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Alerta: Esto es una traducción automática del inglés de Babelfish. Puede haber inexactitudes.
   

a: narrador personal

Cómo resolví una discrepancia $129.64

por Guillermo McGaughey, Jr. 

 

La historia, “cómo resolví $129.64 Discrepancy', escritos alrededor de 1982, da una penetración en la mentalidad de un contable que trabaja para una burocracia grande. En este caso, era la Comisión metropolitana del tránsito, la agencia del tránsito público del Minneapolis-St. Paul. Por dieciséis años, era el contable de coste para esta agencia, responsable de la asignación de coste mensual. El conocimiento para hacer este trabajo fue especializado absolutamente pues usted verá. Pasé años de mi vida que pensaba en tales cosas.

En mi posición como contable de coste para una agencia del transporte público, tengo ocasión frecuente para utilizar la computadora. Sin embargo, debo confesar una cierta dificultad en la comunicación con esta máquina. El manual de un usuario está disponible, pero sus capítulos se escriben y se organizan en una manera que solamente los iniciados de proceso de datos encontrarían significativa. Y soy contable.

Mi principal responsabilidad es administrar el sistema de la coste-asignación de la agencia. Éste es el método por el cual asignamos costos fijos a los diversos centros de coste y a los proyectos. Todos los gastos se deben asignar a una unidad de organización o funcional en estos dos sistemas separados de información. Los costes asignados son los que son asignadas por una distribución calculada en vez específicamente de la identificación con el centro o el proyecto de coste. Eso se hace en parte por conveniencia administrativa, y en parte porque no se ha encontrado ninguna otra manera.

Los centros de coste representan una avería de la organización en unidades más pequeñas, especializadas. Éstos siguen la carta de organización, que revela qué personas supervisan que los empleados. Los centros de coste son subdivisiones de los departamentos de la agencia. Por ejemplo, el departamento de la gerencia de programa y de la evaluación (PM& E) tiene tres centros de coste: la administración, proyectos capitales, y gerencia del contrato. El número departamental es 2200, mientras que los tres centros de coste se numeran respectivamente 2210, 2220, y 2230.

Un proyecto, a veces llamado “proyecto de trabajo”, describe la función que la agencia y sus varios departamentos y centros de coste están realizando. Por ejemplo, el propósito del proyecto 3761 es instalar un sistema de tratamiento de la información (MIS), que es un sistema computarizado para controlar toda la compilación de información y operaciones de la información. Otro proyecto, numerado 5451, identifica la movilidad del proyecto, que proporciona los servicios especializados del transporte para los inabilitados. En todos, la agencia está conduciendo más de cincuenta proyectos separados durante este año.

Algunos tipos de gastos se identifican obviamente con los centros o los proyectos particulares de coste. Por ejemplo, el sueldo del director del PM& El departamento de E se asigna al centro de coste 2210, que se da derecho “& de la gerencia de programa; Evaluación - la administración”. Cuando este hombre trabaja en una tarea relacionada con el MIS, él registra en su hoja de jornales devengados semanal el número de horas cargadas para proyectar 3761 de modo que el departamento de la nómina de pago pueda cifrar el costo de trabajo a ese proyecto. Por una parte, ciertos gastos tienen un valor más general a la agencia y no se pueden asignar fácilmente a los centros y a los proyectos de coste, por lo menos no sin esfuerzo excesivo. Por ejemplo, la agencia alquila el espacio para sus jefaturas administrativas en el octavo piso de un edificio de oficinas. Una sola cantidad del dólar aparece en la facturación mensual del propietario. Los vendedores de las cuentas a pagar no tienen tiempo para determinar cuánto de este costo pertenece a un u otro centro o proyecto de coste. En lugar, el costo “se asigna” a tales unidades a través del sistema computarizado de la coste-asignación que administro.

Nuestro sistema particular de la coste-asignación se ejecuta en tres etapas.

En el primer sistema de cálculos, system-wide los costos se asignan a cada uno de los centros de coste de la agencia. Tales costos incluyen todos los beneficios complementarios, la mayoría de las utilidades, de las fuentes de oficina, el espacio de oficina arrendado, el etc. que se cifran inicialmente a un pseudo departamento, numerado 9999.

En el segundo sistema de cálculos, los costos de los departamentos indirectos se reasignan a cada uno de los otros centros de coste, y enrollan en última instancia para arriba en los centros y los departamentos directos de coste. Un departamento indirecto es uno tal como servicios administrativos, personales, o finanzas, que proporciona los servicios de asistencia al resto de la agencia. Un departamento directo, por el contrario, realiza una función básica particular de la agencia, tal como administración de contratos federales.

