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Aviso: Esta é uma tradução de máquina do inglês por Babelfish. Pode haver uns inaccuracies.
   

 à: Contador de histórias pessoal

Como eu resolvi uma discrepância $129.64 ----- por William McGaughey, júnior. 

 

A história, “como eu resolvi uns $129.64 Discrepancy', escritos em torno de 1982, dá uma introspecção na mentalidade de um contabilista que trabalha para uma grande burocracia. Neste caso, era a comissão metropolitana do trânsito, a agência do trânsito público do Minneapolis-St. Paul. Por dezesseis anos, eu era o contabilista de custo para esta agência, responsável para o alocamento de custo mensal. O conhecimento para fazer este trabalho foi especializado completamente porque você verá. Eu passei anos de minha vida que penso sobre tais coisas.

Em minha posição como o contabilista de custo para uma agência do transporte público, eu tenho a ocasião freqüente para usar o computador. Contudo, eu devo confessar alguma dificuldade na comunicação com esta máquina. O manual de um usuário está disponível, mas seus capítulos são escritos e organizados em uma maneira que somente os novatos de processo de dados encontrem significativa. E eu sou um contabilista.

Minha responsabilidade principal é administrar o sistema do custo-alocamento da agência. Este é o método por que nós atribuímos gastos gerais aos centros de custo diferentes e aos projetos. Todas as despesas devem ser atribuídas a uma unidade de organização ou funcional nestes dois sistemas separados de relatório. Os custos alocados são aqueles que são atribuídas por uma distribuição calculada em vez especificamente da identificação com o centro ou o projeto de custo. Isso é feito em parte para a conveniência administrativa, e em parte porque nenhuma outra maneira foi encontrada.

Os centros de custo representam uma avaria da organização em unidades menores, especializadas. Estes seguem a carta de organização, que revela que pessoas supervisionam que empregados. Os centros de custo são subdivisões dos departamentos da agência. Por exemplo, o departamento da gerência de programa e da avaliação (PM& E) tem três centros de custo: a administração, projetos importantes, e gerência do contrato. O número departamental é 2200, quando os três centros de custo forem numerados respectivamente 2210, 2220, e 2230.

Um projeto, chamado às vezes de “projeto trabalho”, descreve a função que a agência e seus vários departamentos e centros de custo estão executando. Por exemplo, a finalidade do projeto 3761 é instalar um sistema integrado de gestão (MIS), que seja um sistema por computador para controlar toda a recolha de informações e operações do relatório. Um outro projeto, numerado 5451, identifica a mobilidade do projeto, que proporciona serviços especializados do transporte para o deficiente. Em tudo, a agência está conduzindo mais de cinqüênta projetos separados durante este ano.

Alguns tipos de despesas são identificados obviamente com centros ou projetos particulares de custo. Por exemplo, o salário do diretor do PM& O departamento de E é atribuído ao centro de custo 2210, que é intitulado de “& da gerência programa; Avaliação - a administração”. Quando este homem trabalha em uma tarefa relativa ao MIS, grava em sua folha de presença semanal o número de horas carregadas para projetar 3761 de modo que o departamento da folha de pagamento possa codificar a despesa labor a esse projeto. De um lado, determinadas despesas têm um valor mais geral à agência e não podem prontamente ser atribuídas aos centros e aos projetos de custo, pelo menos não sem esforço excessivo. Por exemplo, a agência aluga o espaço para suas matrizes administrativas no oitavo assoalho de um prédio de escritórios. Uma única quantidade do dólar aparece no faturamento mensal do proprietário. Os caixeiros das contas a pagar não têm o tempo para determinar quanto desta despesa pertence outro a um ou centro ou projeto de custo. Em lugar de, a despesa “é alocada” a tais unidades através do sistema por computador do custo-alocamento que eu administro.

Nosso sistema particular do custo-alocamento é executado em três estágios.

No primeiro jogo dos cálculos, as despesas são alocadas system-wide a cada um dos centros de custo da agência. Tais despesas incluem todas as vantagemes accessórias, a maioria utilidades, de fontes de escritório, o espaço de escritórios alugado, etc. que são codificadas inicialmente a um departamento pseudo, numerado 9999.

No segundo jogo dos cálculos, as despesas dos departamentos indiretos são atribuídas novamente a cada um dos outros centros de custo, e enrolam finalmente acima nos centros e nos departamentos diretos de custo. Um departamento indireto é um tal como serviços de escritório, pessoais, ou finança, que fornece serviços de assistência ao descanso da agência. Um departamento direto, pelo contraste, realiza uma função básica particular da agência, tal como a administração de contratos federais.

