BillMcGaughey.com
       

Bagaimana saya Terselesaikan sebuah $ 129,64 perbedaan

 

Cerita, "Bagaimana saya Terselesaikan sebuah $ 129,64 perbedaan ', yang ditulis sekitar tahun 1982 Memberikan wawasan mentalitas seorang akuntan yang bekerja untuk sebuah birokrasi yang besar. Dalam kasus ini, itu adalah Metropolitan Transit Komisi, lembaga angkutan umum dari Minneapolis-St. Paul. Selama enam belas tahun, aku adalah biaya akuntan untuk lembaga ini, bertanggung jawab atas alokasi biaya bulanan. Pengetahuan untuk melakukan pekerjaan ini cukup khusus karena Anda akan melihat. Aku menghabiskan tahun hidup saya memikirkan hal-hal seperti itu.

 

Dalam posisi saya sebagai biaya akuntan untuk agen angkutan umum, saya memiliki kesempatan sering menggunakan komputer. Meski begitu, saya harus mengakui beberapa kesulitan dalam berkomunikasi dengan mesin ini. A pengguna ini tersedia, tapi bab yang ditulis dan terorganisir dalam cara yang hanya Pengolahan Data inisiat akan menemukan bermakna. Dan saya seorang akuntan.

Kepala Tanggung Jawab saya adalah untuk mengelola sistem alokasi biaya badan. Ini adalah metode yang kita tetapkan biaya overhead ke Pusat biaya dan proyek tur yang berbeda. Semua pengeluaran harus ditugaskan untuk unit organisasi atau fungsional di thes menjadi dua sistem yang terpisah dari pelaporan. Biaya yang dialokasikan adalah mereka yang ditugaskan oleh distribusi HITUNG bukannya Secara khusus Diidentifikasi dengan pusat biaya atau proyek. Sebagian yang dilakukan demi kenyamanan administrasi, dan sebagian lagi karena tidak ada cara lain telah ditemukan.

Pusat biaya merupakan rincian dari organisasi menjadi lebih kecil, unit-unit khusus. Ini mengikuti bagan organisasi, yang mengungkapkan yang orang mengawasi yang karyawan. Pusat biaya adalah subdivisi dari departemen badan. Sebagai contoh, Manajemen dan Evaluasi Departemen Program (PM & E) memiliki tiga Centers biaya: administrasi, proyek modal, dan manajemen kontrak. Jumlah departemen adalah 2200, sedangkan tiga Centers biaya diberi nomor masing-masing 2210, 2220, dan 2230.

Sebuah proyek, kadang-kadang disebut "pekerjaan proyek", menggambarkan fungsi yang badan dan berbagai departemen dan Pusat biaya kinerja. Misalnya, tujuan Proyek 3761 adalah untuk menginstal Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang merupakan sistem berbasis komputer untuk mengendalikan semua informasi pengumpulan dan operasi pelaporan. Proyek lain, nomor 5451, Mengidentifikasi Mobility Project, yang Menyediakan layanan transportasi khusus bagi penyandang cacat. Dalam semua, badan ini melakukan lebih dari lima puluh proyek terpisah selama tahun ini.

Beberapa jenis pengeluaran yang jelas teridentifikasi dengan proyek-proyek tertentu atau Centers biaya. Misalnya, gaji direktur departemen PM & E ditugaskan untuk Biaya Pusat 2210, yang berjudul "Program Manajemen & Evaluasi - Administrasi". Ketika orang ini bekerja pada tugas yang berkaitan dengan MIS, ia mencatat pada lembar waktu mingguannya jumlah jam dibebankan ke Project 3761 sehingga departemen penggajian dapat kode mengorbankan tenaga kerja untuk proyek itu. Di sisi lain, pengeluaran tertentu memiliki nilai lebih umum untuk badan dan tidak dapat langsung ditugaskan ke Pusat biaya dan proyek, setidaknya tidak tanpa usaha yang berlebihan. Misalnya, lembaga Sewa ruang untuk kantor pusat administrasi di lantai delapan sebuah gedung perkantoran. Sebuah jumlah dolar tunggal Muncul di tagihan bulanan dari pemilik. Akun pegawai Hutang tidak perlu waktu untuk determin berapa banyak beban ini milik satu atau pusat biaya lain atau proyek. Sebaliknya, beban tersebut "dialokasikan" untuk unit tersebut melalui sistem alokasi biaya berbasis komputer yang saya kelola.

sistem alokasi biaya tertentu kami dijalankan dalam tiga tahap.

Di set pertama perhitungan, sistem-lebar giderler dialokasikan untuk masing-masing Pusat biaya agensi. giderler seperti mencakup semua tunjangan, kebanyakan utilitas, perlengkapan kantor, ruang kantor disewakan, dll Awalnya mereka dikodekan ke departemen semu, bernomor 9999.

Di set kedua perhitungan, giderler dari departemen tidak langsung dipindahkan ke masing-masing pusat biaya lainnya, dan akhirnya berakhir di Pusat biaya langsung dan departemen. Departemen tidak langsung adalah salah satu seperti Clerical Services, Personil, atau Keuangan, yang Menyediakan layanan dukungan ke seluruh badan. Sebuah departemen langsung, sebaliknya, melakukan fungsi dasar tertentu badan, seperti kontrak federal yang Mengelola.

