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WARNUNG: Dieses ist eine maschinelle Übersetzung von Englisch durch Babelfish. Es kann Ungenauigkeiten geben.
   

 zu: Persönlicher Geschichtenerzähler

Wie ich eine Diskrepanz $129.64 löste

durch William McGaughey, jr. 

 

Die Geschichte, „, wie ich ein $129.64 Discrepancy', löste, das um 1982 geschrieben wurde, gibt einen Einblick in die Mentalität eines Buchhalters, der für eine große Bürokratie arbeitet. In diesem Fall war es die Metropolitandurchfahrt-Kommission, die Agentur der allgemeinen Durchfahrt von Minneapolis-Str. Paul. Für sechzehn Jahre war ich der Kostenbuchhalter für diese Agentur, verantwortlich für die Monatskostenumlage. Das Wissen, zum dieser Arbeit zu erledigen wurde durchaus spezialisiert, da Sie sehen. Ich verbrachte Jahre meines Lebens denkend an solche Sachen.

In meiner Position als Kostenbuchhalter für eine Transportagentur, habe ich die häufige Gelegenheit, zum des Computers zu benutzen. Allerdings muss ich irgendeine Schwierigkeit beim Verständigen mit dieser Maschine bekennen. Ein Benutzerhandbuch ist vorhanden, aber seine Kapitel werden auf eine Art geschrieben und organisiert, die nur datenverarbeitende Eingeführte sinnvoll finden würden. Und ich bin ein Buchhalter.

Meine Hauptverantwortlichkeit ist, das System Kostenverteilung der Agentur auszuüben. Dieses ist die Methode, durch die wir Gemeinkosten den verschiedenen Kostenstellen und Projekten zuweisen. Alle Aufwendungen müssen einer organisatorischen oder Funktionseinheit in diesen zwei unterschiedlichen Systemen des Berichtes zugewiesen werden. Kosten sind die, die durch eine berechnete Verteilung zugewiesen werden, anstelle von, mit der Kostenstelle oder dem Projekt spezifisch identifizierent zu werden. Teils wird das um der Verwaltungsbequemlichkeit willen und teils getan, weil keine andere Weise gefunden worden ist.

Kostenstellen stellen eine Aufschlüsselung der Organisation in die kleineren, fachkundigen Maßeinheiten dar. Diese folgen dem Organisationsdiagramm, das aufdeckt, welche Personen überwachen, die Angestellte. Kostenstellen sind Unterteilungen der Abteilungen der Agentur. Z.B. die Programm-Management- und Auswertungsabteilung (PM& E) hat drei Kostenstellen: Verwaltung, Hauptprojekte und Vertragsmanagement. Die Abteilungszahl ist 2200, während die drei Kostenstellen beziehungsweise 2210, 2220 und 2230 nummeriert werden.

Ein Projekt, manchmal genannt „Arbeitsprojekt“, beschreibt die Aufgabe, die die Agentur und seine verschiedenen Abteilungen und Kostenstellen wahrnehmen. Z.B. ist der Zweck Projekt 3761, ein Führungssystem (MIS) anzubringen, das ein computer-gestütztes System ist, zum alles Sammeln von Informationen und Berichtsbetriebe zu steuern. Ein anderes Projekt, nummeriert 5451, identifizierent Projekt-Mobilität, die fachkundige Transportdienstleistungen für die Behinderten erbringt. In allen leitet die Agentur mehr als fünfzig verschiedene Projekte während dieses Jahres.

Eine Arten Aufwendungen werden offensichtlich mit bestimmten Kostenstellen oder Projekten identifizierent. Zum Beispiel das Gehalt des Direktors des PM& E-Abteilung wird Kostenstelle 2210 zugewiesen, die „Programm-Management & betitelt wird; Auswertung - Verwaltung“. Wenn dieser Mann an einer Aufgabe arbeitet, die auf MIS bezogen wird, notiert er auf seinem wöchentlichen Stundenzettel die Zahl den Stunden aufgeladen, um 3761 zu projektieren, damit die Gehaltsabrechnungsabteilung die Arbeitsunkosten zu diesem Projekt kodieren kann. Einerseits haben bestimmte Aufwendungen einen allgemeineren Wert zur Agentur und können nicht Kostenstellen und Projekten, mindestens nicht ohne übermäßige Bemühung bereitwillig zugewiesen werden. Z.B. mietet die Agentur Raum für seine VerwaltungsHauptsitze im achten Stock eines Bürohauses. Eine einzelne Dollarmenge erscheint auf der Monatsgebührenzählung vom Hauswirt. Die Sekretärinnen der fälligen Rechnungen haben nicht Zeit, festzustellen, wie viel dieser Unkosten einer oder anderen Kostenstelle oder Projekt gehört. Stattdessen werden die Unkosten solchen Maßeinheiten durch das computer-gestützte Kostenverteilung System „zugeteilt“, das ich ausübe.

Unser bestimmtes Kostenverteilung System wird in drei Stadien durchgeführt.

Im ersten Satz von Berechnungen, werden die system-wide Unkosten jeder der Kostenstellen der Agentur zugeteilt. Solche Unkosten umfassen alle sonstigen Vorteile, die meisten Dienstprogramme, die Bürozubehöre, die Mietbüroräume, etc., die sie zuerst zu einer Pseudoabteilung kodiert werden, nummeriert 9999.