En el tercer sistema de cálculos, los costes indirectos que han acumulado en los departamentos directos como resultado de las primeras dos asignaciones se asignan a los varios proyectos sobre los cuales su gente ha pasado tiempo durante el mes. En el final del proceso de asignación, todos los gastos se deben haber asignado a un centro de coste particular dentro de un departamento directo y a un proyecto particular.

La distinción entre los costes directos e indirectos es básica a la contabilidad gubernamental. Hablando en términos generales, los costes directos se pueden asociar directamente a proyectos, mientras que los costes indirectos tienen una relación menos definida. Sin embargo, su gasto beneficia al proyecto hasta cierto punto. El sistema de la coste-asignación intenta asignar bastante una porción de los costes indirectos a los proyectos.

Una razón por la que pasamos con este ejercicio es que muchos de los proyectos fueron desarrollados bajo contrato con el gobierno federal. Esos contratos permiten que la agencia sea reembolsada para el 80% de los gastos del proyecto hasta el número total de dólares en la concesión, que incluye el reembolso para los costes directos e indirectos. Sin embargo, los costes indirectos, ser reembolsables, se deben haber determinado por un método de cálculo que se proporcione en un plan aprobado de la coste-asignación. Los cálculos deben ser documentados completamente, de modo que los interventores federales dos o tres años más tarde puedan verificar que las cargas para el coste indirecto fueran asignadas correctamente al proyecto. En la ausencia de un plan aprobado de la coste-asignación, documentada y ejecutada completamente en conformidad con las pautas federales, algunas o todos los costes indirectos demandados bajo concesiones del proyecto pudo ser rechazado.

El método real de asignar costes sigue un procedimiento estándar, aunque los factores o los elementos del detalle implicados en los cálculos puedan variar. La técnica básica es partir artículos solos de un dólar del coste en varias cantidades más pequeñas, cada uno asignada a un centro de coste o proyecto. La fractura particular depende de la base de la asignación que se elige para cargar estas unidades de una manera equitativa.

En el caso de espacio de oficina arrendado, por ejemplo, de una manera justa de asignar el coste del alquiler mensual pudo estar en base del número de pies cuadrados de espacio que cada centro de coste ocupa en el edificio. Si el departamento de finanzas ocupó el 30% del espacio, debe ser cargado el 30% del alquiler. En el caso de asignar los costes indirectos de un departamento a los proyectos, los dólares de trabajo cargados a los diversos proyectos por los empleados del departamento pudieron ser los medios apropiados de la asignación.

Cada tipo de costo asignado requiere su propio cálculo. Cada mes, más de cientos sistemas separados de cálculos se deben hacer en un período de varios días para ejecutar el procedimiento three-step de la asignación descrito previamente. Ésa es mi responsabilidad del trabajo. Sin embargo, realizo principalmente una función de supervisión; la computadora hace la mayor parte de el trabajo. Qué hago realmente cada mes es someter el proceso de peticiones al operador, acompañado por mi propia tarjeta de seguridad verde y, quizás, una cubierta de tarjetas perforadas, que especifica que cierto flujo de trabajos debe ser funcionado.

Un número del flujo de trabajos dice a computadora cuál un poco debe el proceso ser hecho. Utilizamos abreviaturas, tales como JS-03 para el flujo de trabajos #3. Los flujos de trabajos se funcionan en una secuencia particular cada mes para realizar las asignaciones de coste, para hacer entradas a las cuentas, y para imprimir los informes relacionados. Superviso estos funcionamientos, comprobando para saber si hay mensajes de error y reconciliando los números que han venido de diversas fuentes. En el ciclo del período-fin de funcionamientos, trabajo de cerca con Rogelio Krebs, el contable mayor a cargo del libro mayor general, que me notifica cuando las asignaciones pueden comenzar y que cierra más adelante hacia fuera el período. Cada uno de nosotros tiene una idea de lo que está haciendo el otro, pero la operación entera es más grande de una persona.

En pocas palabras, mi parte en este proceso se puede definir por la serie siguiente de flujos de trabajos: JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11, JS-31A, JS-09H, JS-5P1, y (después de varias más entradas de diario sometidas por otras), JS-10, JS-09, y JS-14. Dennis Wachholz, mi precursor, instaló esto, y, con modificaciones de menor importancia, continúa funcionando según su concepto. Estos números del flujo de trabajos pueden tener poca significación a un forastero. A nosotros, sin embargo, cuyo sustento depende de pedir el funcionamiento correcto en el momento adecuado, medios de cada JS-número que funcionan con un informe particular o que crean las transacciones particulares que afectan a las cuentas. El JS-11, por ejemplo, compila e imprime los informes del centro de coste. El JS-09 llama adelante los informes del proyecto. Los JS-09F, los JS-09G, y los JS-09H hacen las asignaciones de coste.