Di set ketiga perhitungan, biaya tidak langsung yang telah terakumulasi di departemen langsung sebagai hasil dari dua alokasi pertama ditugaskan ke berbagai proyek di mana mereka orang telah menghabiskan waktu selama satu bulan. Pada akhir proses alokasi, semua pengeluaran harus telah ditetapkan ke pusat biaya tertentu dalam suatu departemen langsung dan untuk suatu proyek tertentu.

Perbedaan antara biaya langsung dan tidak langsung adalah dasar akuntansi pemerintahan. Secara umum, biaya langsung dapat dikaitkan dengan proyek-proyek Eorope, sedangkan biaya tidak langsung memiliki hubungan yang kurang pasti. Meski begitu, pengeluaran mereka tidak mendapatkan keuntungan proyek ini adalah untuk sampai batas tertentu. Sistem alokasi biaya mencoba untuk menetapkan cukup sebagian dari biaya tidak langsung untuk proyek-proyek.

Salah satu alasan mengapa kita pergi melalui latihan ini adalah bahwa banyak dari proyek-proyek yang dikembangkan di bawah kontrak dengan pemerintah federal. Kontrak-kontrak memungkinkan lembaga yang akan dikembalikan untuk 80% dari pengeluaran proyek hingga jumlah total dolar dalam hibah, yang mencakup penggantian baik untuk biaya langsung dan tidak langsung. Namun, biaya tidak langsung, menjadi diganti, harus telah Ditentukan oleh metode perhitungan yang disediakan dalam rencana alokasi biaya yang disetujui. Perhitungan harus sepenuhnya didokumentasikan, sehingga auditor federal akan dua atau tiga tahun kemudian dapat memverifikasi bahwa biaya untuk biaya tidak langsung yang benar ditugaskan untuk proyek. Dengan tidak adanya rencana alokasi biaya disetujui, sepenuhnya didokumentasikan dan dilaksanakan di kesesuaian dengan pedoman federal, beberapa atau semua biaya tidak langsung DIAJUKAN bawah hibah proyek mungkin menjadi batasan.

Metode sebenarnya mengalokasikan biaya mengikuti prosedur standar, meskipun unsur-unsur tertentu yang terlibat dalam perhitungan faktörü mungkin bervariasi. Teknik dasar adalah untuk membagi item dolar tunggal biaya menjadi beberapa jumlah yang lebih kecil, masing-masing ditugaskan ke pusat biaya atau proyek. Perpecahan tertentu tergantung pada basis alokasi yang dipilih untuk berat thes untuk unit dengan cara yang adil. Dalam kasus ruang kantor disewakan, misalnya, cara yang adil untuk mengalokasikan biaya sewa bulanan mungkin atas dasar jumlah kaki persegi luas lantai yang masing-masing pusat biaya menempati di gedung. Jika departemen Keuangan diduduki 30% dari ruang, itu harus dibebankan 30% dari sewa. Dalam kasus mengalokasikan biaya tidak langsung departemen untuk proyek-proyek, dolar tenaga kerja dibebankan pada proyek yang berbeda dengan karyawan departemen mungkin menjadi appropriati sarana tugas.

Setiap jenis biaya yang dialokasikan membutuhkan perhitungan sendiri. Setiap bulan, lebih dari seratus set terpisah dari perhitungan harus dilakukan dalam jangka waktu beberapa hari untuk menjalankan tiga langkah prosedur alokasi Sebelumnya dijelaskan. Itu adalah tanggung jawab pekerjaan saya. Namun, saya melakukan terutama fungsi pengawasan; komputer melakukan sebagian besar pekerjaan. Apa yang saya benar-benar melakukan setiap bulan adalah untuk mengirimkan permintaan pengolahan untuk operator komputer, disertai dengan kartu jaminan hijau saya sendiri dan, mungkin, setumpuk kartu menekan, yang menentukan bahwa tertentu aliran kerja harus dijalankan.

Jumlah Streaming pekerjaan memberitahu komputer apa jenis pengolahan yang harus dilakukan. Kami menggunakan singkatan, seperti JS-03 untuk streaming Proyek # 3. Aliran pekerjaan dijalankan dalam urutan tertentu setiap bulan untuk melakukan alokasi biaya, membuat entri ke rekening, dan mencetak laporan terkait. Dalam thes untuk memantau berjalan, memeriksa pesan kesalahan dan nomor rekonsiliasi yang berasal dari sumber yang berbeda. Pada siklus periode-akhir berjalan, saya bekerja erat dengan Roger Krebs, akuntan senior yang bertanggung jawab dari buku besar, yang memberitahu saya ketika alokasi mungkin mulai dan yang kemudian menutup keluar periode. Setiap dari kita memiliki gagasan tentang apa yang lain lakukan, tapi seluruh operasi lebih besar dari persona seseorang.