No terceiro jogo dos cálculos, os custos indiretos que acumularam nos departamentos diretos em conseqüência dos primeiros dois alocamentos são atribuídos aos vários projetos em cima de que seus povos passaram o tempo durante o mês. No fim do processo de alocamento, todas as despesas devem ter sido atribuídas a um centro de custo particular dentro de um departamento direto e a um projeto particular.

A distinção entre custos diretos e indiretos é básica à contabilidade governamental. Em linhas gerais, os custos diretos podem ser associados diretamente com os projetos, quando os custos indiretos tiverem um relacionamento menos definitivo. Contudo, sua despesa beneficia o projeto até certo ponto. O sistema do custo-alocamento tenta atribuir razoavelmente uma parcela dos custos indiretos aos projetos.

Uma razão pela qual nós atravessamos este exercício é que muitos dos projetos estiveram desenvolvidos sob o contrato com o governo federal. Aqueles contratos permitem que a agência seja reembolsada para 80% das despesas do projeto até o número total de dólares na concessão, que inclui o reembolso para custos diretos e indiretos. Entretanto, os custos indiretos, para ser reimbursable, devem ter sido determinados por um método de cálculo que é fornecido em uma planta aprovada do custo-alocamento. Os cálculos devem inteiramente ser documentados, de modo que os revisores de contas federais dois ou três anos mais tarde possam verific que as cargas para o custo indireto estiveram atribuídas corretamente ao projeto. Na ausência de uma planta aprovada do custo-alocamento, inteiramente documentada e executada na conformidade com as directrizes federais, a alguma ou todos os custos indiretos reivindicada sob as concessões do projeto pôde ser recusado.

O método real de alocar custos segue um procedimento padrão, embora os fatores ou os elementos do detalhe envolvidos nos cálculos possam variar. A técnica básica é rachar artigos únicos de um dólar do custo em diversas quantidades menores, em cada um atribuída a um centro de custo ou no projeto. A separação particular depende em cima da base do alocamento que é escolhida tornar mais pesadas estas unidades em uma maneira equitativa.

No caso do espaço de escritórios alugado, por exemplo, de uma maneira justa alocar o custo do aluguel mensal pôde ser com base no número de pés quadrados do espaço que cada centro de custo ocupa no edifício. Se o departamento de finança ocupou 30% do espaço, deve ser carregado 30% do aluguel. No caso de alocar custos indiretos de um departamento aos projetos, os dólares do trabalho carregados aos projetos diferentes pelos empregados do departamento puderam ser meios apropriados da atribuição.

Cada tipo de despesa alocada exige seu próprio cálculo. Cada mês, mais de cem jogos separados dos cálculos devem ser feitos em um período de diversos dias para executar o procedimento three-step do alocamento descrito previamente. Aquela é minha responsabilidade do trabalho. Entretanto, eu executo principalmente uma função supervisória; o computador faz a maioria do trabalho. O que eu faço realmente cada mês é submeter o processamento de pedidos ao operador de computador, acompanhado de meu próprio cartão de segurança verde e, talvez, de uma plataforma de cartões perfurados, que especific que um determinado córrego de trabalho deve ser funcionado.

Um número do córrego de trabalho diz ao computador que tipo do processamento deve ser feito. Nós usamos abreviaturas, tais como JS-03 para o córrego de trabalho #3. Os córregos de trabalho são funcionados em uma seqüência particular cada mês para executar os alocamentos de custo, para fazer entradas aos clientes, e para imprimir os relatórios relacionados. Eu monitoro estes funcionamentos, verific para ver se há mensagens de erro e reconciliando os números que vieram das fontes diferentes. No ciclo da período-extremidade dos funcionamentos, eu trabalho pròxima com Roger Krebs, contabilista sênior responsável do livro- geral, que me notificam quando os alocamentos podem começar e que fecha mais tarde para fora o período. Cada um de nós tem uma idéia do que o outro está fazendo, mas a operação inteira é mais grande de uma pessoa.

Em um nutshell, minha parte neste processo pode ser definida pela seguinte série de córregos de trabalho: JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11, JS-31A, JS-09H, JS-5P1, e (após diversas mais entradas de jornal submetidas por outro), JS-10, JS-09, e JS-14. Dennis Wachholz, meu antecessor, configurou este, e, com modificações menores, continua a funcionar de acordo com sua concepção. Estes números do job-stream podem ter pouco significado a um estranho. A nós, entretanto, cujos os meios de subsistência dependem em cima da chamada para o funcionamento direito no momento adequado, meios de cada JS-número que funcionam um relatório particular ou que criam as transações particulares que afetam os clientes. O JS-11, por exemplo, compila e imprime os relatórios do centro de custo. O JS-09 chama adiante os relatórios do projeto. Os JS-09F, os JS-09G, e os JS-09H fazem os alocamentos de custo.