Im zweiten Satz von Berechnungen, werden Unkosten der indirekten Abteilungen zu jeder der anderen Kostenstellen wieder zugewiesen und wickeln schließlich oben in den direkten Kostenstellen und den Abteilungen. Eine indirekte Abteilung ist eine wie kanzleimäßige Dienstleistungen, Personal oder Finanzierung, die Beistandsservices zum Rest der Agentur zur Verfügung stellt. Eine direkte Abteilung, durch Kontrast, führt eine bestimmte grundlegende Funktion der Agentur, wie Ausführung der Bundeskontrakte durch.

Im dritten Satz von Berechnungen, werden die Gemeinkosten, die in den direkten Abteilungen resultierend aus den ersten zwei Verteilungen angesammelt haben, den verschiedenen Projekten zugewiesen, nach denen ihre Leute Zeit während des Monats verbracht haben. Am Ende des Verteilungsprozesses, sollten alle Aufwendungen einer bestimmten Kostenstelle innerhalb einer direkten Abteilung und einem bestimmten Projekt zugewiesen worden sein.

Die Unterscheidung zwischen den direkten und Gemeinkosten ist zur Regierungsbuchhaltung grundlegend. Im Allgemeinen können die direkten Kosten direkt mit Projekten verbunden sein, während die Gemeinkosten ein weniger definitives Verhältnis haben. Allerdings fördert ihre Aufwendung das Projekt bis zu einem gewissen Grad. Das Kostenverteilung System versucht, einen Teil der Gemeinkosten Projekten ziemlich zuzuweisen.

Ein Grund, warum wir diese Übung durchlaufen, ist, dass viele der Projekte unter Vertrag mit der Bundesregierung entwickelt wurden. Jene Verträge erlauben, dass die Agentur für 80% der Projektaufwendungen bis zur Gesamtzahl Dollar in der Bewilligung zurückerstattet wird, die Vergütung für die direkten und Gemeinkosten umfaßt. Jedoch müssen die Gemeinkosten, rückzahlbar zu sein, durch eine Berechnungsmethode festgestellt worden sein, das in einem anerkannten Kostenverteilung Plan zur Verfügung gestellt wird. Die Berechnungen müssen völlig dokumentiert werden, damit Bundesrevisoren zwei oder drei Jahre später überprüfen können, dass die Gebühren für Gemeinkosten richtig dem Projekt zugewiesen waren. In Ermangelung eines anerkannten Kostenverteilung Planes völlig dokumentiert und in der Übereinstimmung mit den Bundesrichtlinien, einiger oder allen Gemeinkosten durchgeführt, die unter den Projektbewilligungen behauptet wurden, konnte missbilligt werden.

Die tatsächliche Methode der Zuweisung von Kosten hält ein Standardverfahren ein, obgleich die Einzelheitfaktoren oder -elemente, die in die Berechnungen mit einbezogen werden, sich unterscheiden können. Die grundlegende Technik ist, einzelne Dollars von Kosten in einige etwas, in jedes, das einer Kostenstelle zugewiesen werden oder in Projekt aufzuspalten Einzelteile eines. Die bestimmte Spalte hängt nach der Verteilungsunterseite ab, die beschlossen wird, um diese Maßeinheiten in einer gerechten Weise zu belasten.

Im Falle der Mietbüroräume zum Beispiel einer angemessenen Weise, die Kosten der Monatsmiete konnte zuzuteilen auf der Grundlage von die Zahl des Quadratfußes Bodenfläche sein, die jede Kostenstelle im Gebäude besetzt. Wenn die Kämmerei 30% des Raumes besetzte, sollte sie aufgeladen werden 30% der Miete. Im Falle der Zuweisung der Gemeinkosten einer Abteilung zu den Projekten, konnten die Dollar Arbeit aufgeladen worden zu den verschiedenen Projekten von den Angestellten der Abteilung sein passende Mittel der Anweisung.

Jede Art zugeteilte Unkosten erfordert seine eigene Berechnung. Jeden Monat, müssen mehr als hundert verschiedene Sätze Berechnungen in einem Zeitraum einiger Tage gebildet werden, um das dreistufige vorher beschriebene Verteilungsverfahren durchzuführen. Die ist meine Jobverantwortlichkeit. Jedoch nehme ich hauptsächlich eine Überwachungsaufgabe wahr; der Computer erledigt die meisten der Arbeit. Was ich wirklich tue, ist jeder Monat, die Verarbeitung von Anträgen beim Computeroperator einzureichen, begleitet von meiner eigenen grünen Sicherheitskarte und möglicherweise von einer Plattform der Lochkarten, die spezifiziert, dass eine bestimmte Auftragsbeschreibung laufen gelassen werden sollte.

Eine Auftragsbeschreibungszahl erklärt dem Computer, was ein bisschen verarbeiten getan werden soll. Wir verwenden Abkürzungen, wie JS-03 für Auftragsbeschreibung #3. Die Auftragsbeschreibungen werden in eine bestimmte Reihenfolge jeden Monat gelaufen, zum der Kostenumlagen, der Eintragungen zu bilden zu den Konten durchzuführen, und der in Verbindung stehenden Reports zu drucken. Ich überwache diese Durchläufe, überprüfe auf Fehlermeldungen und versöhne Zahlen, die von den verschiedenen Quellen gekommen sind. Im Zeitraumendezyklus von Durchläufen, arbeite ich nah mit Roger Krebs, der ältere Buchhalter verantwortlich für den Generaldirektor, der mich mitteilt, wenn Verteilungen anfangen können und der später heraus den Zeitraum schließt. Jedes von uns hat eine Idee von, was das andere tut, aber der gesamte Betrieb ist größer als eine Person.

