BillMcGaughey.com
       

129.64 Dolarlik Tutarsizligi Nasil Çözdüm 

 

1982 yili civarinda yazilan "Bir 129,65 $ Tutarsizligini Nasil Çözdüm" hikayesi, büyük bir bürokrasi için çalisan bir muhasebecinin zihniyetine dair bir fikir verir. Bu davada, Metropolitan Transit Komisyonu, Minneapolis-St. Paul. On alti yil boyunca, aylik maliyet tahsisinden sorumlu olan bu ajansin maliyet muhasebecisiydim. Göreceginiz gibi, bu isi yapmak için gereken bilgi oldukça uzmanlasmisti. Hayatimin yillarini böyle seyler hakkinda düsünerek geçirdim.

Bir toplu tasima bürosu için maliyet muhasebeciligi görevim olarak, bilgisayari kullanmam için siklikla bir firsatim var. Buna ragmen, bu makine ile iletisim kurmada bazi zorluklari itiraf etmeliyim. Bir kullanim kilavuzu mevcuttur, ancak bölümleri Veri ?sleme baslatanlarin anlamli bulacaklari sekilde yazilmis ve organize edilmistir. Ve ben muhasebeciyim.

En büyük sorumlulugum ajansin maliyet tahsis sistemini yönetmektir. Bu, farkli maliyet merkezlerine ve projelere genel giderler tahsis etmek için kullanilan yöntemdir. Tüm harcamalar bu iki ayri raporlama sisteminde bir organizasyonel veya fonksiyonel birime tayin edilmelidir. Tahsis edilen maliyetler, maliyet merkezi veya proje ile özel olarak tanimlanmak yerine, hesaplanmis bir dagitim ile belirlenen maliyetlerdir. Kismen bu, idari kolaylik ugruna yapildi ve kismen baska yol bulunmadigi için yapildi.

Maliyet merkezleri, kurulusun daha küçük, özel birimler halinde dökümünü temsil eder. Bunlar hangi kisilerin hangi çalisanlari denetledigini gösteren organizasyon semasini takip etmektedir. Maliyet merkezleri, acentelerin bölümlerinin alt bölümleridir. Örnegin, Program Yönetimi ve Degerlendirme bölümü (PM & E) üç maliyet merkezine sahiptir: yönetim, sermaye projeleri ve sözlesme yönetimi. Bölüm numarasi 2200 iken, üç maliyet merkezi sirasiyla 2210, 2220 ve 2230 olarak numaralandirilmistir.

Bazen "is projesi" olarak adlandirilan bir proje, ajansin ve çesitli departmanlarinin ve masraf merkezlerinin uyguladigi islevi tanimlar. Örnegin, Proje 3761'in amaci, tüm bilgi toplama ve raporlama islemlerini kontrol etmek için bilgisayar tabanli bir sistem olan bir Yönetim Bilgi Sistemi (MIS) kurmaktir. 5451 numarali bir diger proje, özürlülere uzmanlasmis ulasim hizmetleri sunan Proje Hareketliligini tanimlamaktadir. Ajans, bu yil boyunca elli ayri ayri proje yürütüyor.

Bazi harcama türleri belli maliyet merkezleri veya projelerle açikça belirlenmistir. Örnegin, PM & E departmaninin direktörünün maasi, "Program Yönetimi ve Degerlendirme - Yönetim" baslikli 2210 Maliyet Merkezi'ne atanir. Bu adam MIS ile ilgili bir görev üzerinde çalistigi zaman, haftalik zaman çizelgesinde, Proje 3761'e tahsil edilen saat sayisini kaydetmekte, böylece Bordro Bölümü, isçilik masrafini o projeye kodlayabilmektedir. Öte yandan, bazi harcamalar ajansa genel bir degere sahip ve en azindan asiri çaba harcamadan maliyet merkezlerine ve projelerine kolayca atanamaz. Örnegin, ajans, bir ofis binasinin sekizinci katinda idari karargahi için yer kiralamaktadir. Ev sahibinden aylik faturalarda bir dolar tutar görünür. Saticilar Muhasebecileri katiplerinin, bu masrafin ne kadarinin bir veya baska bir masraf merkezine veya projeye ait oldugunu belirlemek için zamani yoktur. Bunun yerine, masraflar, yönettigim bilgisayar tabanli maliyet tahsisi sistemi vasitasiyla bu birimler "tahsis edilir".