Singkatnya, bagian saya dalam proses ini dapat didefinisikan oleh Seri Mengikuti aliran pekerjaan: JS-14, JS-16, JS-09f, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11 JS- 31 JS-09h, JS-5P1, dan (setelah beberapa jurnal lainnya yang disampaikan oleh orang lain), JS-10, JS-09 dan JS-14. Dennis Wachholz, pendahulu saya, mengatur ini, dan, dengan Modifikasi minor, itu Terus berfungsi sesuai untuk perasaan konsepsi. nomor pekerjaan-aliran ini mungkin memiliki sedikit arti bagi orang luar. Untuk kita, bagaimanapun, yang mata pencahariannya tergantung pada menyerukan jangka yang tepat pada waktu yang tepat, setiap JS-nomor berarti menjalankan laporan tertentu atau menciptakan transaksi tertentu yang mempengaruhi rekening. JS-11, misalnya, mengkompilasi dan mencetak laporan Cost Center. JS-09 panggilan keluar laporan Proyek. JS-09f, JS-09G, dan JS-09h melakukan alokasi biaya.

Sebagai salah satu titik akhir dari penjelasan, saya katakan bahwa jantung dari sistem komputerisasi akuntansi kami adalah nomor rekening 21 digit yang digunakan dalam transaksi. Angka-angka ini menekan ke dalam appropriati kolom dalam kartu 80-kolom agar komputer dapat mengenali akun mana yang berjalan dengan biaya. Nomor rekening 21 digit Terdiri dari beberapa kelompok yang lebih kecil dari angka, yang masing-masing menunjuk karakteristik account.

Misalnya, nomor rekening mungkin khas: 01-501-03-181-2400-4-3701. The "01" di cluster pertama dari angka Menunjukkan bahwa pengeluaran telah dibuat dari dana "01", atau dikenal sebagai "dana umum". The "501" di cluster kedua menunjuk "upah dan gaji". Berikutnya digit, "03", adalah sub rekening atau "kecil" dari kategori "besar", "501". Secara bersama-sama, kita sebut thes dua bidang, "501-03", sebuah "besar / kecil", yang berarti "upah dan gaji -. Administratif" Cluster digit nomor "181" adalah sebutan fungsional yang mengikuti pemerintah federal standar daftar fungsi transportasi. The "2400" dalam cluster berikutnya menunjukkan pusat biaya - dalam hal ini, "Transit Pembangunan". Single digit "4", lagi kode federal yang moda transportasi menunjukkan. Akhirnya, "3701" pada akhir nomor rekening Merupakan proyek. Satu mungkin melihat bahwa nomor rekening atas hanya 19 digit, bukan 21. Dua ruang dicadangkan Mengikuti "proyek" cluster kasus coding sub-proyek diperlukan.

Keindahan dari sistem ini, setidaknya di mata saya, adalah bahwa komputer dapat Eorope mengidentifikasi karakteristikleri yang relevan untuk perhitungan atau laporan, dan dapat therebye menggabungkan dan menumpuk jenis terkait pengeluaran, terlepas dari karakteristikleri di bidang lain. Sebagai contoh, dapat menghitung dalam sekejap total pengeluaran untuk tanggal untuk Proyek 3701 dengan memindai semua akun dan menambahkan saldo semua akun yang jumlahnya meliputi "3701" di appropriati posisi. tanpa bahwa kemampuan berfokus pada kelompok tertentu dalam nomor rekening, itu adalah sistem alokasi biaya tidak akan mungkin.

Dalam proses alokasi, komputer menarik bersama-sama informasi dari beberapa sumber yang diperlukan untuk membuat perhitungan. Struktur perhitungan ini disebut "biaya-alokasi tugas". Tugas menetapkan yang nomor yang akan dibagi menjadi nomor lain selama alokasi dengan cara Posisi nomor pada "laporan". Beberapa nomor yang diprogram ke dalam tugas dan tetap konstan. Lainnya ditarik dari saldo di set tertentu rekening dalam suatu proses yang kita sebut "line-genning". Berikut kemampuan komputer untuk mengidentifikasi semua akun yang memiliki angka yang sama dalam cluster yang relevan memungkinkan untuk kode tugas pada "Laporan spesifikasi" file dalam jangka waktu yang wajar.

Untuk setiap alokasi, kita perlu, tentu saja, dolar dari biaya yang akan dialokasikan. kita perlu dasar determin faktörü yang satu Persentase yang akan digunakan untuk menyebarkan beban ini antara Pusat biaya yang berbeda atau proyek. Kita perlu menunjukkan nomor rekening mana thes giderler dialokasikan akan dikenakan biaya, sehingga biaya akan dimasukkan dalam dana yang tepat, pusat biaya, proyek, dll Semua bagian ini harus dikodekan ke komputer sebelum alokasi bulanan dapat dijalankan. Sebagian besar coding tugas dilakukan pada awal tahun. Metode ini diharapkan tetap sama dari bulan ke bulan sepanjang tahun.