Como un punto final de la explicación, déjeme decir que es el corazón de nuestro plan contable automatizado el número de cuenta de 21 dígitos utilizó en transacciones. Estos números se perforan en las columnas apropiadas en las tarjetas de 80 columnas de modo que la computadora pueda reconocer qué cuenta va con qué coste. El número de cuenta de 21 dígitos consiste en varios racimos más pequeños de dígitos, que cada uno señala una característica de la cuenta.

Por ejemplo, un número de cuenta típico pudo ser: 01-501-03-181-2400-4-3701. Los “01” en el primer racimo de dígitos indica que el gasto se ha hecho de los “01” financia, si no conocido como el “fondo general”. Los” 501” en el segundo racimo señala “jornales y sueldos”. Los dígitos subsecuentes, “03”, son una cuenta o un “menor de edad secundaria” de la categoría “principal”, “501”. Tomados juntos, llamamos estos dos campos, “501-03”, un “principal/un menor de edad”, que significa los “jornales y los sueldos - administrativos.” El racimo de dígitos numerados “181” es una designación funcional que sigue la lista estandardizada del gobierno federal de funciones del transporte. Los “2400” en el racimo siguiente indica el centro de coste - en este caso, “desarrollo del tránsito”. El solo dígito, “4”, es otra vez un código federal que indica el modo de transporte. Finalmente, los “3701” en el final del número de cuenta representa el proyecto. Uno pudo notar que el número de cuenta antedicho contiene solamente 19 dígitos, no 21. Dos más espacios son reservados después del racimo del “proyecto “en caso de que se requiera una codificación del subproyecto.

La belleza de este sistema, por lo menos en mis ojos, es que la computadora puede identificar directamente las características que son relevantes a un cálculo o divulgan, y puede de tal modo combinar y acumular tipos relacionados de gastos, sin importar las características en otros campos. Por ejemplo, puede calcular inmediatamente los gastos totales hasta la fecha para el proyecto 3701 explorando todas las cuentas y agregando encima de los equilibrios de todas las cuentas cuyos números incluyan “3701” en la posición apropiada. sin esa capacidad de la concentración sobre racimos particulares dentro del número de cuenta, nuestro sistema de la coste-asignación no sería posible.

En curso de asignación, la computadora tira junta de la información de varias fuentes que sean necesarias hacer el cálculo. La estructura de este cálculo se llama una “tarea de la coste-asignación”. La tarea estipula qué números deben ser divididos en otros números durante las asignaciones por medio de posiciones numeradas respecto a su “informe”. Algunos de los números se programan en la tarea y siguen siendo constantes. Otros se tiran de los sistemas de los balances particularmente de cuentas en un proceso que llamemos “línea-genning”. Aquí la capacidad de la computadora de identificar toda considera teniendo los mismos dígitos en un racimo relevante permite cifrar las tareas en “el archivo de la especificación del informe” en un periodo de tiempo razonable.

Para cada asignación, necesitamos, por supuesto, los dólares del costo que se asignará. necesitamos los factores bajos determinar los porcentajes que serán utilizados para separar este costo entre los diversos centros de coste o proyectos. Necesitamos indicar los números de cuenta a los cuales estos costos asignados serán cargados, de modo que el coste sea incluido en el fondo, el centro de coste, el proyecto, el etc. apropiados. Todas estas piezas se deben cifrar en la computadora antes de que las asignaciones mensuales puedan ser funcionadas. La mayor parte de la codificación de tareas fue hecha al principio del año. Se esperaba que el método permaneciera iguales de la publicación mensual a través del año.

Un tipo de costo, que se asigna en el primer sistema de cálculos, pertenece al uso de los coches del personal de la agencia. Los empleados autorizados pueden utilizar estos coches de la piscina de motor en el curso de dirigir negocio oficial. Cuando un empleado recibe las llaves, él o ella también recibe un de la tarjeta de crédito para comprar la gasolina y otros propósitos como pudo ser requerido. Tales gastos, cuando la agencia recibe la cuenta, se consideran system-wide los costos. Si no, el papeleo que sería requerido para asignar el coste a los proyectos o a los centros de coste pudo derrotar la conveniencia de mantener tal flota. Hemos decidido asignar los costos del personal-coche en base del número de coches asignados a cada centro de coste. Las cinco diversas clases de gastos relacionados - gas y aceite, los neumáticos, colada de coche, mantenimiento, y remolque - requieren cinco asignaciones de coste separadas ser funcionadas cada mes.