Özel maliyet tahsisi sistemi üç asamada yürütülür.

?lk hesaplamalar grubunda, sistem genelindeki giderler ajansin maliyet merkezlerinin her birine tahsis edilir. Bu masraflar, tüm avantajlari, en çok hizmet yelpazesini, ofis malzemeleri, kiralanan ofis alanini vb. Içermektedir. Bunlar baslangiçta 9999 numarali sözde bir bölüme kodlanmaktadir.

?kinci hesaplamalar kümesinde, dolayli bölümlerin masraflari diger masraf merkezlerinin her birine yeniden atanir ve nihayetinde dogrudan masraf merkezleri ve departmanlarina geçer. Dolayli bir departman, Ajansin geri kalanina destek hizmetleri sunan Clerical Services, Personnel veya Finance gibi bir departmandir. Bunun aksine dogrudan bir departman, federal sözlesmeleri yönetmek gibi ajansin belirli bir temel islevini yerine getirir.

Üçüncü hesap kümesinde, ilk iki tahsis sonucunda dogrudan bölümlerde biriken dolayli maliyetler, halkinin ay boyunca harcadigi çesitli projelere tahsis edilir. Tahsisat sürecinin sonunda, tüm harcamalar dogrudan bir departmandaki belirli bir maliyet merkezine ve belirli bir projeye tayin edilmelidir.

 

Dogrudan ve dolayli maliyet arasindaki fark, devlet muhasebesinin temelidir. Genel olarak konusursak, dogrudan maliyetler dogrudan projelerle iliskilendirilebilirken, dolayli maliyetlerin daha kesin bir iliskisi vardir. Buna ragmen, harcamalarinin projeye bir ölçüde faydasi var. Maliyet tahsisi sistemi, dolayli maliyetlerin bir kismini projelere atamaya çalisir.

Bu egzersize girmemizin bir nedeni, birçok projenin federal hükümetle sözlesme altinda gelistirilmis olmasi. Bu sözlesmeler, projeyle ilgili harcamalarin% 80'ini ajansa dogrudan ve dolayli masraflar için geri ödemeyi içeren toplam hibe tutarina kadar geri ödenmesini saglar. Bununla birlikte, dolayli maliyetlerin, geri ödenmesi gereken, onaylanmis bir maliyet tahsis planinda verilen bir hesaplama yöntemi ile belirlenmis olmasi gerekir. Hesaplamalar tam olarak belgelenmelidir, böylelikle federal denetçiler iki veya üç yil sonra dolayli maliyet masraflarinin projeye uygun bir sekilde teyit edilebilecegini dogrulayabilir. Onaylanmis bir maliyet tahsis planinin yoklugunda, federal kurallara uygun olarak tam olarak belgelenir ve yürütülürse, proje hibe kapsaminda talep edilen dolayli maliyetlerin bir kismi veya tamami reddedilebilir.

Masraflari dagitmanin asil yöntemi standart bir prosedür izlemektedir, ancak hesaplamalarda yer alan belirli faktörler veya unsurlar farklilik gösterebilir. Temel teknik, maliyetin tek dolari kalemlerini, bir maliyet merkezi veya projeye atanan daha küçük miktarlara bölmektir. Belli bir bölünme, bu birimlerin adil bir sekilde agirliklandirilmasi için seçilen tahsis tabanina baglidir. Kiralanan ofis alanlarinda, örnegin, aylik kira bedelini tahsis etmek için makul bir yol binanin her masraf merkezinin kapladigi kat genisligi bazinda olabilir. Finans departmani alanin% 30'unu isgal ederse, kira bedelinin% 30'u tahsil edilir. Bir bölümün projelere dolayli maliyeti tahsis edilmesi durumunda, bölümün çalisanlari tarafindan farkli projelere yüklenen emek dolari uygun bir görev araci olabilir.