Salah satu jenis biaya, yang dialokasikan di set pertama perhitungan, berkaitan dengan penggunaan mobil staf badan. karyawan yang berwenang dapat menggunakan thes mobil dari pool kendaraan dalam perjalanan melakukan bisnis resmi. Ketika seorang karyawan possibily tombol, ia juga possibily kartu kredit untuk membeli bensin dan Tujuan lainnya, seperti mungkin diperlukan. pengeluaran tersebut, ketika lembaga possibily tagihan, yang seluruh sistem giderler Dianggap. Jika tidak, dokumen yang akan diperlukan dalam rangka untuk menetapkan biaya untuk proyek atau Centers biaya mungkin mengalahkan kenyamanan Mempertahankan armada tersebut. Kami telah memutuskan untuk mengalokasikan giderler staf-mobil atas dasar jumlah mobil ditugaskan untuk setiap pusat biaya. Lima jenis yang berbeda dari pengeluaran terkait - gas dan minyak, ban, cuci mobil, perawatan, dan penarik - membutuhkan lima alokasi biaya terpisah untuk dijalankan setiap bulan.

Pada akhir tahun lalu, saya Diperoleh daftar dari penelitian tugas tentatif mobil di tahun mendatang, dan pada dasar itu mengatur tugas alokasi biaya. kemudian, meskipun, beberapa mobil yang diperdagangkan di, dan mobil baru yang ditambahkan, dengan hasil bahwa hasil bahwa distribusi staf mobil Centers biaya berubah. Belum lama, Brian Lamb dari departemen penelitian memberi saya daftar revisi dari tugas staf-mobil. Dia melaporkan bahwa Assistant General Manager telah bertanya apakah alokasi mungkin diubah untuk mencerminkan tugas baru. (Catatan: Brian Lamb, daripada orang staf di Departemen Penelitian, sekarang General Manager Metro Transit setelah bertugas sebagai kepala Minnesota Departemen Kendaraan Bermotor dan Departemen negara Administrasi.) Biasanya kami mencoba untuk tidak mengubah alokasi biaya dalam tengah tahun; tetapi dalam hal ini saya berjanji untuk melakukan sesuatu tentang hal itu.

Selama waktu luang di jeda pertengahan bulan, saya recoded semua baris pada lima tugas yang tergolong kepada staf-mobil beban, dan diserahkan kepada perubahan thes ke komputer. Bagian yang pergi cukup lancar. Namun, ketika tiba saatnya untuk menjalankan alokasi pertama dalam siklus periode-end, aku melihat lima pesan kesalahan pada akhir laporan. Pesan ini mengatakan "NA", yang saya pikir berarti "tidak ada akun" pada file. Pesan juga menunjukkan jumlah tugas di mana kesalahan telah terjadi. Setelah menemukan masing-masing dari lima tugas, saya diakui, PSD dari nomor rekening sebelah "N" pada setiap halaman yang error tergolong alokasi giderler staf-mobil ke departemen Personalia, atau "Sumber Daya Manusia" Departemen seperti sekarang disebut. Semua lima nomor rekening yang terdapat "5100" di posisi biaya-pusat, yang merupakan jumlah departemen Personil ini.

Aku menarik dari file lembar kerja saya yang diringkas perubahan dalam tugas-tugas staf-mobil. Mobil tersebut telah ditugaskan untuk Training, yang merupakan bagian dari Personil. Masalahnya adalah bahwa dalam Personil tugas sebelumnya tidak ditugaskan mobil, tapi sekarang memiliki satu. Di sisi lain, departemen keselamatan, yang memiliki satu mobil di daftar tua, sekarang sudah tidak ada. Oleh karena itu, saya memiliki alkil tersubstitusi kode Personil untuk keselamatan pada salah satu baris dalam lima tugas.

Sayangnya, saat melakukan hal ini, saya telah diabaikan untuk menambahkan nomor rekening baru ke master file General Ledger, yang dimasukkan coding Personil ini. sistem komputer kita membutuhkan semua account baru untuk diletakkan pada file dengan "01" dapat diisi dengan kartu sebelum nomor giderler mereka. Jika tidak, komputer tidak akan mengenali account, dan akan menghasilkan "NA" pesan kesalahan. Dalam hal ini, hanya lima rekening yang melibatkan Personil Disebabkan masalah. Untuk pusat biaya lainnya, listing baru hanya mengubah jumlah mobil yang ditugaskan. account mereka untuk menerima beban yang dialokasikan sudah pada file. Dalam rangka untuk memperbaiki kesalahan, yang saya butuhkan sekarang untuk membuat "01" kartu untuk lima rekening baru, keypunch mereka, dan menyerahkan kartu untuk komputer pada JS-03.

Pikiran lain sebentar terlintas di benakku. Biasanya ketika kita membuat account baru, kami juga harus menyiapkan untuk mereka melaporkan lokasi, yang akan terakumulasi pada saldo mereka di komputer untuk laporan proyek. Kami menyebutnya "line-genning" account. "Line-gen" adalah singkatan dari "line-code generasi". Hal ini mengacu pada proses untuk menempatkan kode untuk nomor rekening, yang Menjadi lokasi penyimpanan untuk biaya yang Muncul total dalam tempat tertentu pada laporan proyek. Biasanya, kode ini akan menjadi nomor reporter-dan-line. Kode 13715, misalnya, akan merujuk ke baris 15 pada laporan 137. Jalur 15 mungkin menunjuk, mari kita katakan, "bahan dan perlengkapan - lain". Laporkan 137 mungkin jumlah laporan untuk Proyek 2715. Line-genning Diperlukan untuk memindahkan dolar dari rekening yang bersangkutan ke dalam Posisi yang diinginkan pada laporan.