In kurzen Worten kann mein Teil in diesem Prozess durch die folgende Reihe der Auftragsbeschreibungen definiert werden: JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11, JS-31A, JS-09H, JS-5P1 und (nach einigen mehr Journaleinträgen eingereicht worden durch andere), JS-10, JS-09 und JS-14. Dennis Wachholz, mein Vorgänger, stellte dieses auf, und, mit kleinen Änderungen, fährt es fort, entsprechend seiner Auffassung zu arbeiten. Diese Jobstromzahlen können wenig Bedeutung zu einem Außenseiter haben. Zu uns jedoch deren Lebensunterhalt nach dem Fordern den rechten Durchlauf am richtigen Zeitpunkt, die jede JS-Zahl Mittel abhängt, die einen bestimmten Report laufen lassen oder bestimmte Verhandlungen verursachen, die die Konten beeinflussen. Das JS-11 zum Beispiel kompiliert und druckt die Kostenstellereports. Das JS-09 benennt weiter die Projektreports. Die JS-09F, die JS-09G und die JS-09H tun die Kostenumlagen.

Als ein abschließender Punkt der Erklärung, lassen Sie mich, dass das Herz unseres computergesteuerten Rechnungssystems ist, Kontonummer mit 21 Stellen sagen verwendete in den Verhandlungen. Diese Zahlen werden in die passenden Spalten in den 80 Spaltenkarten gelocht, damit der Computer erkennen kann, welches Konto gehört zu, welchen Kosten. Kontonummer mit 21 Stellen besteht aus einigen kleineren Blöcken der Stellen, die jedes eine Eigenschaft des Kontos kennzeichnen.

Zum Beispiel typisches Kontonummer konnte sein: 01-501-03-181-2400-4-3701. Die „01“ im ersten Block der Stellen zeigt an, dass die Aufwendung von den „01“ finanzieren gebildet worden ist, andernfalls bekannt als die „allgemeine Kapital“. Die“ 501“ im zweiten Block kennzeichnet „Löhne und Gehälter“. Die folgenden Stellen, „03“, sind ein Vorkonto oder „ein Minderjähriges“ der „Haupt“ Kategorie, „501“. Zusammen genommen, benennen wir diese zwei Felder, „501-03“, ein „Haupt-/ein Minderjähriger“, der bedeutet „die Verwaltungs Löhne und Gehälter -.“ Der Block nummerierten Stellen „der 181“ ist eine Funktionskennzeichnung, die der standardisierten Liste der Bundesregierung der Transportfunktionen folgt. Die „2400“ im Folgenden Block zeigt die Kostenstelle - in diesem Fall, „Durchfahrt-Entwicklung“ an. Die einzelne Stelle, „4“, ist wieder ein Bundescode, der Modus des Transportes anzeigt. Schließlich stellt die „3701“ am Ende von Kontonummer das Projekt dar. Ein konnte, dass oben genannte Kontonummer nur 19 Stellen enthält, nicht 21 beachten. Zwei weitere Räume sind nach dem „Projekt„Block reserviert, falls eine Teilprojektkodierung angefordert wird.

Die Schönheit dieses Systems, mindestens in meinen Augen, ist, dass der Computer Eigenschaften direkt identifizierenen kann, die zu einer Berechnung relevant sind oder berichten, und in Verbindung stehende Arten von Aufwendungen, unabhängig davon die Eigenschaften auf anderen Gebieten dadurch kombinieren und ansammeln kann. Z.B. kann sie die Gesamtaufwendungen für Projekt 3701 sofort bis jetzt berechnen, indem sie alle Konten scannen und die Balancen alle Rechnungsprüfungen zusammenzählen, deren Zahlen „3701“ in der passenden Position umfassen. ohne diese Fähigkeit der Fokussierung nach bestimmten Blöcken innerhalb Kontonummer, würde unser Kostenverteilung System nicht möglich sein.

Bei Verteilung zieht der Computer zusammen Informationen von einigen Quellen, die erforderlich sind, die Berechnung zu bilden. Die Struktur dieser Berechnung wird eine „Kostenverteilung Aufgabe“ genannt. Die Aufgabe vereinbart, welche Zahlen in andere Zahlen während der Verteilungen mittels der nummerierten Positionen auf seinem „Report“ unterteilt werden sollen. Einige der Zahlen werden in die Aufgabe programmiert und bleiben konstant. Andere werden von den Sätzen der Balancen insbesondere Rechnungsprüfungen in einem Prozess gezogen, den wir „Linie-genning“ nennen. Hier erklärt Fähigkeit des Computers, alle zu identifizierenen, die gleichen Stellen in einem relevanten Block habend, macht es möglich, die Aufgaben auf der „Reportspezifikations“ Akte in einem angemessenen Zeitabschnitt zu kodieren.

Für jede Verteilung benötigen wir selbstverständlich die Dollar der zugeteilt zu werden Unkosten. wir benötigen die niedrigen Faktoren, die Prozentsätze festzustellen, die verwendet werden, um diese Unkosten zwischen den verschiedenen Kostenstellen oder den Projekten zu verbreiten. Wir müssen Kontonummer anzeigen, zu denen diese zugeteilten Unkosten aufgeladen werden, damit die Kosten in der korrekten Kapital, in der Kostenstelle, im Projekt, im etc. eingeschlossen sind. Alle diese Teile müssen in den Computer kodiert werden, bevor die Monatsverteilungen laufen gelassen werden können. Die meisten der Kodierung von Aufgaben war zu Beginn des Jahres erfolgt. Die Methode wurde erwartet, um die selben von der Monatszeitschrift während des Jahres zu bleiben.