Tahsis edilen her bir harcama tipi kendi hesaplamasini gerektirir. Daha önce açiklanan üç asamali ayirma prosedürünü uygulamak için her ayda birden fazla yüz ayri hesaplama seti birkaç gün içinde yapilmalidir. Bu benim görev sorumlulugum. Bununla birlikte, çogunlukla denetleyici bir islevi yerine getiririm; Bilgisayarin çogu is yapar. Her ay gerçekte ne yapiyorum, kendi yesil güvenlik kartimi ve belki de belirli bir ?s akisinin çalistirilmasini gerektiren bir delikli kartlar esliginde, bilgisayar operatörüne isleme talepleri göndermek.

Bir ?s Akisi numarasi, bilgisayara ne tür bir islem yapilmasi gerektigini bildirir. ?s akisi # 3 için JS-03 gibi kisaltmalar kullaniyoruz. ?s akisi, maliyet dagilimlarini gerçeklestirmek, hesaplara giris yapmak ve ilgili raporlari yazdirmak için her ay belirli bir sirayla yürütülür. Bu kosulari izliyorum, hata mesajlarini kontrol edip farkli kaynaklardan gelen numaralari mutabakat ediyorum. Kosularin dönem sonu döngüsünde, genel tahsis sahibinden sorumlu kidemli muhasebeci Roger Krebs'le yakindan çalisiyorum ve tahsisler baslayip sonra da dönemi kimin kapatabilecegini bana bildiriyor. Her birimizin digerinin ne yaptigina dair bir fikriniz var, ancak tüm operasyon bir kisiden daha büyük.

Kisacasi, bu süreçteki benim görevim, asagidaki is akis serileri tarafindan tanimlanabilir: JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11, JS- 31A, JS-09H, JS-5P1 ve (baskalari tarafindan gönderilen bir kaç günlük giristen sonra), JS-10, JS-09 ve JS-14. Benim öncülüm olan Dennis Wachholz bunu ayarladi ve küçük degisikliklerle onun anlayisina göre çalismaya devam ediyor. Bu is akis sayilarinin bir yabanci için önemi olmayabilir. Bununla birlikte, geçim hakki dogru zamanda dogru çalistirma çagrisina bagli oldugumuz bize göre, her JS-numarasi belirli bir rapor çalistirmak veya hesaplari etkileyen belirli islemler olusturmak anlamina gelir. Mesela, JS-11, Maliyet Merkezi raporlarini derlemekte ve basmaktadir. JS-09, Proje raporlarini çagiriyor. JS-09F, JS-09G ve JS-09H, maliyet dagilimlarini yapar.

Son açiklama noktamiz olarak, bilgisayarla yapilan muhasebe sistemimizin kalbinin islemlerde kullanilan 21 haneli hesap numarasi oldugunu söyleyeyim. Bu sayilar, 80 sütunlu kartlardaki uygun sütunlara sigdirilir, böylece bilgisayar hangi hesaba maliyetle birlikte gidebilecegini anlayabilir. 21 basamakli hesap numarasi, her biri bir hesabin niteligini belirten daha küçük birkaç basamak kümesinden olusur.