A finales del año pasado, obtuve un listado de la investigación de la asignación tentativa de coches en el año que venía, y sobre esa base fije las tareas de la coste-asignación. posteriormente, aunque, varios de los coches fueron negociados adentro, y los nuevos coches fueron agregados, con el resultado ese el resultado que la distribución de los coches del personal a los centros de coste fue cambiada. Desde hace poco tiempo, el cordero de Brian del departamento de la investigación me dio un listado revisado de las asignaciones del personal-coche. Él divulgó que director general auxiliar había investigado si las asignaciones se pudieron cambiar para reflejar las nuevas asignaciones. (Nota: El cordero de Brian, entonces persona del personal en el departamento de la investigación, ahora es director general del tránsito del metro después de una restricción como jefe del departamento del vehículo de motor de Minnesota y del state' departamento de s de la administración.) Intentamos normalmente no cambiar asignaciones de coste en el medio del año; pero en este caso prometí hacer algo sobre él.

Durante un momento de repuesto en el período de calma de la mitad del mes, recodifiqué todas las líneas en las cinco tareas que pertenecieron al costo del personal-coche, y sometí estos cambios a la computadora. esa parte fue suavemente bastante. Sin embargo, cuando vino hora de funcionar la primera asignación en el ciclo del período-fin, manché cinco mensajes de error en el final del informe. estos mensajes dijeron el “NA”, que pienso medios “ninguna cuenta” en archivo. Los mensajes también indicaron el número de la tarea en la cual el error había ocurrido. Después de localizar cada uno de las cinco tareas, reconocí del número de cuenta al lado “NA” en de cada página que el error perteneció a la asignación de los costos del personal-coche al departamento de personales, o del departamento de los “recursos humanos” como ahora se llama. Los cinco números de cuenta contuvieron “5100” en la posición del coste-centro, que es número del departamento de personal.

Tiré del archivo de mi hoja de trabajo que resumió los cambios en asignaciones del personal-coche. El coche en la pregunta había sido asignado al entrenamiento, que es parte de personales. El problema estaba ése en los personales anteriores de la asignación no fue asignado ningunos coches, pero ahora tenía uno. Por una parte, el departamento de la seguridad, que tenía un coche en el listado viejo, ahora no tenía ninguno. Por lo tanto, había substituido el código del personal para la seguridad en una de las líneas en las cinco tareas.

Desafortunadamente, mientras que hacía esto, había descuidado agregar los nuevos números de cuenta al archivo principal del libro mayor general, que incorporó la codificación del personal. Nuestro sistema informático requiere todas las nuevas cuentas ser puesto en archivo con una tarjeta “01” antes de que los costos se puedan cargar a su número. Si no, la computadora no reconocerá la cuenta, y generará el mensaje de error del “NA”. En este caso, solamente las cinco cuentas que implicaban personales causaron un problema. Para los otros centros de coste, el nuevo listado cambió simplemente el número de coches asignados. Su explica la recepción del costo asignado estaban ya en archivo. Para corregir los errores, ahora necesité crear “01” tarjetas para las cinco nuevas cuentas, las perforo por teclado, y someto las tarjetas a la computadora en el JS-03.

Otro pensamiento cruzó brevemente mi mente. Generalmente cuando creamos nuevas cuentas, debemos también fijar para ellas las localizaciones del informe, que acumularán sus equilibrios en la computadora para los informes del proyecto. Llamamos esta “línea-genning” una cuenta. “Línea-GEN” es corta para la “generación del línea-código”. Refiere al proceso de asignar un código para el número de cuenta, que se convierte en una localización de almacenaje para los costes cuyo total aparece en un punto particular en los informes del proyecto. Típicamente, este código sería una informe-y-línea número. El código 13715, por ejemplo, referiría a la línea 15 en el informe 137. La línea 15 pudo señalar, dejó nos decir, los “materiales y las fuentes - otro”. El informe 137 pudo ser el número del informe para el proyecto 2715. La Línea-genning es necesaria trasladarse los dólares desde las cuentas pertinentes a las posiciones deseadas respecto a los informes.