Eine Art Unkosten, die im ersten Satz von Berechnungen zugeteilt wird, betrifft den Gebrauch der Stabautos der Agentur. Berechtigte Angestellte können diese Autos von der Bewegungslache im Verlauf des Leitens von Dienstangelegenheit benutzen. Wenn ein Angestellter die Schlüssel empfängt, empfangen er oder sie auch eine Kreditkarte für den Kauf des Benzins und anderer Zwecke, wie erfordert werden konnte. Solche Aufwendungen, wenn die Agentur die Rechnung empfängt, gelten system-wide als Unkosten. Andernfalls konnte die Schreibarbeit, die angefordert würde, um die Kosten Projekten oder Kostenstellen zuzuweisen, die Bequemlichkeit der Instandhaltung solch einer Flotte besiegen. Wir haben uns entschieden, die Stabauto Unkosten auf der Grundlage von die Zahl den Autos zuzuteilen, die jeder Kostenstelle zugewiesen werden. Die fünf verschiedenen Arten der in Verbindung stehenden Aufwendungen - Gas und Öl, Gummireifen, Autowäsche, Wartung und Schleppen - erfordern fünf verschiedene Kostenumlagen, laufen gelassen zu werden jeden Monat.

Am Ende des letzten Jahres, erreichte ich eine Auflistung von der Forschung der vorläufigen Anweisung der Autos im kommenden Jahr, und auf dieser Basis gründen Sie die Kostenverteilung Aufgaben. nachher obwohl, mehrere der Autos innen gehandelt wurden, und neue Autos wurden hinzugefügt, mit dem diesem Resultat das Resultat, dass die Verteilung der Personalautos zu den Kostenstellen geändert wurde. Vor nicht allzu langer Zeit gab Brian-Lamm von der Forschungsabteilung mir eine korrigierte Auflistung der Stabauto Anweisungen. Er berichtete, dass behilfliche Generaldirektor sich erkundigt hatte, ob die Verteilungen geändert werden konnten, um die neuen Anweisungen zu reflektieren. (Anmerkung: Brian-Lamm, dann eine Personalperson in der Forschungs-Abteilung, ist jetzt Generaldirektor der Metro-Durchfahrt nach einem Pensum als Kopf der Minnesota-Kraftfahrzeug-Abteilung und des state' s-Abteilung der Verwaltung.) Normalerweise versuchen wir, Kostenumlagen nicht mitten in dem Jahr zu ändern; aber in diesem Fall versprach ich, etwas über es zu tun.

Während eines Ersatzmomentes in der Mitte des Monatsruhepause, rekodierte ich alle Linien auf den fünf Aufgaben, die Stabauto Unkosten betrafen, und reichte diese Änderungen am Computer ein. dieses Teil ging glatt genug. Jedoch als es Zeit, die erste Verteilung im Zeitraumendezyklus laufen zu lassen kam, beschmutzte ich fünf Fehlermeldungen am Ende des Reports. diese Mitteilungen sagten „Na“, dem ich Mittel „kein Konto“ auf Akte denke. Die Mitteilungen zeigten auch die Zahl der Aufgabe an, in der die Störung aufgetreten war. Nach dem Lokalisieren jede der fünf Aufgaben, erkannte ich von Kontonummer nahe bei „Na“ auf jeder Seite, dass die Störung die Verteilung von Stabauto Unkosten zur Personalabteilung betraf, oder „der Arbeitskräftepotenzial“ Abteilung, wie sie jetzt benannt wird. Alle fünf Kontonummer enthielten „5100“ in der Kostenmitte Position, die Personalabteilungzahl ist.

Ich zog von der Akte mein Arbeitsblatt, das die Änderungen in den Stabauto Anweisungen zusammenfaßte. Das fragliche Auto war Training zugewiesen worden, das ein Teil Personal ist. Das Problem war das im vorhergehenden Anweisung Personal wurde zugewiesen keine Autos, aber es hatte jetzt ein. Einerseits hatte die Sicherheitsabteilung, die ein Auto in der alten Auflistung hatte, jetzt keine. Folglich hatte ich Code des Personals für Sicherheit auf einer der Linien in den fünf Aufgaben ersetzt.

Leider beim Handeln dies, hatte ich vernachlässigt, neuen Kontonummer der Stammdatei des Generaldirektors hinzuzufügen, die Kodierung des Personals enthielt. Unser Computersystem erfordert alle neuen Konten, auf Akte mit einer Karte „01“ gesetzt zu werden, bevor Unkosten zu ihrer Zahl aufgeladen werden können. Andernfalls erkennt der Computer nicht das Konto und erzeugt die „Na-“ Fehlermeldung. In diesem Fall nur die fünf Konten, die Personal mit einbeziehen, verursachten ein Problem. Für die anderen Kostenstellen änderte die neue Auflistung bloß die Zahl den zugewiesenen Autos. Ihr erklärt das Empfangen der zugeteilten Unkosten waren bereits auf Akte. Um die Störungen zu beheben, musste ich jetzt „01“ Karten für die fünf neuen Konten herstellen, loche sie und reiche die Karten beim Computer auf dem JS-03 ein.

Ein anderer Gedanke kreuzte kurz meinen Verstand. Normalerweise, wenn wir neue Konten verursachen, müssen wir für sie Reportpositionen auch gründen, die ihre Balancen im Computer für die Projektreports ansammeln. Wir nennen diese „Linie-genning“ ein Konto. „Linie-GEN“ ist für „Liniecode Erzeugung“ kurz. Es bezieht sich den auf Prozess der Zuordnung eines Codes für Kontonummer, das eine Speicherposition für Kosten wird, deren Gesamtmenge in einem bestimmten Punkt auf den Projektreports erscheint. Gewöhnlich würde dieser Code eine Report-undlinie Zahl sein. Code 13715 zum Beispiel würde auf sich Linie 15 auf Report 137 beziehen. Linie 15 konnte kennzeichnen, ließ uns sagen, „Materialien und Versorgungsmaterialien - anderes“. Report 137 konnte die Reportzahl für Projekt 2715 sein. Linie-genning ist notwendig, um die Dollar von den passenden Konten in die gewünschten Positionen auf den Reports zu verschieben.