Örnegin, tipik bir hesap numarasi: 01-501-03-181-2400-4-3701 olabilir. ?lk rakam kümesindeki "01" harcamalarin "01" fonundan yapildigini, aksi halde "genel fon" olarak da bilinir. ?kinci kümedeki "501", "ücret ve maaslari" belirtir. Sonraki basamak "03", "büyük" kategorinin "501" alt hesabi veya "küçük" üdür. Birlikte ele alindiginda, bu iki alani "501-03", "ücretli ve maaslar - idari" anlamina gelen bir "büyük / küçük" olarak adlandiriyoruz. "181" seklinde numaralandirilmis küme, federal hükümetin standartlastirilmis Ulasim fonksiyonlarinin listesi. Bir sonraki kümedeki "2400" maliyet merkezini gösterir - bu durumda, "Transit Gelistirme". Tek haneli "4", yine ulasim modunu gösteren federal bir koddur. Son olarak, hesap numarasinin sonunda yer alan "3701" projeyi temsil eder. Biri yukaridaki hesap numarasinin 21 degil yalnizca 19 basamagi içerdigini fark edebilir. Bir alt proje kodlamasi gerekmesi durumunda "proje" kümesini izleyen iki bosluk ayrilmistir.

En azindan benim gözlerimdeki bu sistemin güzelligi, bilgisayarin bir hesaplama veya raporla ilgili özellikleri dogrudan belirleyebilmesi ve böylece diger alanlarin özelliklerine bakilmaksizin ilgili harcama türlerini birlestirip biriktirebilmesidir. Örnegin, projeleri 3701 için bugüne kadarki toplam harcamalari, tüm hesaplari tarayip sayilari "3701" olan tüm hesaplarin bakiyelerini uygun bir pozisyonda toplayarak flasla hesaplayabilir. Hesap numarasi içindeki belirli kümelere odaklanma yetenegi olmadan, maliyet tahsisi mümkün olmayacaktir.

Tahsisat islemi sirasinda bilgisayar, hesaplama yapmak için gerekli olan bilgileri çesitli kaynaklardan toplar. Bu hesaplamanin yapisi "maliyet tahsisi görevi" olarak adlandirilir. Görev, hangi sayilarin, "rapor "unda numaralandirilmis pozisyonlar vasitasiyla tahsisler sirasinda diger numaralara bölünmesini öngörür. Bazi numaralar göreve programlanir ve sabit kalir. Digerleri, belirli hesap kümelerindeki bakiyelerden "çizgi olusturma" olarak adlandirdigimiz bir süreçle çekilir. Burada, bilgisayarin ilgili kümede ayni rakamlara sahip olan tüm hesaplari tanimlama yetenegi, görevleri makul bir süre içinde "rapor özellikleri" dosyasi üzerinde kodlamayi mümkün kilar.

Her tahsis için, elbette tahsis edilecek masrafin dolarina ihtiyacimiz var. Bu giderin farkli maliyet merkezleri veya projeler arasinda yayilmasi için kullanilacak yüzdeleri belirlemek için temel faktörlere ihtiyacimiz var. Bu tahsis edilen giderlerin hangi faturalarda kullanilacagi hesap numaralarini belirtmeliyiz, böylece maliyet uygun fona, masraf merkezine, projeye vb. Dahil edilir. Aylik ödenekler alinmadan önce tüm bu parçalar bilgisayar içine kodlanmalidir. kos. Görevlerin kodlamasinin çogu yilin basinda yapildi. Yöntemin, ay boyunca ay boyunca ayni kalmasi bekleniyordu.

?lk hesaplamalar dizisinde tahsis edilen bir harcama türü, ajansin personel arabalarinin kullanimiyla ilgilidir. Yetkili çalisanlar, bu arabalari resmi isletme yürütme safhasinda motor havuzundan kullanabilirler. Bir çalisan anahtarlari aldiginda, benzine ve ihtiyaç duyulabilecek diger amaçlarla bir kredi karti alir. Bu tür harcamalar, ajans fatura alirken sistem genelinde gider olarak kabul edilir. Aksi takdirde, masraflari projelere veya masraf merkezlerine atamak için gerekli olan evrak isi, böyle bir filo muhafaza etme kolayligini yenebilir. Her masraf merkezine atanan araçlarin sayisina göre personel-araç masraflarini tahsis etmeye karar verdik. Gaz ve petrol, lastik, araba yikama, bakim ve çekme olmak üzere bes farkli türdeki harcama - her ay bes ayri maliyet tahsisi yapilmasini gerektirir.