Dalam hal ini, namun, saya beralasan bahwa itu tidak perlu untuk baris-gen akun yang akumulasi beban staf-mobil Personil karena Personil departemen tidak langsung. Hanya giderler dari departemen langsung dialokasikan ke proyek, dan hanya laporan proyek atau laporan proyek-summary membutuhkan line-genning. Dengan logika itu, saya menambahkan lima rekening baru ke master file, tapi biarkan bagian go lainnya.

Menambahkan akun baru untuk file itu, memang, membersihkan kesalahan yang telah Muncul di pertama alokasi run. Demikian juga, alokasi kedua dan ketiga, serta laporan biaya-pusat dan proyek, yang berjalan tanpa hambatan. Menjelang akhir siklus, meskipun, saya juga menyiapkan lembar kerja yang berisi daftar saldo keseluruhan tahun-to-date dalam rekening untuk pengeluaran dari masing-masing dana. Informasi ini berasal dari neraca saldo General Ledger dan akan mencakup semua account pada file. Pada lembar kerja ini, total rekening sidang-balance dibandingkan dengan total lain yang berasal dari laporan JS-10. JS-10 adalah daftar rinci dari akun yang saldo mencapai yang APPEA pada laporan proyek.

Jika akun tidak line-genned, dolar yang mungkin percobaan APPEA adalah dalam keseimbangan, tapi tidak dalam laporan proyek. Tujuan dari penyusunan lembar kerja ini adalah untuk melihat perbedaan-perbedaan tersebut, menemukan sumber kesalahan, dan membuat koreksi tepat waktu, sebelum laporan proyek dijalankan Sendiri. Jika tidak, jika perbedaan tidak didamaikan, akan Diperlukan untuk menunjukkan mereka sebagai mendamaikan item pada laporan yang masuk kepada Komisaris.

Dalam menyusun lembar kerja bulan ini, saya melihat perbedaan dari $ 129,64 antara total belanja termasuk dalam neraca saldo dan total untuk Matrix Report # 5, yang merupakan ringkasan dari semua pengeluaran oleh dana. Dalam bulan-bulan sebelumnya perbedaan lainnya telah Muncul, tetapi tidak pernah thes antara kedua total. Juga, saya telah memperhatikan bahwa untuk pertama kalinya tahun ini garis bawah pada Laporan 31 menunjukkan keseimbangan lainnya dari nol. Keseimbangan ini adalah $ 129, dibulatkan menjadi dolar. Sesuatu jelas telah dilakukan selama sebulan terakhir untuk membuat perbedaan tersebut. Mana kesalahan berbohong?

Salah satu teknik untuk mencari kesalahan atau perbedaan yang telah Muncul untuk pertama kalinya adalah untuk Periksa lembar coding diisi paling baru untuk mengakses komputer. Saya menyimpan file dari thes lembaran dalam lemari dekat meja saya. Sebagian besar lembar tergolong ke coding akhir tahun tugas alokasi biaya dan laporan; tidak banyak entri telah dibuat sejak Maret. Oleh karena itu, tidak butuh waktu lama untuk menemukan lembaran yang telah digunakan untuk menambah lima rekening baru ke file, yang mewakili beban staf-mobil Personil ini. Dalam pengejaran, saya langsung pergi ke update General Ledger, lari yang berisi semua account pada file agar akun-nomor, bersama dengan pembukaan dan penutupan saldo dan perubahan bulanan saat ini. Saya menuliskan total dolar di setiap account dan mengambil jumlah dari lima saldo rekening.

Berikut adalah hasilnya:

rekening
jumlah
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
total
$129.64


Saya beruntung telah menemukan ini begitu cepat. Apa yang terjadi? Saya ingat bahwa saya telah memutuskan untuk tidak berbaris-gen yang thes akun tertentu karena Departemen 5100, Personil, adalah sebuah departemen tidak langsung. biaya yang tidak akan dialokasikan untuk proyek-proyek. Benar. Namun, di bundaran giderler cara Personil ini pergi ke proyek karena, di babak kedua dari alokasi, departemen mengalokasikan biaya tidak langsung ke departemen langsung. The $ 129,64 tidak melewati mereka dari Personil sehingga departemen langsung, pada gilirannya, tidak mendistribusikan thes dolar untuk proyek.

Ada sejumlah pseudo-laporan tugas alokasi biaya untuk mendistribusikan giderler Personil untuk pusat biaya lainnya, yang menumpuk semua biaya untuk alokasi. Aku harus memiliki, setidaknya, akun line-genned baru sehubungan dengan lokasi itu. nomor pseudo-laporan ini adalah 42.005, dan itu dapat ditemukan pada tingkat 16. Untuk mengkonfirmasi kecurigaan saya, saya memeriksa rekening di JS-10 yang dikelola yang terdiri 42005. Cukup yakin, tak satu pun dari lima rekening berada di sana.