Como um ponto final da explanação, deixe-me dizer que o coração de nosso sistema de contabilidade computarizado é o número de cliente de 21 dígitos usou-se nas transações. Estes números são perfurados nas colunas apropriadas nos 80 cartões da coluna de modo que o computador possa reconhecer que cliente vai com que custo. O número de cliente de 21 dígitos consiste em diversos conjuntos menores de dígitos, que cada um designa uma característica do cliente.

Por exemplo, um número de cliente típico pôde ser: 01-501-03-181-2400-4-3701. Os “01” no primeiro conjunto de dígitos indica que a despesa estêve feita dos “01” financia, se não sabido como “o fundo geral”. Os” 501” no segundo conjunto designa “salários e salários”. Os dígitos subseqüentes, “03”, são um cliente ou um “menor secundário” da categoria “principal”, “501”. Tomados junto, nós chamamos estes dois campos, “501-03”, um “principal/menor”, que signifique os “salários e os salários - administrativos.” O conjunto de dígitos numerados “181” é uma designação funcional que siga a lista estandardizada de governo federal de funções do transporte. Os “2400” no conjunto seguinte indicam o centro de custo - neste caso, do “desenvolvimento trânsito”. O único dígito, “4”, é outra vez um código federal que indica a modalidade do transporte. Finalmente, os “3701” no fim do número de cliente representa o projeto. Um pôde observar que o número de cliente acima contem somente 19 dígitos, não 21. Dois mais espaços são reservados depois do conjunto do “projeto “caso que uma codificação do sub-project é exigida.

A beleza deste sistema, pelo menos em meus olhos, é que o computador pode diretamente identificar as características que são relevantes a um cálculo ou relatam, e pode desse modo combinar e acumular tipos relacionados de despesas, não obstante as características em outros campos. Por exemplo, pode calcular imediatamente as despesas totais até agora para o projeto 3701 fazendo a varredura de todos os clientes e adicionando acima dos contrapesos de todos os clientes cujos os números incluem “3701” na posição apropriada. sem essa capacidade da focalização em cima dos conjuntos particulares dentro do número de cliente, nosso sistema do custo-alocamento não seria possível.

No processo de alocamento, o computador puxa junto a informação de diversas fontes que são necessários fazer o cálculo. A estrutura deste cálculo é chamada do “uma tarefa custo-alocamento”. A tarefa estipula que números devem ser divididos em outros números durante os alocamentos por meio das posições numeradas sobre seu “relatório”. Alguns dos números são programados na tarefa e permanecem constantes. Outro são puxados dos jogos dos contrapesos em particular de clientes em um processo que nós chamemos “linha-genning”. Aqui toda a habilidade do computador de identificar explica tendo os mesmos dígitos em um conjunto relevante torna possível codificar as tarefas do “na lima da especificação relatório” em um período de tempo razoável.

Para cada alocamento, nós precisamos, naturalmente, os dólares da despesa a ser alocada. nós precisamos os fatores baixos de determinar as porcentagens que serão usadas para espalhar esta despesa entre os centros de custo ou os projetos diferentes. Nós precisamos de indicar os números de cliente a que estas despesas alocadas serão carregadas, de modo que o custo seja incluído no fundo, no centro de custo, no projeto, etc. apropriados. Todas estas peças devem ser codificadas no computador antes que os alocamentos mensais possam ser funcionados. A maioria da codificação das tarefas foi feita no início do ano. O método foi esperado permanecer o mesmos da revista mensal ao longo do ano.

Um tipo de despesa, que é alocada no primeiro jogo dos cálculos, pertence ao uso dos carros da equipe de funcionários da agência. Os empregados autorizados podem usar estes carros da associação de motor no curso de conduzir o negócio oficial. Quando um empregado recebe as chaves, ou igualmente recebem um cartão de crédito para comprar a gasolina e as outras finalidades como pôde ser exigido. Tais despesas, quando a agência recebe a conta, são consideradas system-wide despesas. Se não, o documento que seria exigido a fim atribuir o custo aos projetos ou aos centros de custo pôde derrotar a conveniência de manter tal frota. Nós decidimos alocar as despesas do equipe de funcionários-carro com base no número de carros atribuídos a cada centro de custo. Os cinco tipos diferentes de despesas relacionadas - gás e óleo, pneus, lavagem de carro, manutenção, e reboque - exigem cinco alocamentos de custo separados ser funcionados cada mês.