In diesem Fall jedoch folgerte ich, dass es zu LiniegEN das Konto nicht notwendig war, das Unkosten Stabauto des Personals ansammelte, weil Personal eine indirekte Abteilung war. Nur die Unkosten von den direkten Abteilungen werden Projekten zugeteilt, und nur die Projektreports oder die Projektzusammenfassung Reports erfordern Linie-genning. Mit dieser Logik fügte ich die fünf neuen Konten der Stammdatei hinzu, aber ließ das andere Teil gehen. Die neuen Konten der Akte hinzufügend, räumen Sie in der Tat die Störungen auf, die im ersten Verteilungsdurchlauf erschienen waren. Ebenso wurden die zweiten und dritten Verteilungen, sowie die Kostenmitte und Projektreports, ohne eine Anhängevorrichtung laufen gelassen. Nahe dem Ende des Zyklus, obwohl, ich mich auch vorbereite, erklärt ein Arbeitsblatt, das die year-to-date totalbalancen in verzeichnet, Aufwendungen von jeder Kapital. Diese Informationen kommen von der Rohbilanz des Generaldirektors und würden alle Konten auf Akte umfassen. Auf diesem Arbeitsblatt wird die Gesamtmenge die Versuchbalance Rechnungsprüfungen mit anderen Gesamtmengen verglichen, die vom Report JS-10 kommen. Das JS-10 ist eine ausführliche Auflistung die Rechnungsprüfungen, deren auf Balancen erscheinen auf den Projektreports sich beliefen.

Wenn ein Konto nicht Linie-genned ist, können seine Dollar in der Rohbilanz erscheinen, aber nicht im Projekt berichtet. Der Zweck Vorbereiten des Arbeitsblattes ist, solche Unterschiede zu beschmutzen, die Quelle der Störung zu lokalisieren, und fristgerechte Korrekturen, vor dem Projekt zu bilden berichtet sich, dass laufen gelassen werden. Andernfalls wenn die Unterschiede nicht versöhnt werden, würde es notwendig sein, sie als Versöhnen der Einzelteile auf den Aussagen zu zeigen, welche zu den Beauftragten gehen.

Wenn ich das Arbeitsblatt dieser Monat vorbereitete, beachtete ich einen Unterschied von $129.64 zwischen den Gesamtaufwendungen, die in der Rohbilanz eingeschlossen waren und der Gesamtmenge für Matrix-Report #5, der eine Zusammenfassung aller Aufwendungen durch Kapital ist. In den vorhergehenden Monaten waren andere Unterschiede, aber nie zwischen diesen zwei Gesamtmengen erschienen. Auch ich beachtete, dass zum ersten Mal dieses Jahr das Endergebnis auf Report 31 eine Balance anders als null zeigte. Diese Balance war $129, gerundet zum Dollar. Etwas war offensichtlich während des letzten Monats, die Diskrepanz zu verursachen erfolgt worden. Wo lag die Störung?

Eine Technik für das Lokalisieren der Störungen oder der Unterschiede, die erschienen sind, zum ersten Mal ist, die Kodierformulare zu überprüfen, die kürzlich ergänzt werden, um auf den Computer zurückzugreifen. Ich halte eine Akte dieser Blätter in einem Kabinett nahe meinem Schreibtisch. Die meisten Blättern betrafen die Jahresabschluss- Kodierung der Kostenverteilung Aufgaben und der Reports; nicht viele Eintragungen waren seit März gebildet worden. Folglich dauerte er nicht lang, um die Blätter zu finden, die benutzt worden waren, um die fünf neuen Konten der Akte hinzuzufügen und stellte Unkosten Stabauto des Personals dar. In der heißen Verfolgung ging ich sofort zum Generaldirektorupdate, ein Durchlauf, der alle Konten auf Akte im Erklärenzahl Auftrag, zusammen mit Öffnung und schließend Balancen und die gegenwärtige Monatsänderung verzeichnet. Ich schrieb die Gesamtdollar in jedem Konto nieder und nahm eine Summe der fünf Kontobalancen.

Ist hier das Resultat:

Konto
Menge
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
Gesamtmenge
$129.64


Ich war glücklich, dieses so schnell gefunden zu haben. Was war geschehen? Ich rief zurück, dass ich nicht zu LiniegEN diese Einzelheitkonten entschieden hatte, weil Abteilung 5100, Personal, eine indirekte Abteilung war. Seine Kosten würden nicht den Projekten zugeteilt. Richten Sie genug aus. Jedoch auf gehen die Unkosten eines Karussellart Personals zu den Projekten, weil, im zweiten Umlauf von Verteilungen, die indirekten Abteilungen Kosten den direkten Abteilungen zuteilen. Die $129.64 wurden ihnen vom Personal durch nicht geführt, damit die direkten Abteilungen der Reihe nach diese Dollar nicht auf die Projekte verteilten.

Es gibt eine Pseudo-report Zahl auf der Kostenverteilung Aufgabe für Unkosten des verteilenden Personals zu anderen Kostenstellen, die alle Kosten für Verteilung ansammelt. Ich sollte mindestens Linie-genned die neuen Konten in Bezug auf diese Position haben. Diese Pseudo-report Zahl war 42005, und es sollte auf Niveau 16 gefunden werden. Um mein Misstrauen zu bestätigen, überprüfte ich die Konten im laufen gelassenen JS-10 das 42005 enthielt. Sure genug, waren keine die fünf Rechnungsprüfungen dort.