Geçen yilin sonunda, önümüzdeki yil araçlarin geçici olarak görevlendirilmesinin arastirilmasindan bir liste aldim ve bu temelde maliyet tahsisi görevlerini kurdum. Bununla birlikte, arabalarin birçogu islem gördü ve yeni araba eklendi, sonuçta, personel arabalarinin maliyet merkezlerine dagiliminin degistigi sonucu degisti. Kisa bir süre önce, arastirma departmanindan Brian Lamb bana personel-araba görevlerinin gözden geçirilmis bir listesini verdi. Genel Müdür Yardimcisinin, tahsisatlarin yeni görevleri yansitacak sekilde degistirilip degistirilemeyecegini sordugunu belirtti. (Not: Arastirma Departmaninda görevli bir personel olan Brian Lamb, simdi Metro Transit Genel Müdürü ve Minnesota Motorlu Tasitlar Departmani baskanligi ve eyaletin ?dare Departmani olarak görev yapiyor.) Normal olarak, maliyet tahsisinde degisiklik yapmamaya çalisiyoruz Yilin ortasi; Ancak bu durumda bu konuda bir seyler yapacagima söz vermistim.

Ayin ortasinda durgunluk döneminde yedek bir an boyunca, personel-araç gideriyle ilgili olan bes görevin tüm çizgilerini kayit altina aldim ve bu degisiklikleri bilgisayara gönderdim. Bu bölüm sorunsuz gitti. Ancak, dönem sonu döngüsünde ilk tahsise gelme zamani geldiginde, raporun sonunda bes hata mesaji gördüm. Bu mesajlar "NA" dedi, ki bu dosyadaki "hesap yok" anlamina geliyor. ?letiler ayrica, hatanin olustugu görev sayisini da belirtti. Bes görevin her birinin yerini belirledikten sonra, hatanin su anda oldugu gibi personel departmanina veya personel departmanina "?nsan Kaynaklari" departmanina tahsisine iliskin her sayfadaki "NA" yanindaki hesap numarasindan tanidim. Aradi. Maliyet merkezi konumundaki bes hesap numarasinin tümü "5100", ki bunlar Personelin departman numarasidir.

Personel arabasi görevlerindeki degisiklikleri özetleyen çalisma belgelerimi dosyadan çekdim. Söz konusu otomobil, Personel'in bir parçasi olan Egitim'e atandi. Sorun, daha önceki görevinde Personel'e herhangi bir araba atanmadi, ancak su anda bir tane vardi. Öte yandan, eski listede bir otomobil bulunan Emniyet departmani simdi yoktu. Bu nedenle, bes görevdeki hatlardan birinde güvenlik için Personel kodunu degistirdim.

Maalesef bunu yaparken, yeni hesap numaralarini Personel Kodlamasini içeren Genel Muhasebe ana dosyasina eklemeyi ihmal ettim. Bilgisayar sistemimiz, masraflar ücretlendirilmeden önce tüm yeni hesaplarin "01" kartiyla dosyaya konulmasini gerektiriyor. Aksi takdirde, bilgisayar hesap tanimayacak ve "NA" hata mesaji üretecektir. Bu durumda, Personeli içeren yalnizca bes hesap bir soruna neden oldu. Diger maliyet merkezleri için, yeni liste sadece tahsis edilen araç sayisini degistirdi. Tahsis edilen masrafi almak için yaptiklari hesaplar halihazirda dosyalanmisti. Hatalari düzeltmek için, simdi bes yeni hesap için "01" kartlar olusturmali, bunlari tus takimi olarak basmali ve kartlari JS-03'teki bilgisayara göndermeliydim.