No fim do ano passado, eu obtive uma lista da pesquisa da atribuição provisória dos carros no ano de vinda, e nessa base setup as tarefas do custo-alocamento. subseqüentemente, embora, diversos dos carros foram trocados dentro, e carros novos foram adicionados, com o resultado esse o resultado que a distribuição de carros da equipe de funcionários aos centros de custo estêve mudada. Há pouco tempo, o cordeiro de Brian do departamento da pesquisa deu-me uma lista revisada das atribuições do equipe de funcionários-carro. Relatou que o director geral assistente tinha inquirido se os alocamentos puderam ser mudados para refletir as atribuições novas. (Nota: O cordeiro de Brian, então uma pessoa da equipe de funcionários no departamento da pesquisa, é agora director geral do trânsito do metro após uma restrição como a cabeça do departamento do veículo motorizado de Minnesota e do state' departamento de s da administração.) Normalmente nós tentamos não mudar alocamentos de custo no meio do ano; mas neste caso eu prometi fazer algo sobre ele.

Durante um momento de reposição no período de calma da metade do mês, eu recoded todas as linhas nas cinco tarefas que pertenceram à despesa do equipe de funcionários-carro, e submeti estas mudanças ao computador. essa parte foi lisamente bastante. Entretanto, quando veio hora de funcionar o primeiro alocamento no ciclo da período-extremidade, eu manchei cinco mensagens de erro no fim do relatório. estas mensagens disseram o “NA”, que eu penso meios “nenhum cliente” na lima. As mensagens igualmente indicaram o número da tarefa em que o erro tinha ocorrido. Após ter encontrado cada um das cinco tarefas, eu reconheci do número de cliente ao lado “NA” em cada página que o erro pertenceu ao alocamento de despesas do equipe de funcionários-carro ao departamento de pessoais, ou “no departamento dos recursos humanos” como é chamado agora. Todos os cinco números de cliente contiveram “5100” na posição do custo-centro, que é número do departamento de pessoal.

Eu puxei da lima minha folha de trabalho que sumariou as mudanças em atribuições do equipe de funcionários-carro. O carro na pergunta tinha sido atribuído ao treinamento, que é parte dos pessoais. O problema estava aquele nos pessoais precedentes da atribuição não foi atribuído nenhuns carros, mas teve agora um. De um lado, o departamento da segurança, que teve um carro na lista velha, não teve agora nenhuns. Conseqüentemente, eu tinha substituído o código do pessoal para a segurança em uma das linhas nas cinco tarefas.

Infelizmente, ao fazer isto, eu tinha negligenciado adicionar os números de cliente novos à lima mestra de livro- geral, que incorporou a codificação do pessoal. Nosso sistema informático exige todos os clientes novos ser põr sobre a lima com um cartão “01” antes que as despesas possam ser carregadas a seu número. Se não, o computador não reconhecerá o cliente, e gerará a mensagem de erro do “NA”. Neste exemplo, somente os cinco clientes que envolvem pessoais causaram um problema. Para os outros centros de custo, a lista nova mudou meramente o número de carros atribuídos. Seu esclarece a recepção da despesa alocada estavam já na lima. A fim corrigir agora os erros, I necessário para criar “01” cartões para os cinco clientes novos, perfura-os, e submete-o os cartões ao computador no JS-03.

Um outro pensamento cruzou momentaneamente minha mente. Geralmente quando nós criamos clientes novos, nós devemos igualmente setup para eles as posições do relatório, que acumularão seus contrapesos no computador para os relatórios do projeto. Nós chamamos esta “linha-genning” um cliente. o “Linha-gen” é curto para do “a geração linha-código”. Refere o processo de atribuir um código para o número de cliente, que se transforma uma posição de armazenamento para os custos cujo o total aparece em um ponto particular nos relatórios do projeto. Tipicamente, este código seria uma relatório-e-linha número. O código 13715, por exemplo, consultaria para alinhar 15 no relatório 137. A linha 15 pôde designar, deixou nos dizer, “materiais e fontes - outro”. O relatório 137 pôde ser o número do relatório para o projeto 2715. A Linha-genning é necessária para mover os dólares dos clientes pertinentes nas posições desejadas sobre os relatórios.