En este caso, sin embargo, razoné que era innecesario a línea-GEN la cuenta que acumuló el costo del personal-coche del personal porque el personal era un departamento indirecto. Solamente los costos de departamentos directos se asignan a los proyectos, y solamente los informes del proyecto o los informes del proyecto-resumen requieren la línea-genning. Con esa lógica, agregué las cinco nuevas cuentas al archivo principal, pero dejé la otra parte ir. Agregando las nuevas cuentas al archivo, aclare de hecho los errores que habían aparecido en el primer funcionamiento de la asignación. Asimismo, las segundas y terceras asignaciones, tan bien como los informes del coste-centro y del proyecto, fueron funcionadas sin un tirón. Cerca del extremo del ciclo, aunque, también me preparo una hoja de trabajo que enumera los equilibrios year-to-date totales en explica gastos de cada fondo. Esta información viene del balance de comprobación del libro mayor general e incluiría todas las cuentas en archivo. En esta hoja de trabajo, el total de las cuentas del ensayo-balance se compara con otros totales que vengan del informe JS-10. El JS-10 es un listado detallado de las cuentas cuyo sumaron balances aparecen en los informes del proyecto.

Si una cuenta no es línea-genned, sus dólares pueden aparecer en el balance de comprobación, pero no en el proyecto divulga. El propósito de preparar la hoja de trabajo es manchar tales diferencias, localizar la fuente del error, y hacer correcciones oportunas, antes del proyecto se divulga que están funcionados. Si no, si las diferencias no se reconcilian, sería necesario demostrarlas como reconciliación de artículos en las declaraciones cuál va a las comisiones.

En la preparación de la hoja de trabajo este mes, noté una diferencia de $129.64 entre los gastos totales incluidos en el balance de comprobación y el total para el informe #5 de la matriz, que es un resumen de todos los gastos al lado de fondo. En meses anteriores otras diferencias habían aparecido, pero nunca entre estos dos totales. También, noté que este año el fondo en el informe 31 demostró por primera vez un equilibrio con excepción de cero. Este equilibrio era $129, redondeado al dólar. Algo había sido hecho obviamente durante el último mes crear la discrepancia. ¿Dónde el error mintió?

Una técnica para localizar los errores o las diferencias que han aparecido por primera vez es examinar los boletines de codificación completados recientemente para tener acceso a la computadora. Mantengo un archivo de estas hojas un gabinete cerca de mi escritorio. La mayor parte de las hojas pertenecieron a la codificación de finales de ano de las tareas y de los informes de la coste-asignación; no muchas entradas habían sido hechas desde marzo. Por lo tanto, no duró para encontrar las hojas que habían sido utilizadas para agregar las cinco nuevas cuentas al archivo, representando el costo del personal-coche del personal. En búsqueda caliente, fui inmediatamente a la actualización del libro mayor general, un funcionamiento que enumera todas las cuentas en archivo en orden del considerar-número, junto con la abertura y las balances finales y el cambio mensual actual. Escribí los dólares rápidamente totales en cada cuenta y tomé una suma de los cinco equilibrios de cuenta.

Aquí está el resultado:

Cuenta
Cantidad
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
total
$129.64


Era afortunado haber encontrado esto tan rápidamente. ¿Qué había sucedido? Recordé que había decidido no a línea-GEN estas cuentas del detalle porque el departamento 5100, personales, era un departamento indirecto. Sus costes no serían asignados a los proyectos. Verdad bastantes. Sin embargo, los costos de manera de cruce giratorio de un personal entran a los proyectos porque, en el segundo redondo de asignaciones, los departamentos indirectos asignan costes a los departamentos directos. Los $129.64 no les fueron pasados a través de personales de modo que los departamentos directos, alternadamente, no distribuyeran estos dólares a los proyectos.

Hay un número del pseudo-informe en la tarea de la coste-asignación para los costos de personal de distribución a otros centros de coste, que acumula todos los costes para la asignación. Debo tener, por lo menos, línea-genned las nuevas cuentas con respecto a esa localización. Este número del pseudo-informe era 42005, y debía ser encontrado en el nivel 16. Para confirmar mis suspicacias, comprobé las cuentas en el JS-10 funcionado que abarcó 42005. Sure bastante, ningunas de las cinco cuentas estaban allí.