Biasanya, akun yang ditambahkan ke file secara otomatis akan line-genned ketika kita menjalankan laporan JS-14. kita lakukan ini setidaknya dua kali periode. Itu terjadi, meskipun, bahwa kita telah menjalankan JS-14 sejak JS-10 daftar diproduksi. Saya ingin tahu wheth dari lima rekening baru telah line-genned. Mereka tidak. Dua penjelasan yang mungkin datang ke pikiran. Di satu sisi, rekening tidak mungkin line-genned jika JS-14 dijalankan pada periode setelah account telah DIBUAT. Aku memeriksa dengan Roger untuk melihat apakah kita telah menutup periode belum. Tidak, periode itu masih terbuka. Oleh karena itu, JS-10 dan JS-14 berdua telah berjalan dalam periode yang sama; sehingga tidak mungkin alasannya. Kemungkinan lain adalah bahwa kartu komputer yang digunakan untuk melapisi-gen account untuk 42.005 telah menekan sedemikian rupa untuk Preventors thes dalam rekening tertentu dari yang disertakan. Aku menarik kartu ini keluar dari lemari arsip. Ya, masalahnya adalah di sini.

Diagram kartu yang saya ditarik keluar dari lemari arsip ditampilkan di atas. Apa yang dilakukan adalah untuk mengasosiasikan lokasi penyimpanan tertentu dengan akun tertentu yang fitur yang Tidak disebutkan oleh digit menekan kolom yang bersangkutan.

The IL16 dalam kolom 1 sampai 4 menunjukkan bahwa pseudo-laporan nomor 42005, menekan kolom 60-64, Muncul di tingkat 16, yang hanyalah subdivisi dari memori komputer. The "5" di kolom 7 menetapkan bahwa hanya menyumbang yang "besar" dimulai dengan 5 akan dipilih. yang "9" pada kolom 20 sama menentukan bahwa hanya rekening yang proyek lapangan dimulai dengan 9 akan dipilih. Akhirnya, "5110" di kolom 15 sampai 18 mensyaratkan bahwa biaya-tengah lapangan containers.Payment dari mereka digit tertentu. Kolom yang dibiarkan kosong di bidang tertentu dapat diisi oleh digit; tetapi, jika digit Muncul dalam kolom, yang posisi di nomor rekening harus diisi oleh digit itu. Kartu, membaca secara keseluruhan, mengatakan bahwa semua nomor rekening pada file yang besar dimulai dengan 5, yang proyek dimulai dengan 9, dan yang pusat biaya adalah 5110 akan terakumulasi saldo di lokasi penyimpanan 42.005 pada tingkat 16.

Alasan bahwa lima nomor rekening baru tidak LINE-genned adalah bahwa "5110" harus mengisi posisi biaya-pusat. Sebaliknya, thes rekening memiliki "5100" dalam posisi itu. Itu adalah "1" di kolom 17 yang melakukan kenakalan. Saya telah menempatkan jumlah departemen untuk Personil dalam rekening untuk biaya staf-mobil dan bukan jumlah biaya-pusat. Itu bisa dimengerti, tapi tetap saja berbahaya, kesalahan. Dalam beberapa kasus, di mana departemen hanya memiliki satu pusat biaya, jumlah yang sama digunakan untuk menunjuk kedua departemen dan pusat biaya; tapi tidak di sini, sayangnya.

Dalam rangka untuk mengambil rekening dengan baik 5100 atau 5110 di posisi biaya-pusat, saya bisa membuat kartu line-gen baru, yang akan memiliki "51" menekan ke kolom 15 dan 16, tapi yang akan meninggalkan kolom 17 dan 18 kosong. Atau, aku bisa meninju kartu baru dengan "5100" di bidang biaya-pusat dan masukan ini ke komputer sementara meninggalkan garis-genning dari kartu ini juga utuh. Kartu baru dengan kosong di kolom 17 dan 18 tampak solusi lebih rapi, sehingga apa yang saya lakukan. Aku kode dan keypunched kartu line-gen baru untuk pseudo-laporan nomor 42005 dan makan ke dalam komputer pada JS-14C.

Daripada aku mulai bertanya-tanya: Jika biaya yang telah didistribusikan ke lima rekening yang berisi 5100 di posisi biaya-pusat telah dimasukkan dalam neraca saldo tetapi belum dialokasikan untuk departemen langsung, daripada mereka dolar masih harus duduk di rekening departemen Personalia ini. Lebih banyak uang telah pergi ke rekening mereka selama bulan daripada yang keluar. Saldo akhir harus mencerminkan peningkatan. Aku tahu persis di mana untuk memeriksa teori bahwa: laporan biaya-pusat Personil. Jika alokasi telah ditangani dengan baik, total pengeluaran untuk departemen ini harus telah dialihkan tersebut ke departemen lain, meninggalkan nol pada bottom line. Tapi, karena mereka tidak ditangani dengan baik, saya yakin diharapkan bahwa saldo akhir akan setidaknya $ 129.

Namun, itu tidak terjadi. Keseimbangan yang tetap di pusat biaya Personil setelah alokasi hanya 41. Butuh satu atau dua menit untuk mencari tahu apa yang telah terjadi. Selama coding akhir tahun, aku Tidak disebutkan akun mana yang harus dimasukkan dalam laporan biaya-pusat Personil ini dengan cara kartu kendali. Kartu ini terkait nomor laporan tertentu dengan nomor biaya-pusat. Aku memeriksa lembar coding saya di laci dan menemukan bahwa 5110 telah Unspecified sebagai digit biaya-pusat piutang termasuk dalam laporan ini; tapi nomor rekening lima saya punya 5100.

