement j'ai décidé qu'il serait sage d'essayer de rechercher mes demandes de deux flots de sortie de travaux avant janv. les a introduites dans l'ordinateur. J'ai emballé à la fenêtre de la salle des ordinateurs et ai vu mes formes de demande sur le compteur. Il était trop tard. Les formes avaient été déjà embouties avant qu'horloge, indiquant que les cartes de travail étaient déjà passées par le lecteur.

Soudainement j'ai réalisé le problème. Il était tout juste de soumettre le JS-08 mais pas le JS-03 qui a ajouté de nouveaux comptes. Je n'ai pas voulu ajouter de nouveaux comptes actuellement parce que Roger n'avait pas encore clôturé la période. La signification de ceci était que les nouveaux comptes ne seraient pas ligne-genned à moins que j'aie soumis un autre JS-14 d'ici la fermeture. Pour, le JS-14 est marqué pour traiter seulement de nouveaux comptes - c.-à-d., ceux que h ont été ajoutés au cours de la période courante et exigent la ligne-genning. Quand les entrées définitives sont courues, tous les comptes non-traités sont changés de « nouveau » en « vieux », qui les rend inéligibles pour être ligne-genned par le JS-14 en périodes ensuite cela. Il n'a pas semblé pratique courir un JS-14 maintenant. Roger était prêt à clôturer la période à tout moment, et le JS-14 est un rapport de 800 pages, prenant une demi-heure à la course et au calcul des coûts au moins $50.00. Il était juste trop cher pour ce que j'ai eu à l'esprit.

Les nouveaux comptes avaient été déjà ajoutés. Les solutions de rechange étaient en ce moment d'attendre jusqu'à ce qu'après que se fermant et puis ou à ligne-GEN le compte ces cinq à la main ou bien de les supprimer et puis re-add les de sorte qu'elles deviennent des « nouveaux » comptes, habilité à la ligne-genning par le JS-14 quand nous l'avons courue encore en plusieurs semaines. Je me suis senti inconfortable avec la première alternative : Chaque nouvelle ligne-genned de compte manuellement exigerait de moi de déterminer cinq ou six la ligne différente codes. Bien qu'il ait y eu une logique à chaque nombre, je ne l'ai pas compris complètement et avais fait des erreurs dans le passé. Le JS-14 ferait la ligne-genning automatiquement et sans erreurs.

Par conséquent, j'ai opté pour l'alternative B. Ce qui a été exigé ici, ainsi j'ai supposé, devais créer cinq nouvelles cartes. Sur chaque carte, un caractère de colonne serait changé d'A (pour « ajoutez ") en D (pour « la suppression "). Je sauverais les deux ensembles de cartes. Alors je courrais les cartes de suppression à travers d'abord sur un JS-03, et puis les cartes d'addition sur un autre JS-03, de sorte que les mêmes comptes qui avaient été supprimés soient immédiatement remis sur le dossier. La seule différence serait que ces comptes seraient maintenant « nouveaux ».

J'ai pensé que je devrais toucher la base avec Roger concernant mes plans. Il m'a informé que l'ordinateur n'accepterait pas la suppression et l'addition successives des numéros de compte. Bien que les comptes pourraient être changés en statut de « suppression », ils néanmoins resteraient allumés dossier. Et, à condition que les comptes aient été sur le dossier, l'ordinateur ne permettrait pas aux mêmes comptes « d'être ajoutés ». Pour venir à bout ce problème, je h devrais courir un JS-17 entre les deux courses JS-03. Le JS-17 retirerait la « suppression » marquée par comptes le dossier. Le deuxième JS-03 les ajouterait au dossier encore.

J'ai suivi la suggestion de Roger. La liste imprimée du premier JS-03 a confirmé que les comptes avaient été changés en statut de « suppression ». le JS-17 n'a produit d'aucun rapport, mais j'ai supposé qu'il avait fonctionné avec succès. En conclusion, j'ai couru le deuxième JS-03 avec « ajoute » des cartes. Quand la liste imprimée est revenue, j'ai lu, à ma surprise, « INV M'AJOUTE », qui a signifié que les additions essayées étaient inadmissibles.