Baska bir düsünce kisa bir süre aklimdan geçti. Genellikle yeni hesaplar olusturdugumuzda, rapor yerleri için de ayarlamamiz gerekir; bu rapor yerleri, proje raporlari için bilgisayarda biriktirilir. Buna "çizgi olusturma" adini veriyoruz. "Line-gen", "line-code generation" için kisadir. Hesap numarasi için bir kodu atama islemine atifta bulunur ve bu kod, toplami, proje raporlarindaki belirli bir noktada görünen maliyetler için bir saklama yeri haline gelir. Genellikle, bu kod bir rapor ve satir numarasi olurdu. Örnegin, 13715 no'lu tüzük, rapor 137'de 15 no'lu hatti ifade eder. Hat 15, diyelim ki, "malzemeler ve malzemeler - digeri" olarak adlandirabilir. Rapor 137, Proje 2715 için rapor numarasi olabilir. Dogru hesaplardan dolari, raporlarda arzulanan konumlara tasimak için satir kebir'i gereklidir.

Bununla birlikte, bu durumda, Personeli dolayli bir departman olusturdugundan, Personelin personel arabasini biriktiren hesabin line-gen olmasina gerek olmadigini ileri sürdüm. Yalnizca direkt departmanlardan gelen giderler projelere tahsis edilir ve yalnizca proje raporlari veya proje özet raporlari satir olusturma gerektirir. Bu mantikla, bes yeni hesaplari ana dosyaya ekledim, ancak diger parçayi birakalim.

Dosyaya yeni hesaplar eklemek, ilk tahsisat isleminde görülen hatalari düzeltti. Ayni sekilde, ikinci ve üçüncü tahsislerin yani sira maliyet merkezi ve proje raporlari da aksamadan yürütülmüstür. Ancak, döngünün bitimine yakin bir zamanda, her bir fonun harcamalari hesaplarindaki toplam yillik dengeleri listeleyen bir çalisma sayfasi da hazirladim. Bu bilgiler, Genel Muhasebe deneme bakiyesinden gelir ve dosyadaki tüm hesaplari içerir. Bu çalisma sayfasinda, deneme-bilanço hesaplarinin toplami, JS-10 raporundan gelen diger toplamlarla karsilastirilir. JS-10, toplam bakiyeleri proje raporlarinda görülen hesaplarin ayrintili bir listesidir.

Bir hesap dogrusu degilse, dolarlari deneme bakiyesinde görünebilir, ancak proje raporlarinda görünmeyebilir. Çalisma sayfasini hazirlama amaci, proje raporlarinin kendilerini çalistirmadan önce bu farkliliklari belirlemek, hatanin kaynagini bulmak ve zamaninda düzeltmeler yapmaktir. Aksi takdirde, farkliliklar mutabakata varilamiyorsa, Komisyon üyelerine giden ifadeler üzerinde onlari mutabik kalacak ögeler olarak göstermek gerekecektir.

Bu ayin çalisma sayfasini hazirlarken, deneme bakiyesinde yer alan toplam harcamalar ile toplam harcamalarin fon tarafindan özetlenen 5 numarali Matrix Raporu toplami arasinda 129.64 dolarlik bir fark görmüstüm. Geçmis aylarda baska farkliliklar ortaya çikmisti, ancak bu iki toplam arasinda asla görülmedi. Ayrica, bu yil ilk defa Rapor 31'deki alt çizginin sifirdan farkli bir dengeye sahip oldugunu fark ettim. Bu bakiye 129 dolardi ve dolar dolasti. Tutarsizlik yaratmak için geçen ay net bir sey yapildi. Hata nerede yalandi?