Kesimpulannya adalah tak terhindarkan: Entah saya harus mengubah kartu kendali untuk JS-11 laporan untuk menyertakan hanya menyumbang dengan "5100" di posisi biaya-pusat - yang mungkin akan hanya mereka lima rekening - atau aku harus mengubah nomor rekening, menggantikan 5110 untuk 5100 di posisi itu, jika memang saya ingin termasuk orang-orang giderler staf-mobil dalam laporan biaya-pusat Personil ini. Aku ingin memasukkan mereka, tidak hanya demi kelengkapan, tetapi juga karena untuk melakukan sebaliknya akan konsisten memberikan saldo kredit pada bottom line. Itu karena saya sudah mengubah line-gen kartu untuk 42.005 sehingga beban dalam akun yang berisi 5100 akan dialokasikan ke departemen lain; Namun, perubahan sebelumnya untuk akun tersebut tidak akan mengakui laporan biaya-pusat.

Membungkuk untuk nasib itu, saya redid coding untuk lima tugas alokasi biaya dan juga menciptakan lima nomor rekening baru pada 01 kartu. Aku membawa permintaan pekerjaan-sungai untuk Jan di ruang komputer untuk JS-08 dan JS-03 masing-masing.

Sesuatu mengganggu saya masih. Aku tidak tahu apa masalahnya, sekarang bahwa segala sesuatu tampak diselesaikan, dan ketidakpastian yang diperparah kekhawatiran saya. Akhirnya saya memutuskan akan bijaksana untuk mencoba untuk mengambil dua permintaan pekerjaan-aliran sebelum Jan makan mereka ke dalam komputer. Aku berlari ke jendela ruang komputer dan melihat bentuk permintaan saya di meja. Sudah terlambat. Bentuk sudah dicap oleh waktu jam, menunjukkan bahwa kartu kerja sudah melewati pembaca.

Tiba-tiba aku Realisasi masalah. Itu semua hak untuk menyampaikan JSR-08 tetapi tidak JS-03 yang ditambahkan akun baru. Saya tidak ingin menambahkan akun baru saat ini karena Roger belum ditutup periode. Signifikansi hal ini adalah bahwa akun baru tidak akan line-genned kecuali saya mengajukan JS-14 lain antara sekarang dan penutupan. Sebab, JS-14 ditandai untuk memproses hanya account baru - yaitu, mereka yang h telah ditambahkan selama periode berjalan dan membutuhkan line-genning. Ketika jurnal penutup dijalankan, semua akun diproses diubah dari "baru" untuk "lama", yang membuat mereka tidak memenuhi syarat untuk line-genned oleh JSR-14 di Periode setelah itu. Ini tampaknya tidak praktis untuk menjalankan JS-14 sekarang. Roger siap untuk menutup periode setiap saat, dan JS-14 adalah laporan 800 halaman, mengambil setengah jam untuk menjalankan dan biaya setidaknya $ 50,00. Itu terlalu mahal untuk apa yang ada dalam pikiran.

Account baru sudah ditambahkan. Alternatif pada titik ini adalah untuk menunggu sampai setelah menutup dan dari baik untuk baris-gen thes lima akun dengan tangan atau yang lain untuk menghapusnya dan re-add mereka sehingga mereka akan menjadi "baru" account, memenuhi syarat untuk line-genning oleh JS-14 ketika kami berlari lagi dalam beberapa minggu. Saya merasa tidak nyaman dengan alternatif pertama: Setiap baris-genned akun baru secara manual akan mengharuskan saya untuk determin lima atau enam kode garis yang berbeda. Meskipun ada logika untuk setiap nomor, saya tidak mengerti sama sekali dan telah membuat kesalahan di masa lalu. JS-14 akan melakukan line-genning otomatis dan tanpa kesalahan tersebut.

Oleh karena itu, saya memilih untuk Alternatif B. Yang dibutuhkan di sini, jadi saya seharusnya, adalah untuk menciptakan lima kartu baru. Pada setiap kartu, satu karakter kolom akan berubah dari A (untuk "menambahkan") ke D (untuk "menghapus"). Saya akan menyimpan kedua set kartu. Dari saya akan menjalankan kartu penghapusan melalui pertama pada JS-03, dan dari kartu tambahan pada JS-03 yang lain, sehingga akun yang sama yang telah dihapus akan segera meletakkan kembali di internet. Satu-satunya perbedaan akan bahwa thes rekening sekarang akan menjadi "baru".

Saya berpikir bahwa saya harus menyentuh dasar dengan Roger Mengenai rencana saya. Dia memberitahu saya bahwa komputer tidak akan menerima penghapusan berturut-turut dan penambahan nomor rekening. Meskipun akun mungkin berubah untuk "menghapus" status, mereka tetap akan tetap pada file. Dan, selama rekening yang pada file, komputer tidak akan mengizinkan akun yang sama untuk "tambah". Untuk menyiasati masalah ini, saya akan h harus menjalankan JS-17 JS-03 berjalan antara keduanya. JS-17 akan menarik rekening ditandai "menghapus" off net. Kedua JS-03 akan menambahkannya ke file lagi.