Neste exemplo, entretanto, eu raciocinei que era desnecessário ao linha-gen o cliente que acumulou a despesa do equipe de funcionários-carro do pessoal porque o pessoal era um departamento indireto. Somente as despesas dos departamentos diretos são alocadas aos projetos, e somente os relatórios do projeto ou os relatórios do projeto-sumário exigem a linha-genning. Com essa lógica, eu adicionei os cinco clientes novos à lima mestra, mas deixei a outra parte ir. Adicionando os clientes novos à lima, certamente, esclareça os erros que tinham aparecido no primeiro funcionamento do alocamento. Do mesmo modo, os segundos e terceiros alocamentos, assim como os relatórios do custo-centro e do projeto, foram funcionados sem um engate. Perto da extremidade do ciclo, embora, eu igualmente me preparo uma folha de trabalho que aliste os contrapesos year-to-date totais no esclarece despesas de cada fundo. Esta informação vem do contrapeso experimental de livro- geral e incluiria todos os clientes na lima. Nesta folha, o total dos clientes do experimentação-contrapeso é comparado com outros totais que vêm do relatório JS-10. O JS-10 é uma lista detalhada dos clientes os cujos totalizaram contrapesos aparecem nos relatórios do projeto.

Se um cliente não é linha-genned, seus dólares podem aparecer no contrapeso experimental, mas não no projeto relata. A finalidade de preparar a folha é manchar tais diferenças, para encontrar a fonte do erro, e fazer correções oportunas, antes do projeto relata-se que estão funcionados. Se não, se as diferenças não são reconciliadas, seria necessário mostrá-los como a reconciliação de artigos nas indicações quais vão aos comissários.

Em preparar a folha de trabalho este mês, eu observei uma diferença de $129.64 entre as despesas totais incluídas no contrapeso experimental e o total para o relatório #5 da matriz, que é um sumário de todas as despesas pelo fundo. Em meses precedentes outras diferenças tinham aparecido, mas nunca entre estes dois totais. Também, eu observei que pela primeira vez este ano a linha inferior no relatório 31 mostrou um contrapeso à excepção de zero. Este contrapeso era $129, arredondado ao dólar. Algo tinha sido feito obviamente durante o mês passado criar a discrepância. Onde o erro se encontrou?

Uma técnica para encontrar os erros ou as diferenças que têm aparecido pela primeira vez é examinar as folhas de codificação completadas recentemente para alcançar o computador. Eu mantenho uma lima destas folhas em um armário perto de minha mesa. A maioria das folhas pertenceram à codificação year-end de tarefas e de relatórios do custo-alocamento; não muitas entradas tinham sido feitas desde março. Conseqüentemente, não tomou por muito tempo para encontrar as folhas que tinham sido usadas para adicionar os cinco clientes novos à lima, representando a despesa do equipe de funcionários-carro do pessoal. Na perseguição quente, eu fui imediatamente à actualização do livro- geral, um funcionamento que alistasse todos os clientes na lima na ordem do explicar-número, junto com a abertura e contrapesos de fechamento e a mudança mensal atual. Eu anotei os dólares totais em cada cliente e tomei uma soma dos cinco contrapesos de cliente.

Está aqui o resultado:

Cliente
Uma quantidade
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
total
$129.64


Eu era afortunado ter encontrado tão rapidamente este. Que tinha acontecido? Eu recordei que eu tinha decidido não ao linha-gen estes clientes do detalhe porque o departamento 5100, pessoais, era um departamento indireto. Seus custos não seriam alocados aos projetos. Rectifique bastante. Entretanto, as despesas na maneira de carrossel de pessoal vão aos projetos porque, no segundo círculo dos alocamentos, os departamentos indiretos alocam custos aos departamentos diretos. Os $129.64 não lhes foram passados completamente dos pessoais de modo que os departamentos diretos, por sua vez, não distribuíssem estes dólares aos projetos.

Há um número do pseudo-relatório na tarefa do custo-alocamento para despesas de pessoal de distribuição a outros centros de custo, que acumula todos os custos para o alocamento. Eu devo ter, pelo menos, a linha-genned os clientes novos no que diz respeito a essa posição. Este número do pseudo-relatório era 42005, e devia ser encontrado no nível 16. Para confirmar minhas suspeitas, eu verific os clientes no JS-10 funcionado que compreendeu 42005. Sure bastante, nenhuns dos cinco clientes estavam lá.