?lk kez ortaya çikmis hatalari veya farkliliklari tespit etmek için kullanilan bir teknik, bilgisayara erismek için en son doldurulan kodlama tablolarini incelemektir. Bu çarsaflardan bir dosyayi masamin yakinindaki bir dolabin içinde sakliyorum. Sayfalarin çogu, maliyet tahsisi görevleri ve raporlarinin yil sonu kodlamasina bagli; Mart ayindan bu yana pek çok kayit yapilmadi. Bu nedenle, dosyanin bes yeni hesaplarini eklemek için kullanilan ve Personelin personel arabasi giderini temsil eden sayfalari bulmak uzun sürmedi. Sicak takipte, açilis ve kapanis bakiyeleri ve güncel aylik degisim ile birlikte, hesap numarasindaki tüm hesaplari listeleyen Genel Defteri güncellemesine hemen geçtim. Her hesaptaki toplam dolari not aldim ve bes hesap bakiyesinin toplamini aldim.

?ste sonuç:

Hesap
Tutar
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
Genel Toplam
$129.64


Bunu çok hizli buldugum için sansliydim. Ne olmustu? Departman 5100, Personel, dolayli bir departman oldugundan, bu belirli hesaplari siraya almama karari verdigimi hatirlattim. Maliyetleri projelere tahsis edilmeyecektir. Yeterince dogru. Bununla birlikte, dolayli olarak, Personel masraflari projelere gider, çünkü tahsisatlarin ikinci turunda dolayli departmanlar masraflari dogrudan departmanlara tahsis eder. $ 129.64, Personelden kendilerine iletilmedi, böylece direkt departmanlar bu dolari projelere dagitmadi.

Personel giderlerini diger masraf merkezlerine dagitma masrafi tahsisi ile ilgili tüm maliyetleri biriktiren sahte rapor numarasi vardir. En azindan, o yerle ilgili olarak yeni hesaplari çizmeliydim. Bu sahte rapor numarasi 42005, ve seviye 16'da bulunacakti. süphelerimi dogrulamak için, JS-10'daki 42005'lik hesaplari kontrol ettim. Tabii ki, bes hesaptan hiçbiri oradaydi.

Genellikle, bir JS-14 raporu çalistirdigimizda, dosyaya eklenen hesaplar otomatik olarak satir içi olarak olusturulur. Bunu bir dönemin en az iki kati yapiyoruz. Yine de, JS-10 listeleme üretildiginden beri bir JS-14 çalistirdik. Bes yeni hesabin satir içi olup olmadigini merak ettim. Yapamamislardi. Akla gelen iki açiklama geldi. Bir yandan, hesaplar girildikten sonra JS-14 bir süre çalistirildiysa, hesaplar satir içi olarak olusturulmamis olabilir. Dönemi henüz kapatip kapatmadigimi görmek için Roger ile görüstüm. Hayir, dönem hala açikti. Bu nedenle, JS-10 ve JS-14'ün her ikisi de ayni dönemde çalistirildi; Bu nedenle olamazdi. Diger olasilik, satir-basina toplam hesaplari 42005'e kadar kullanilan bilgisayar kartinin, bu belirli hesaplarin dahil edilmesini önleyecek sekilde delik açilmasiydi. Bu karti dosya dolabindan çektim. Evet, sorun burada.

Dosya dolabindan çektigim kartin bir diyagrami yukarida gösterilmistir. Bu, belirli bir saklama yerini, ilgili sütunlara delikli hanelerle belirtilen belirli hesaplarla iliskilendirmek için yapilir.

1'den 4'e kadar olan sütunlarda yer alan IL16, 60'dan 64'e kadar olan sütunlara delinen 42005 numarali sözde rapor sayisinin, bilgisayar belleginin yalnizca bir alt bölümü olan 16 seviyesinde göründügünü göstermektedir. 7 sütunundaki "5", yalnizca "büyük" 5 ile baslayan hesaplarin seçilecegini belirtir. Sütun 20'deki "9", yalnizca, proje alani 9 ile baslayan hesaplarin seçilecegini de belirler. Son olarak 15-18 arasindaki sütunlarda "5110", maliyet merkezi alaninin bu belirli basamaklari içermesini gerektirir. Belli bir alanda bos birakilan sütunlar herhangi bir rakamla doldurulabilir; Ancak, bir rakam bir sütunda görünüyorsa, hesap numarasindaki bu rakam o rakamla doldurulmalidir. Kart, bir bütün olarak okundu ve projesi 9'la baslayan, maliyet merkezi 5110 olan basinda 5 ile baslayan, dosyadaki tüm hesap numaralarinin, 16. düzeydeki 42005 depodaki bakiyeleri biriktirecegini söylüyor.