Roger n'a su quoi faire de ceci, et ni l'un ni l'autre a fait l'I. Notre seulement recours était d'appeler le rayon Deeb, le programmeur-analyste aîné. Le raie dépense un nombre de heures considérable éteignant les feux dans notre département. quand le rayon est arrivé, j'ai expliqué à lui comment j'avais essayé de supprimer et ajouter des comptes en courant le JS-17 dans l'intervalle. « Oui, mais vous devriez avoir couru un JS-16 avant que vous ayez couru les 17 », rayon avez répondu. Il a dit qu'on l'a irrité par lequel la salle des ordinateurs avait mis le JS-17. il y avait une note de lui avec les cartes ordre demandant à être annoncé toutes les fois que le JS-17 a été demandé.

Le raie a expliqué que le JS-17 a fait retourner au livre le fichier principal au point quand le dernier JS-16 (qui crée une prise de secours pour la sûreté) a été couru. « Il est possible vous a fait quelques dommages, » rayon a commenté. Je me suis rappelé pour la dernière fois d'avoir couru un JS-16 trois ou quatre jours plus tôt, au début du procédé fermant de période-extrémité. Si c'était la dernière course JS-16, il serait que je répète toute les coût-attribution court, des mises à jour, et des rapports. Le raie a suggéré que j'invite une balance intermédiaire courante sur le JS-07 pour rivaliser avec notre balance intermédiaire de première période-extrémité. Si tout va bien, les deux seraient identiques.

Rayonnent Dix minutes plus tard retourné, tout sourit. « Vous êtes dans l'espace libre. » En tant qu'élément du procédé fermant de Roger, un JS-13B avait été couru, qui a un JS-16 cloué sur l'avant. Le JS-16 de Roger avait été ainsi couru avant que j'aie ajouté les cinq comptes, mais avant que j'avais commencé la série de suppressions JS-03, d'additions JS-17, et JS-03. Le JS-17 a apporté des choses de nouveau au point où les cinq nouveaux comptes étaient sur le dossier. Ceci a expliqué le message d'erreur : Addition inadmissible.

La période a été maintenant clôturée, et j'étais de nouveau à l'étape de avoir cinq comptes non désirés sur le fichier principal. Car les sujets se sont tenus, ces comptes ne seraient pas ligne-genned par le prochain JS-14 parce qu'ils étaient « vieux » - dû à la fermeture de Roger. Encore, j'ai pesé les solutions de rechange : ou permettant aux comptes de rester allumés dossier et ligne-genning ils à la main, ou bien les rendant éligibles pour être ligne-genned automatiquement plus tard dans la période en supprimant les comptes avec un JS-03, en courant un JS-16 et un JS-17, et puis en les ajoutant en arrière sur un autre JS-03.

J'ai pensé que je pourrais essayer la ligne-genning manuelle cette fois, mais d'autre part des autres, le problème indépendant ont surgi qui a exigé mon attention immédiate. J'ai griffonné une note me au sujet des cinq comptes unreconstructed. Un jour plus tard, ce projet presque a été oublié. Mais d'autre part ma note m'a rappelé que là resté une extrémité lâche à attacher avant le week-end. Prenant une respiration profonde, j'ai soumis le JS-03, et puis le JS-16, le JS-17, et le deuxième JS-03. Quand la dernière course était prête, j'ai scruté impatiemment à une page intérieure de la liste imprimée et, à mon immense soulagement, lu sous chacun des cinq numéros de compte, « ENREGISTREZ SUPPLÉMENTAIRE ».

Je dois admettre que l'anomalie $129.64 n'a été jamais corrigée dans ce rapport de période. Mais au moins sa cause a été traitée. Dans de futures périodes, je me sens tout à fait confiant que le service du personnel sera chargé sa pleine part des dépenses de personnel-voiture, et que ce coût apparaîtra sur les rapports de coût-centre et de projet. En attendant, j'ai acquis une autre expérience d'étude. tandis que l'ordinateur peut être un nitpicker, il n'est pas vindicatif ou peu raisonnable. Par la suite, les malentendus peuvent être resolved.

 

 

 

   de nouveau à: la page principale    à: conteur personnel

Cliquetez pour une traduction de cette page dans:

Espagnol - Allemand - Anglais - Portugais - Italien

 


GARANTISSEZ LES DROITS D'AUTEUR 2010 PUBLICATIONS de THISTLEROSE -TOUS DROITS RÉSERVÉS

http://www.BillMcGaughey.com/discrepeancyb.html