Ordinariamente, os clientes que são adicionados à lima serão automaticamente linha-genned quando nós funcionamos um relatório JS-14. nós fazemos este pelo menos duas vezes um período. Aconteceu, embora, que nós tínhamos funcionado um JS-14 desde que a lista JS-10 foi produzida. Eu era curioso saber se os cinco clientes novos tinham sido linha-genned. Não tiveram. Duas explanações possíveis vieram ocupar-se. Em uma mão, os clientes não puderam ter sido linha-genned se o JS-14 foi funcionado em um período depois que os clientes tinham sido incorporados. Eu verific com o Roger para ver se nós tivemos fechado o período ainda. Não, o período estava ainda aberto. Conseqüentemente, o JS-10 e o JS-14 ambos tinham sido funcionados no mesmo período; de modo que não pudesse ter sido a razão. A outra possibilidade era que o cartão do computador se usou aos clientes linha-gen a 42005 tinha sido perfurado de modo que impedir que estes clientes particulares sejam incluídos. Eu puxei este cartão fora do armário de lima. Sim, o problema estava aqui.

Um diagrama do cartão que eu retirei do armário de lima é mostrado acima. O que isto faz é associar uma posição de armazenamento particular com os clientes particulares cujas as características são especific pelos dígitos perfurados em colunas pertinentes.

Os IL16 nas colunas 1 4 mostram esse pseudo-relatório número 42005, perfurado nas colunas 60 64, aparecem no nível 16, que é meramente uma subdivisão da memória de computador. Os “5” na coluna 7 especific que somente os clientes cujo o “major” começa com os 5 estarão selecionados. os “9” na coluna 20 determinam similarmente que somente os clientes cujo o campo do projeto começa com os 9 estarão selecionados. finalmente, os “5110” nas colunas 15 18 exigem que o campo do custo-centro contem aqueles dígitos particulares. As colunas que são deixadas em branco em um campo particular podem ser enchidas por todo o dígito; mas, se um dígito aparece em uma coluna, essa posição no número de cliente deve ser enchida por esse dígito. O cartão, lido no conjunto, diz que todos os números de cliente na lima cujo o major começa com os 5, cujo o projeto começa com os 9, e cujo o centro de custo é 5110 acumularão contrapesos na posição de armazenamento 42005 no nível 16.

A razão que os cinco números de cliente novos não eram linha-genned é que “5110” tiveram que encher a posição do custo-centro. Em lugar de, estes clientes tiveram “5100” nessa posição. Era o “1” na coluna 17 que fêz o prejuízo. Eu tinha põr o número departamental para pessoais no esclareço sua despesa do equipe de funcionários-carro um pouco do que o número do custo-centro. Era um compreensível, mas todavia prejudicial, erro. Em alguns casos, onde um departamento tem somente um centro de custo, o mesmo número é usado para designar o departamento e o centro de custo; mas não aqui, infelizmente.

A fim pegarar clientes com os 5100 ou os 5110 na posição do custo-centro, eu poderia criar um cartão linha-gen novo, que tivessem “51” perfurados nas colunas 15 e 16 mas que deixaria as colunas 17 e o espaço em branco 18. Alternativamente, eu poderia perfurar um cartão novo com os “5100” no campo do custo-centro e entrar isto ao computador ao deixar a linha-genning do cartão atual igualmente intata. O cartão novo com espaços em branco nas colunas 17 e 18 pareceu uma solução mais pura, de modo que fosse o que eu fiz. Eu codifiquei e perfurei um cartão linha-gen novo para o pseudo-relatório número 42005 e alimentei-o no computador em um JS-14C.

Então eu comecei querer saber: Se os custos que tinham sido distribuídos aos cinco clientes que contêm 5100 na posição do custo-centro tinham sido incluídos no contrapeso experimental mas não tinham sido alocados aos departamentos diretos, a seguir aqueles dólares devem ainda sentar-se nos clientes de departamento de pessoais. Mais dinheiro tinha entrado naqueles clientes durante o mês do que tinha saído. O contrapeso do término deve refletir o aumento. Eu soube exatamente onde verific essa teoria: o relatório do custo-centro para pessoais. Se os alocamentos tinham sido segurados corretamente, as despesas totais para este departamento devem ter sido transferidas para fora a outros departamentos, deixando um zero na linha inferior. Mas, como não foram segurados corretamente, eu esperei confiàvel que o contrapeso do término seria pelo menos $129.

Entretanto, aquele não era o caso. O contrapeso que permaneceu no centro de custo do pessoal depois que os alocamentos eram somente 41. Tomou-me um minuto ou dois para figurar para fora o que tinha acontecido. Durante a codificação year-end, eu tinha especific qual explica deve ser incluído no relatório do custo-centro do pessoal por meio dos cartões de controle. Estes cartões associaram números particulares do relatório com os números do custo-centro. Eu verific minhas folhas de codificação na gaveta e descobri que 5110 tinham sido especific porque os dígitos do custo-centro para os clientes incluídos neste relatório; mas meu número de cliente cinco teve 5100.