Ordinariamente, las cuentas que se agregan al archivo serán automáticamente línea-genned cuando funcionamos con un informe JS-14. hacemos esto por lo menos dos veces un período. Sucedió, aunque, que habíamos funcionado un JS-14 desde que el listado JS-10 fue producido. Era curioso saber si las cinco nuevas cuentas habían sido línea-genned. No tenían. Dos explicaciones posibles vinieron importar. Por un lado, las cuentas no pudieron haber sido línea-genned si el JS-14 fue funcionado en un período después de que las cuentas hubieran sido incorporadas. Comprobé con Rogelio para ver si habíamos cerrado el período todavía. No, el período estaba todavía abierto. Por lo tanto, el JS-10 y el JS-14 ambos habían sido funcionados en el mismo período; de modo que no pudiera haber sido la razón. La otra posibilidad era que la tarjeta de la computadora utilizó a las cuentas línea-GEN a 42005 había sido perforada a fin de evitar que estas cuentas particulares sean incluidas. Saqué de esta tarjeta el gabinete de archivo. Sí, el problema estaba aquí.

Un diagrama de la tarjeta que saqué del gabinete de archivo se demuestra arriba. Qué lo hace esto es asociar una localización de almacenaje particular a las cuentas particulares cuyas características son especificadas por los dígitos perforados en columnas pertinentes.

Los IL16 en las columnas 1 a 4 demuestran ese pseudo-informe número 42005, perforado en las columnas 60 a 64, aparecen en el nivel 16, que es simplemente una subdivisión de la memoria de computadora. Los “5” en la columna 7 especifica que solamente las cuentas cuyo “comandante” comienza con 5 serán seleccionadas. los “9” en la columna 20 determina semejantemente que solamente las cuentas cuyo campo del proyecto comienza con 9 serán seleccionadas. finalmente, los “5110” en las columnas 15 a 18 requiere que el campo del coste-centro contenga esos dígitos particulares. Las columnas que se dejan en blanco en un campo particular se pueden llenar por cualquier dígito; pero, si un dígito aparece en una columna, esa posición en el número de cuenta se debe llenar por ese dígito. La tarjeta, leída en conjunto, dice que todos los números de cuenta en el archivo cuyo comandante comienza con 5, cuyo proyecto comienza con 9, y cuyo es centro de coste 5110 acumularán balances en la localización de almacenaje 42005 en el nivel 16.

La razón que los cinco nuevos números de cuenta no eran línea-genned es que “5110” tuvieron que llenar la posición del coste-centro. En lugar, estas cuentas tenían “5100” en esa posición. Era el “1” en la columna 17 que hizo la travesura. Había puesto el número departamental para los personales en explico su costo del personal-coche algo que el número del coste-centro. Era un comprensible, pero no obstante dañoso, error. En algunos casos, donde un departamento tiene solamente un centro de coste, el mismo número se utiliza para señalar el departamento y el centro de coste; pero no aquí, desafortunadamente.

Para coger cuentas con 5100 o 5110 en la posición del coste-centro, podría crear una nueva tarjeta línea-GEN, que tendrían “51” perforados en las columnas 15 y 16 pero que dejaría las columnas 17 y el en blanco 18. Alternativamente, podría perforar una nueva tarjeta con “5100” en el campo del coste-centro y entrar esto a la computadora mientras que dejaba la línea-genning de la actual tarjeta también intacta. La nueva tarjeta con los espacios en blanco en las columnas 17 y 18 parecía una solución más aseada, de modo que sea lo que lo hice. Cifré y perforé una nueva tarjeta por teclado línea-GEN para el pseudo-informe número 42005 y la alimenté en la computadora en un JS-14C.

Entonces comencé a preguntarme: Si los costes que habían sido distribuidos a las cinco cuentas que contenían 5100 en la posición del coste-centro habían sido incluidos en el balance de comprobación pero no habían sido asignados a los departamentos directos, después esos dólares deben todavía sentarse en las cuentas del departamento de personales. Más dinero había entrado esas cuentas durante el mes que había salido. El equilibrio de la conclusión debe reflejar el aumento. Sabía exactamente dónde comprobar esa teoría: el informe del coste-centro para los personales. Si las asignaciones habían sido manejadas correctamente, los gastos totales para este departamento se deben haber transferido hacia fuera a otros departamentos, dejando un cero en el fondo. Pero, como no fueron manejados correctamente, contaba con con confianza que el equilibrio de la conclusión fuera por lo menos $129.

Sin embargo, ése no era el caso. El equilibrio que seguía habiendo en el centro de coste del personal después de que las asignaciones fueran solamente 41. Me tomó un minuto o dos para imaginar qué había sucedido. Durante la codificación de finales de ano, había especificado cuál considera debe ser incluido en el informe del coste-centro del personal por medio de tarjetas de control. Estas tarjetas asociaron números particulares del informe a números del coste-centro. Comprobé mis boletines de codificación en el cajón y descubrí que 5110 habían sido especificados pues los dígitos del coste-centro para las cuentas incluidas en este informe; pero mi número de cuenta cinco tenía 5100.