Gewöhnlich sind Konten, die der Akte hinzugefügt werden, automatisch Linie-genned, wenn wir einen Report JS-14 laufen lassen. wir tun dies mindestens zweimal ein Zeitraum. Er geschah, obwohl, dass wir ein JS-14 laufen gelassen hatten, seit die Auflistung JS-10 produziert wurde. Ich war neugierig, zu wissen, ob die fünf neuen Konten Linie-genned gewesen waren. Sie hatten nicht. Zwei mögliche Erklärungen kamen sich zu kümmern. Einerseits konnten die Konten nicht Linie-genned gewesen sein, wenn das JS-14 in einen Zeitraum gelaufen wurde, nachdem die Konten eingeführt worden waren. Ich überprüfte mit Roger, um zu sehen, wenn wir den Zeitraum schon geschlossen hatten. Nicht war der Zeitraum noch geöffnet. Folglich waren das JS-10 und das JS-14 beide in den gleichen Zeitraum gelaufen worden; damit nicht gewesen sein konnte der Grund. Die andere Möglichkeit war, dass die Computerkarte zu den Konten LiniegEN bis 42005 war gelocht worden auf solch eine Art hinsichtlich verhindern diese bestimmten Konten am Sein enthalten verwendete. Ich zog diese Karte das Aktenkabinett heraus. Ja war das Problem hier.

Ein Diagramm der Karte, die ich vom Aktenkabinett auszog, wird oben gezeigt. Was dieses tut, ist, eine bestimmte Speicherposition mit bestimmten Konten zu verbinden, deren Eigenschaften durch die Stellen spezifiziert werden, die in den passenden Spalten gelocht werden.

Die IL16 in Spalten 1 bis 4 zeigen diesen Pseudo-report die Nr. 42005, gelocht in Spalten 60 bis 64, erscheint auf Niveau 16, das bloß eine Unterteilung des Computerspeichers ist. Die „5“ in Spalte 7 spezifiziert, dass nur Konten, deren „Major“ mit 5 anfängt, vorgewählt werden. die „9“ in Spalte 20 stellt ähnlich fest, dass nur die Konten, deren Projektfeld mit 9 anfängt, vorgewählt werden. schließlich erfordert die „5110“ in Spalten 15 bis 18, dass das Kostenmitte Feld jene bestimmten Stellen enthalten. Spalten, die in ein bestimmtes Feld freigelassen werden, können durch jede mögliche Stelle gefüllt werden; aber, wenn eine Stelle in einer Spalte erscheint, muss diese Position in Kontonummer durch diese Stelle gefüllt werden. Die Karte, als Ganzes gelesen worden, sagt, dass alle Kontonummer auf Akte, deren Major mit 5 anfängt, deren Projekt mit 9 anfängt und dessen Kostenstelle ist, 5110 Balancen in Speicherrelativer satznummer 42005 auf Niveau 16 ansammeln.

Der Grund, dass fünf neuen Kontonummer nicht Linie-genned waren, ist, dass „5110“ die Kostenmitte Position füllen mussten. Stattdessen hatten diese Konten „5100“ in dieser Position. Sie war das „1“ in Spalte 17, die den Unfug tat. Ich hatte die Abteilungszahl für Personal in erkläre seine Stabauto Unkosten eher als die Kostenmitte Zahl eingesetzt. Es war ein verständliches, aber nichtsdestoweniger schädlich, Fehler. In einigen Fällen wo eine Abteilung nur eine Kostenstelle hat, wird die gleiche Zahl verwendet, um die Abteilung und die Kostenstelle zu kennzeichnen; aber nicht hier, leider.

Um Konten entweder mit 5100 oder 5110 in der Kostenmitte Position aufzuheben, könnte ich eine neue Karte LiniegEN herstellen, die „51“ gelocht in Spalten 15 und 16 haben würden aber die Spalten 17 und leeres 18 lassen würde. Wechselweise könnte ich eine neue Karte mit „5100“ im Kostenmitte Feld lochen und dieses zum Computer beim die Linie-genning von der anwesenden Karte intakt auch lassen eingeben. Die neue Karte mit freien Räumen in Spalten 17 und 18 schien eine ordentlichere Lösung, damit ist, was ich tat. Ich kodierte und lochte eine neue Karte LiniegEN für Pseudo-report Nr. 42005 und zog sie in den Computer auf einem JS-14C ein.

Dann begann ich mich zu wundern: Wenn die Kosten, die auf die fünf Konten verteilt worden waren, die 5100 in der Kostenmitte Position enthalten, waren eingeschlossen worden in der Rohbilanz, aber nicht den direkten Abteilungen zugeteilt worden waren, dann sollten jene Dollar in den Konten der Personalabteilung noch sitzen. Mehr Geld war in jene Konten während des Monats eingestiegen, als herausgekommen war. Die Endebalance sollte die Zunahme reflektieren. Ich wusste genau, wo man ob Theorie prüft: der Kostenmitte Report für Personal. Wenn die Verteilungen richtig behandelt worden waren, sollten die Gesamtaufwendungen für diese Abteilung auf andere Abteilungen heraus gebracht worden sein und null auf dem Endergebnis lassen. Aber, da sie nicht richtig behandelt wurden, erwartete ich sicher, dass die Endebalance $129 mindestens sein würde.