A conclusão era inegável: Qualquer um eu tive que mudar o cartão de controle para que o relatório JS-11 inclua somente clientes com os “5100” na posição do custo-centro - que seria provavelmente somente aqueles cinco clientes - ou então eu tive que mudar os números de cliente, substituindo 5110 para 5100 nessa posição, se certamente eu quis incluir aquelas despesas do equipe de funcionários-carro no relatório do custo-centro do pessoal. Eu quis inclui-los, não somente para a integralidade, mas também porque fazer de outra maneira deixaria consistentemente um contrapeso de crédito na linha inferior. Isso era porque eu tinha mudado já o cartão linha-gen para 42005 de modo que a despesa nos clientes que contêm 5100 fosse alocada para fora aos outros departamentos; entretanto, as mudanças precedentes 2 aqueles clientes não seriam admitidas ao relatório do custo-centro.

Curvando-se a esse destino, eu redid a codificação para as cinco tarefas do custo-alocamento e igualmente criei cinco números de cliente novos nos 01 cartões. Eu trouxe pedidos do job-stream a janeiro no quarto de computador para o JS-08 e o JS-03 respectivamente.

Algo incomodou-me ainda. Eu não soube o que o problema era, agora que tudo pareceu resolved, e essa incerteza combinou minhas preocupações. finalmente eu decidi que seria sábio tentar recuperar meus pedidos de dois job-stream antes de janeiro os alimentou no computador. Eu competi à janela do quarto de computador e vi meus formulários do pedido no contador. Estava demasiado atrasado. Os formulários tinham sido carimbados já antes que pulso de disparo, indicando que os cartões de trabalho tinham dirigido já o leitor.

De repente eu realizei o problema. Era toda direito submeter o JS-08 mas não o JS-03 que adicionou clientes novos. Eu não quis adicionar clientes novos neste tempo porque Roger teve não ainda fechado o período. O significado deste era que os clientes novos não seriam linha-genned a menos que eu submetesse um outro JS-14 no meio agora e um fechamento. Para, o JS-14 é embandeirado para processar somente clientes novos - isto é, aqueles que h foi adicionado durante o período atual e exige a linha-genning. Quando as entradas de fechamento são funcionadas, todos os clientes não processados estão mudados de “novo” a “velho”, que o faz inelegível para ser linha-genned pelo JS-14 nos períodos em seguida isso. Não pareceu prático funcionar agora um JS-14. Roger estava pronto para fechar a todo instante o período, e o JS-14 é um relatório de 800 páginas, tomando meias horas ao funcionamento e ao cálculo de gastos pelo menos $50.00. Era apenas demasiado caro para o que eu tive na mente.

Os clientes novos tinham sido adicionados já. As alternativas eram neste momento esperar até depois fechando-se e então ou ao linha-gen o cliente estes cinco à mão ou então suprimir d e re-add então os de modo que se transformassem clientes “novos”, elegível para a linha-genning pelo JS-14 quando nós a funcionamos outra vez em diversas semanas. Eu senti incômodo com a primeira alternativa: Cada linha-genned nova do cliente manualmente exigir-me-ia determinar cinco ou seis a linha diferente códigos. Embora houvesse uma lógica a cada número, eu não o compreendi completamente e tinha feito erros no passado. O JS-14 faria a linha-genning automaticamente e sem erros.

Conseqüentemente, eu opted para a alternativa B. O que foi exigido aqui, assim que eu supor, devi criar cinco cartões novos. Em cada cartão, um caráter da coluna seria mudado de um A (para “adicione") a um D (para “a supressão"). Eu conservaria ambos os jogos dos cartões. Então eu funcionaria os cartões do apagamento completamente primeiramente em um JS-03, e então os cartões da adição em um outro JS-03, de modo que os mesmos clientes que tinham sido suprimidos fossem põr imediatamente para trás sobre a lima. A única diferença seria que estes clientes seriam agora “novos”.

Eu pensei que eu devo tocar na base com o Roger a respeito de minhas plantas. Ele informado mim que o computador não aceitaria o apagamento e a adição sucessivos de números de cliente. Embora os clientes pudessem ser mudados ao status da “supressão”, não obstante permaneceriam na lima. E, contanto que os clientes estavam na lima, o computador não permitiria que os mesmos clientes “fossem adicionados”. Para começ em torno deste problema, eu h teria que funcionar um JS-17 entre os dois funcionamentos JS-03. O JS-17 retiraria a “supressão marcada clientes” a lima. O segundo JS-03 adicioná-los-ia à lima outra vez.