La conclusión era ineludible: Cualquiera tuve que cambiar la tarjeta de control para que el informe JS-11 incluya solamente cuentas con “5100” en la posición del coste-centro - que sería probablemente solamente esas cinco cuentas - o bien tuve que cambiar los números de cuenta, substituyendo 5110 para 5100 en esa posición, si quise de hecho incluir esos costos del personal-coche en el informe del coste-centro del personal. Quise incluirlos, no sólo por lo completo, pero también porque hacer de otra manera dejaría constantemente un sueldo acreedor en el fondo. Eso era porque había cambiado ya la tarjeta línea-GEN para 42005 de modo que el costo en las cuentas que contienen 5100 fuera asignado hacia fuera a los otros departamentos; sin embargo, los cambios anteriores a esas cuentas no serían admitidos al informe del coste-centro.

Arqueando a ese sino, hice de nuevo la codificación para las cinco tareas de la coste-asignación y también creé cinco nuevos números de cuenta en las 01 tarjetas. Traje peticiones del flujo de trabajos a enero en la sala de ordenadores para el JS-08 y el JS-03 respectivamente.

Algo todavía me preocupó. No sabía cuáles era el problema, ahora que todo parecía resolved, y esa incertidumbre compuso mis preocupaciones. finalmente decidía que sería sabio intentar recuperar mis peticiones de dos flujos de trabajos antes de enero las alimentó en la computadora. Competí con a la ventana de la sala de ordenadores y vi mis formas de la petición en el contador. Era demasiado atrasado. Las formas habían sido estampadas ya para el momento en que reloj, indicando que las tarjetas de trabajo habían pasado ya a través del lector.

Realicé repentinamente el problema. Todo correcto someter el JS-08 pero no el JS-03 que agregó nuevas cuentas. No quise agregar nuevas cuentas en este tiempo porque Rogelio todavía no había cerrado el período. La significación de esto era que las nuevas cuentas no serían línea-genned a menos que sometiera otro JS-14 entre hoy y el cierre. Para, el JS-14 se señala por medio de una bandera para procesar solamente las nuevas cuentas - es decir, las que h se ha agregado durante el período actual y requiera la línea-genning. Cuando se funcionan con las entradas cerradas, todas las cuentas sin procesar se cambian de “nuevo” a “viejo”, que lo hace inelegible para ser línea-genned por el JS-14 en períodos después eso. No parecía práctico ahora funcionar un JS-14. Rogelio estaba listo para cerrar el período en todo momento, y el JS-14 es un informe de 800 páginas, llevando media hora el funcionamiento y el cálculo del coste por lo menos $50.00. Era apenas demasiado costoso para lo que tenía en mente.

Las nuevas cuentas habían sido agregadas ya. Las alternativas a este punto eran esperar hasta después de que se cerraron y entonces o a línea-GEN la cuenta estos cinco a mano o bien suprimirlas y después re-add las de modo que se convirtieron en “nuevas” cuentas, elegible para la línea-genning por el JS-14 cuando la funcionamos otra vez en varias semanas. Sentía incómodo con la primera alternativa: Cada nueva línea-genned de la cuenta me requeriría manualmente determinar cinco o seises diversa línea códigos. Aunque hubiera una lógica a cada número, no lo entendía totalmente y había incurrido en equivocaciones en el pasado. El JS-14 haría la línea-genning automáticamente y sin errores.

Por lo tanto, opté por la alternativa B. Qué fue requerida aquí, así que supuse, debía crear cinco nuevas tarjetas. En cada tarjeta, un carácter de la columna sería cambiado de una A (para “agregue ") a una D (para “la cancelación "). Ahorraría ambos sistemas de tarjetas. Entonces funcionaría las tarjetas de la canceladura a través primero en un JS-03, y entonces las tarjetas de la adición en otro JS-03, de modo que las mismas cuentas que habían sido suprimidas fueran puestas inmediatamente detrás en archivo. La única diferencia sería que estas cuentas serían “nuevas ahora”.

Pensé que debo tocar la base con Rogelio con respecto a mis planes. Él me informó que la computadora no aceptaría la canceladura y la adición sucesivas de números de cuenta. Aunque las cuentas se pudieran cambiar al estado de la “cancelación”, sin embargo quedarían orientadas archivo. Y, siempre y cuando las cuentas estaban en archivo, la computadora no permitiría que las mismas cuentas “fueran agregadas”. Para conseguir alrededor de este problema, h tendría que funcionar un JS-17 entre los dos funcionamientos JS-03. El JS-17 quitaría la “cancelación marcada las cuentas” del archivo. El segundo JS-03 las agregaría al archivo otra vez.