Jedoch war der nicht der Fall. Die Balance, die in der Kostenstelle des Personals blieb, nachdem Verteilungen nur 41 waren. Sie nahm mir eine Minute oder zwei, um herauszufinden, was geschehen war. Während der Jahresabschluss- Kodierung hatte ich spezifiziert, welches sollte im Report Kostenmitte des Personals mittels der Steuerkarten eingeschlossen werden erklärt. Diese Karten verbanden bestimmte Reportzahlen mit Kostenmitte Zahlen. Ich überprüfte meine Kodierformulare im Fach und entdeckte, dass 5110 da die Kostenmitte Stellen für die Konten spezifiziert worden waren, die in diesem Report eingeschlossen waren; aber mein der Kontonummer fünf hatte 5100.

Die Zusammenfassung war unvermeidlich: Irgendein musste ich die Steuerkarte ändern, damit der Report JS-11 nur Konten mit „5100“ in der Kostenmitte Position einschließt - die vermutlich nur jene fünf Konten sein würde - oder sonst musste ich Kontonummer ändern und 5110 für 5100 in dieser Position ersetzen, wenn in der Tat ich jene Stabauto Unkosten im Report Kostenmitte des Personals einschließen wollte. Ich wollte sie, nicht nur um der Vollständigkeit willen mit einschließen, aber auch, weil, anders zu tun durchweg einen Habensaldo auf dem Endergebnis lassen würde. Das war, weil ich bereits die Karte LiniegEN für 42005 geändert hatte, damit die Unkosten in den Konten, die 5100 enthalten, heraus den anderen Abteilungen zugeteilt würden; jedoch würden die vorhergehenden Änderungen an jenen Konten nicht zum Kostenmitte Report zugelassen.

Beugend zu diesem Schicksal, machte ich die Kodierung für die fünf Kostenverteilung Aufgaben nochmals und verursachte auch fünf neue Kontonummer auf den 01 Karten. Ich holte Jobstromanträge bis Jan. im Computerraum für das JS-08 und das JS-03 beziehungsweise.

Etwas bemühte mich noch. Ich wusste nicht, was das Problem war, nun da alles entschlossen schien und diese Ungewissheit meine Sorgen zusammensetzte. schließlich entschied ich, dass es klug sein würde zu versuchen, meine Anträge mit zwei Jobströmen vor Jan. zurückzuholen einzog sie in den Computer. Ich lief zum Fenster des Computerraumes und sah meine Antragformen auf dem Kostenzähler. Er war zu spät. Die Formen waren bereits bis der Taktgeber gestempelt worden und angezeigt, dass JOB-Karten bereits den Leser durchgelaufen hatten.

Plötzlich verwirklichte ich das Problem. Es war ganz recht, das JS-08 aber nicht das JS-03 einzureichen, das neue Konten addierte. Ich wollte nicht neue Konten diesmal hinzufügen, weil Roger nicht noch den Zeitraum geschlossen hatte. Die Bedeutung von diesem war, dass die neuen Konten nicht Linie-genned sein würden, es sei denn ich ein anderes JS-14 von nun an bis zu dem Schließen einreichte. Für, wird das JS-14 gekennzeichnet, um nur neue Konten zu verarbeiten - d.h., die, die h Linie-genning hinzugefügt worden während des laufenden Zeitraums und erfordern sind. Wenn die schließend Eintragungen laufen gelassen werden, werden alle unverarbeiteten Konten von „neuem“ zu „altem“ geändert, das sie untauglich Linie-genned durch das JS-14 in den Zeiträumen sein lässt nachher das. Es schien nicht praktisch, ein JS-14 jetzt laufen zu lassen. Roger war bereit, den Zeitraum jederzeit zu schließen, und das JS-14 ist ein Report mit 800 Seiten und nimmt halbe Stunde zu Durchlauf und zu Kostenberechnung $50.00 mindestens. Es war gerade zu teuer für, was ich im Verstand hatte.

Die neuen Konten waren bereits addiert worden. Die Alternativen waren an diesem Punkt, bis, nachdem sie eigenhändig und dann entweder zu LiniegEN zu warten Konto diese fünf oder, sie geschlossen hatten sonst zu löschen und re-add sie dann, damit sie „neue“ Konten werden würden, geeignet für Linie-genning durch das JS-14, als wir sie wieder in einigen Wochen laufen ließen. Ich fühlte mich mit der ersten Alternative unbequem: Jede neue Konto Linie-genned manuell würde mich erfordern, Linie Codes festzustellen fünf oder sechs unterschiedliche. Obgleich es eine Logik zu jeder Zahl gab, verstand ich sie nicht vollständig und hatte Fehler in der Vergangenheit gemacht. Das JS-14 würde die Linie-genning automatisch und ohne Fehler tun.

Folglich wahlte ich Alternative B. Was hier, also angefordert wurde, nahm ich an, sollte fünf neue Karten herstellen. Auf jeder Karte würde ein Spaltenbuchstabe von einem A (für „fügen Sie ") hinzu, zu einem D geändert (für „Löschung "). Ich würde beide Sätze Karten speichern. Dann würde ich die Auslassungskarten durch zuerst auf ein JS-03 und dann die Zusatzkarten auf einem anderen JS-03 laufen lassen, damit die gleichen Konten, die gelöscht worden waren, sofort zurück auf Akte gesetzt würden. Der einzige Unterschied würde sein, dass diese Konten jetzt „neu“ sein würden.