Eu segui a sugestão de Roger. O impresso do primeiro JS-03 confirmou que os clientes tinham sido mudados ao status da “supressão”. o JS-17 não gerou nenhum relatório, mas eu supor que tinha funcionado com sucesso. Finalmente, eu funcionei o segundo JS-03 com “adiciono” cartões. Quando o impresso voltou, eu li, a minha surpresa, “INV ADICIONO”, que significou que as adições tentadas eram inválidas.

Roger não soube o que fazer deste, e nenhuns fêz o I. Nosso somente recurso era chamar o raio Deeb, programador-analista sênior. O raio gasta uma quantidade de tempo considerável que põr para fora fogos em nosso departamento. quando o raio chegou, eu expliquei-lhe como eu tinha tentado suprimir e adicionar de clientes funcionando o JS-17 in-between. “Sim, mas você deveu ter funcionado um JS-16 antes que você funcionou os 17”, raio respondeu. Disse que estêve irritado de que o quarto de computador tinha põr o JS-17 através. havia uma nota dele com os cartões de controle que pede para ser notificado sempre que o JS-17 foi pedido.

O raio explicou que o JS-17 fêz com que ao livro- geral a lima mestra fosse para trás ao ponto quando o último JS-16 (que cria uma tomada alternativa para finalidades da segurança) foi funcionado. “É possível você fêz algum dano,” raio comentou. Eu recordei por último ter funcionado um JS-16 três ou quatro dias mais cedo, no início do procedimento de fechamento da período-extremidade. Se aquele era o último funcionamento JS-16, seria necessário que eu repita todo o custo-alocamento funciona, actualizações, e relatórios. O raio sugeriu que eu pedisse um contrapeso experimental atual no JS-07 para comparar com nosso contrapeso experimental de uma período-extremidade mais adiantada. Esperançosamente, os dois seriam os mesmos.

Dez minutos irradia mais tarde retornado, todo sorri. “Você está no espaço livre.” Como parte do procedimento de fechamento de Roger, um JS-13B tinha sido funcionado, que tivesse um JS-16 tacheado na parte dianteira. JS-16 de Roger foi funcionado assim antes que eu adicionei os cinco clientes, mas antes que eu comecei a série dos apagamentos JS-03, das adições JS-17, e JS-03. O JS-17 trouxe coisas de volta ao ponto onde os cinco clientes novos estavam na lima. Isto explicou a mensagem de erro: Adição inválida.

O período era agora fechado, e eu era de volta ao estágio de ter cinco clientes não desejados na lima mestra. Porque as matérias estiveram, estes clientes não seriam linha-genned pelo JS-14 seguinte porque eram “velhos” - devido ao closing de Roger. Além disso, eu pesei as alternativas: ou permitindo que os clientes permaneçam na lima e na linha-genning elas à mão, ou então fazendo os elegível para ser linha-genned automaticamente mais atrasada no período suprimindo dos clientes com um JS-03, funcionando um JS-16 e um JS-17, e então adicionando os para trás em um outro JS-03.

Eu pensei que eu pude tentar a linha-genning manual esta vez, mas por outro lado outro, o problema não relacionado levantou-se que exigiu minha atenção imediata. Eu scribbled uma nota a mim mesmo sobre os cinco clientes unreconstructed. Um dia mais tarde, este projeto foi esquecido quase. Mas por outro lado minha nota lembrou-me que restante lá uma extremidade frouxa a amarrar antes do fim de semana. Tomando uma respiração profunda, eu submeti o JS-03, e então o JS-16, o JS-17, e o segundo JS-03. Quando o último funcionamento estava pronto, eu perscrutei ansiosamente em uma página interna do impresso e, a meu relevo imenso, lido abaixo de cada um dos cinco números de cliente, “GRAVE ADICIONADO”.

Eu devo admitir que a discrepância $129.64 estêve corrigida nunca nesse relatório de período. Mas sua causa foi tratada pelo menos. Nos períodos futuros, eu sinto completamente confiável que o departamento de pessoais estará carregado sua parte cheia das despesas do equipe de funcionários-carro, e que este custo aparecerá nos relatórios do custo-centro e do projeto. Entrementes, eu ganhei uma outra experiência de aprendizagem. quando o computador puder ser um nitpicker, não é vingativo ou ilógico. Eventualmente, os enganos podem ser resolved.

 

 

 

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