Seguí la sugerencia de Rogelio. El listado del primer JS-03 confirmó que las cuentas habían sido cambiadas al estado de la “cancelación”. el JS-17 no generó ninguÌ?n informe, pero asumí que había funcionado con éxito. Finalmente, funcioné el segundo JS-03 con “agrego” tarjetas. Cuando se volvió el listado, leí, a mi sorpresa, “INV AGREGO”, que significó que las adiciones frustradas eran inválidas.

Rogelio no sabía qué hacer de esto, y ni uno ni otro hizo el I. Nuestro solamente recurso era llamar el rayo Deeb, el programador-analista mayor. El rayo pasa una considerable cantidad de tiempo que apaga los fuegos en nuestro departamento. cuando llegó el rayo, expliqué a él cómo había intentado suprimir y agregar cuentas funcionando el JS-17 mientras tanto. “Sí, solamente usted debe haber funcionado un JS-16 antes de que usted funcionara los 17”, rayo respondió. Él dijo que lo irritaron a través de quien la sala de ordenadores había puesto el JS-17. había una nota de él con las tarjetas de control que pedía ser notificado siempre que el JS-17 fuera pedido.

El rayo explicó que el JS-17 hizo a libro mayor general el archivo principal volver al punto cuando el JS-16 pasado (que crea una toma de reserva para los propósitos de la seguridad) fue funcionado. “Es posible usted hizo un cierto daño,” rayo comentó. Recordaba por último funcionar un JS-16 tres o cuatro días anterior, al principio del procedimiento cerrado del período-fin. Si ése fuera el funcionamiento pasado JS-16, sería necesario que repita toda la coste-asignación funciona, las actualizaciones, y los informes. El rayo sugirió que solicite un balance de comprobación actual en el JS-07 para comparar con nuestro balance de comprobación anterior del período-fin. Esperanzadamente, los dos serían iguales.

Irradia diez minutos más adelante vuelto, todo sonríe. “Usted está en el claro.” Como parte del procedimiento cerrado de Rogelio, un JS-13B había sido funcionado, que tiene un JS-16 clavado con tachuelas en frente. JS-16 de Rogelio había sido funcionado así antes de que agregara las cinco cuentas, pero antes de que había comenzado la serie de las canceladuras JS-03, de las adiciones JS-17, y JS-03. El JS-17 trajo cosas de nuevo al punto donde estaban las cinco nuevas cuentas en archivo. Esto explicó el mensaje de error: Adición inválida.

El período ahora fue cerrado, y estaba de nuevo a la etapa del tener cinco cuentas indeseadas en el archivo principal. Pues las materias se colocaban, estas cuentas no serían línea-genned por el JS-14 siguiente porque eran “viejas” - debido al closing de Rogelio. Una vez más pesé las alternativas: o permitiendo que las cuentas queden orientadas archivo y línea-genning ellas a mano, o bien haciéndolas elegibles para ser línea-genned automáticamente más adelante en el período suprimiendo las cuentas con un JS-03, funcionando un JS-16 y un JS-17, y después agregándolos detrás en otro JS-03.

Pensé que puede ser que intente la línea-genning manual este vez, pero por otra parte otro, el problema sin relación se presentó que requirió mi atención inmediata. Garabateé una nota me sobre las cinco cuentas unreconstructed. Un día más adelante, este proyecto casi fue olvidado. Pero por otra parte mi nota me recordó que allí seguido siendo un extremo flojo a atar antes del fin de semana. Tomando una respiración profunda, sometí el JS-03, y entonces el JS-16, el JS-17, y el segundo JS-03. Cuando el funcionamiento pasado estaba listo, miré con fijeza ansiosamente en una página interior del listado y, a mi relevación inmensa, leída debajo de cada uno de los cinco números de cuenta, “REGISTRE AGREGADO”.

Debo admitir que la discrepancia $129.64 nunca fue corregida en ese informe de período. Pero por lo menos su causa se ha tratado. En los períodos futuros, me siento absolutamente confiado que el departamento de personales será cargado su parte completa de los costos del personal-coche, y que este coste aparecerá en los informes del coste-centro y del proyecto. Mientras tanto, he ganado otra experiencia de aprendizaje. mientras que la computadora puede ser un nitpicker, no es vindicativo o desrazonable. Eventual, los malentendidos pueden ser resolved.

 

 

 

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