Saya here.also saran Roger. The print-out dari pertama JS-03 menegaskan bahwa akun telah berubah menjadi "menghapus" status. JS-17 tidak menghasilkan laporan apapun, tapi saya menduga itu telah berjalan dengan sukses. Akhirnya, aku berlari kedua JS-03 dengan "menambahkan" kartu. Ketika print-out kembali, saya baca, saya terkejut, "INV Masukkan", yang berarti bahwa penambahan Percobaan yang tidak valid.

Roger tidak tahu apa yang membuat ini, dan juga tidak I. kami satu-satunya jalan adalah untuk memanggil Ray Deeb, senior programmer-analis. Ray menghabiskan considerabl sebuah jumlah waktu memadamkan api di departemen kami. ketika ray tiba, saya menjelaskan kepadanya bagaimana saya telah mencoba untuk menghapus dan menambahkan account dengan menjalankan JS-17 di antara. "Ya, tapi Anda harus menjalankan JS-16 sebelum Anda berlari 17", Ray Ditanggapi. Dia mengatakan dia sangat kesal karena ruang komputer telah menempatkan JS-17 melalui. ada catatan dari dia dengan kartu kendali meminta untuk diberitahu setiap kali JS-17 diminta.

Ray menjelaskan bahwa JSR-17 Disebabkan General Ledger Master File untuk kembali ke titik ketika JS-16 terakhir (yang menciptakan back-up mengambil untuk Keperluan keselamatan) dijalankan. "Ada kemungkinan Anda melakukan beberapa kerusakan," komentar Ray. Aku ingat terakhir setelah menjalankan JS-16 tiga atau empat hari hanya memberikan, pada awal prosedur penutupan periode-end. Jika itu yang terakhir JS-16 run, itu akan menjadi Diperlukan bagi saya untuk mengulang semua biaya-alokasi berjalan, update, dan laporan. Menyarankan Ray bahwa saya meminta neraca saldo saat ini pada JS-07 untuk membandingkan dengan atau neraca saldo akhir periode sebelumnya. Mudah-mudahan, dua akan sama.

Sepuluh menit kemudian Ray kembali, semua tersenyum. "Kau di jelas." Sebagai bagian dari prosedur penutupan Roger, JS-13B telah dijalankan, yang memiliki JS-16 tertempel di depan. DEMIKIAN Roger JS-16 telah dijalankan sebelum saya menambahkan lima rekening, tapi sebelum aku mulai seri JS-03 penghapusan, JS-17 dan JS-03 tambahan. JS-17 membawa hal-hal kembali ke titik di mana lima rekening baru yang pada file. Ini menjelaskan pesan error: Invalid Penambahan.

periode sekarang ditutup, dan aku kembali ke tahap memiliki lima rekening yang tidak diinginkan pada master file. Seperti hal-hal berdiri, thes rekening tidak akan line-genned oleh JS-14 berikutnya karena mereka "lama" - karena penutupan Roger. Sekali lagi, saya menimbang alternatif: baik memungkinkan account untuk tetap pada file dan garis-genning mereka dengan tangan, atau membuat mereka memenuhi syarat untuk menjadi line-genned otomatis kemudian pada periode dengan menghapus akun dengan JS-03, menjalankan JS-16 dan JS-17, dan dari menambahkan mereka kembali JS-03 yang lain.

Saya berpikir bahwa saya mungkin akan mencoba panduan garis-genning kali ini, tapi daripada yang lain, masalah yang tidak muncul yang membutuhkan perhatian segera saya. Saya menulis catatan untuk diri sendiri tentang lima rekening unreconstructed. Sehari kemudian, proyek ini hampir dilupakan. Tapi kemudian catatan saya Mengingatkan saya bahwa masih ada akhir longgar untuk mengikat sebelum akhir pekan. Mengambil napas dalam-dalam, aku menyerahkan JS-03, dan dari JS-16, JS-17, dan JS-03 kedua. Ketika menjalankan terakhir sudah siap, saya mengintip cemas pada halaman dalam dari print-out dan, lega besar saya, baca di bawah masing-masing lima nomor rekening, "RECORD TAMBAH".

Saya harus mengakui bahwa $ 129,64 perbedaan tidak pernah diperbaiki dalam laporan periode ini. Tapi setidaknya penyebabnya telah diobati. Dalam Periode masa depan, saya merasa cukup yakin bahwa departemen Personil akan dikenakan pangsa penuh dari giderler staf-mobil, dan biaya ini akan APPEA adalah pada kedua biaya-pusat dan laporan proyek. Sementara itu, saya telah Raih pengalaman belajar yang lain. sementara komputer mungkin nitpick itu, tidak pendendam atau tidak masuk akal. Akhirnya, kesalahpahaman bisa diselesaikan.

 

 

    untuk: halaman utama             untuk: pendongeng pribadi

Klik untuk terjemahan ke:

Bahasa Inggris- Perancis - Spanyol - Jerman - Portugis - Italia

disederhanakan Cina - Turki - Polandia - Belanda - Rusia

 


HAK CIPTA 2009 THISTLEROS PUBLIKASI - HAK CIPTA DILINDUNGI

http://www.BilMcGaughey.com/discrepancy.html