Ich dachte, dass ich Unterseite mit Roger betreffend meine Pläne berühren sollte. Er informierte mich, dass der Computer nicht aufeinander folgende Auslassung und Einführung von Kontonummer annehmen würde. Obgleich die Konten „zum Löschung“ Status geändert werden konnten, würden sie dennoch auf Akte bleiben. Und, solange die Konten auf Akte waren, würde der Computer nicht erlauben, dass die gleichen Konten „addiert werden“. Um um dieses Problem zu erhalten, würde ich h ein JS-17 zwischen die zwei Durchläufe JS-03 laufen lassen müssen. Das JS-17 würde die Konten signifikante „Löschung“ von der Akte abziehen. Das zweite JS-03 würde sie der Akte wieder hinzufügen.

Ich folgte Roger Vorschlag. Der Ausdruck vom ersten JS-03 bestätigte, dass die Konten „zum Löschung“ Status geändert worden waren. das JS-17 erzeugte keinen Report, aber ich nahm an, dass er erfolgreich gelaufen war. Schließlich ließ ich das zweite JS-03 mit „addiere“ Karten laufen. Als der Ausdruck zurückkam, las ich, zu meiner Überraschung, „INV HINZUFÜGE“, das bedeutete, dass die versuchten Zusätze unzulässig waren. -

Roger wusste nicht was, von diesem zu bilden und keine tat I. Unsere nur Entschädigung war, Strahl Deeb, der ältere Programmiereranalytiker zu benennen. Strahl verbringt eine beträchtliche Zeitmenge Feuer in unsere Abteilung heraus einsetzend. als Strahl ankam, erklärte ich ihm, wie ich versucht hatte, Konten zu löschen und hinzuzufügen, indem ich in-between das JS-17 laufen ließ. „Ja, aber Sie sollten ein JS-16, bevor Sie die 17“, laufen ließen Strahl laufen gelassen haben reagierten. Er sagte, dass er gereizt wurde, den der Computerraum das JS-17 durch gesetzt hatte. es gab eine Anmerkung von ihm mit den Steuerkarten bitten mitgeteilt zu werden, wann immer das JS-17 gefordert wurde.

Strahl erklärte, dass das JS-17 dem Generaldirektor Stammdatei veranlaßte, zum Punkt zurück zu gehen, als das letzte JS-16 (das ein Unterstützungsnehmen zu den Sicherheitszwecken verursacht), laufen gelassen wurde. „Es ist Sie tat etwas Schaden,“ Strahl kommentierte möglich. Ich erinnerte mich ein, JS-16 drei oder vier Tage, zu Beginn des Zeitraumendeschließend Verfahrens zuletzt früh laufen gelassen zu haben. Wenn der der letzte Durchlauf JS-16 war, würde es notwendig für mich sein, alle Kostenverteilung zu wiederholen läuft, Updates und Reports. Strahl schlug vor, dass ich um eine gegenwärtige Rohbilanz auf dem JS-07 bitte, um mit unserer früheres Zeitraumenderohbilanz zu vergleichen. Hoffnungsvoll würden die zwei die selben sein.

10 Ray Minuten alle später zurückgegangen, lächelt. „Sie sind im freien Raum.“ Als Teil Roger des schließend Verfahrens war ein JS-13B laufen gelassen worden, das ein JS-16 hat, das auf Frontseite angeheftet wird. Roger JS-16 war folglich laufen gelassen worden, bevor ich die fünf Konten addierte, aber bevor ich die Reihe der Auslassungen JS-03, der Zusätze JS-17 und JS-03 angefangen hatte. Das JS-17 holte Sachen zurück zu dem Punkt, in dem die fünf neuen Konten auf Akte waren. Dieses erklärte die Fehlermeldung: Unzulässiger Zusatz.

Der Zeitraum wurde jetzt geschlossen, und ich war zurück zu dem Stadium des Habens von fünf unerwünschten Konten auf der Stammdatei. Da Angelegenheiten standen, würden diese Konten Linie-genned nicht durch das folgende JS-14, weil sie „alt“ waren - wegen Roger des Closing sein. Wieder wog ich die Alternativen: entweder, die Konten auf Akte eigenhändig bleiben lassend und Linie-genning sie oder sie Linie-genned sein geeignet sonst, automatisch lassend später im Zeitraum durch das Löschen der Konten mit einem JS-03, den Betrieb eines JS-16 und des JS-17, und sie auf einem anderen JS-03 dann zurück hinzufügen.

Ich dachte, dass ich manuelle Linie-genning dieses mal versuchen konnte, aber andererseits entstanden andere, ohne Bezugproblem, das meine sofortige Aufmerksamkeit erforderte. Ich kritzelte mich über die fünf unreconstructed Konten eine Anmerkung. Ein Tag später, wurde dieses Projekt fast vergessen. Aber andererseits erinnerte meine Anmerkung mich, dass ein loses vor dem Wochenende zu binden Bandende dort geblieben. Einen tiefen Atem nehmend, reichte ich das JS-03 und dann das JS-16, das JS-17 und das zweite JS-03 ein. Als der letzte Durchlauf bereit war, blickte ich besorgt an einer inneren Seite des Ausdrucks und, zu meiner unermesslichen Entlastung, gelesen unter jedem von fünf Kontonummer, „SATZ HINZUGEFÜGT“.

Ich muss zulassen, dass die Diskrepanz $129.64 nie in diesem Report des Zeitraums behoben wurde. Aber mindestens ist seine Ursache behandelt worden. In den zukünftigen Zeiträumen fühle mich ich ziemlich überzeugt, dass der Personalabteilung sein voller Anteil der Stabauto Unkosten aufgeladen wird und dass diese Kosten auf den Kostenmitte und Projektreports erscheinen. Unterdessen habe ich eine andere Lernenerfahrung gesammelt. während der Computer ein nitpicker sein kann, ist es nicht nachtragend oder unvernünftig. Schließlich können Missverständnisse entschlossen sein.

 

 

 

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