Bes yeni hesap numarasinin satir-basina getirilmemesinin nedeni, "5110" un maliyet merkezi pozisyonunu doldurmasi gerektigidir. Bunun yerine, bu hesaplarin bu konumda "5100" vardi. Zarganin yaptigi 17 sütunundaki "1" idi. Personel için departman numarasini maliyet merkezi numarasi yerine personel arabasi gideri için hesaplara koymustum. Anlasilabilir, ancak yine de zararli bir hataydi. Bazi durumlarda, bir departmanin yalnizca bir maliyet merkezi varsa, hem departmani hem de maliyet merkezini belirlemek için ayni numara kullanilir; Ama ne yazik ki, burada degil.

Maliyet merkezi konumunda 5100 veya 5110'u olan hesaplari alabilmek için 15 ve 16 sütunlarina "51" yazacak, ancak 17 ve 18 numarali sütunlari bos birakacak yeni bir satir olusturma karti olusturabilirim. Alternatif olarak maliyet merkezi alaninda "5100" ile yeni bir kart açabilir ve bunu mevcut karttan gelen çizgi olusturma islemini aynen saglam birakarak bilgisayara yazabilirim. 17 ve 18 sütunlarindaki bosluklari olan yeni kart, neater bir çözüm gibi görünüyordu, yani yaptigim buydu. 42005 numarali sözde rapor için yeni bir satir-gen kartini kodladim ve anahtar basladim ve bir JS-14C'de bilgisayara gönderdim.

Sonra merak etmeye basladim: Maliyet merkezi pozisyonunda 5100'u içeren bes hesaba dagitilan maliyetler deneme bakiyesine dahil edilmisse ancak direkt departmanlara tahsis edilmemisse o dolar hala oturmaliydi Personel departmaninin hesaplari. Bu aylarda, ayetten çok daha fazla para çikmisti. Bitis dengesi artisi yansitmalidir. Bu teoriyi nereden kontrol edeceginizi tam olarak biliyordum: Personel için maliyet merkezi raporu. Tahsisatlar düzgün bir sekilde ele aliniyorsa, bu departmanin toplam harcamalari alt bölümde sifir birakarak diger departmanlara aktarilmis olmalidir. Ancak, düzgün bir sekilde ele alinmadikça, biten bakiyenin en az 129 dolar olacagini kendinden emin bir sekilde bekledim.

Ancak durum böyle degildi. Tahsislerden sonra Personel maliyet merkezinde kalan bakiye sadece 41'di. Neler oldugunu anlamak bir dakika ya da iki dakika sürdü. Yil sonu kodlamasi sirasinda hangi hesaplarin Kontrol kartlari vasitasiyla Personelin masraf yeri raporuna dahil edilmesi gerektigini belirtmistim. Bu kartlar, belirli rapor numaralarini maliyet merkezi numaralari ile iliskilendirir. Kodlayici sayfalarimi çekmecede kontrol ettim ve 5110'un bu rapordaki hesaplarin maliyet merkezi rakamlari olarak belirtildigini kesfettim; Ama bes hesap numaramin 5100 oldugunu söyledi.

Sonuç kaçinilmazdi: Ya JS-11 raporunun kontrol kartini, yalnizca maliyet merkezindeki "5100" olan hesaplari içerecek sekilde degistirmeliydim - muhtemelen bu bes hesap olacakti - aksi takdirde Hesap numaralarini degistirdik, bu pozisyonda 5100'u 5110 olarak degistirdim, eger gerçekten personel-araba masraflarini Personelin masraf yeri raporuna eklemek istedim. Onlari sadece eksiksiz olmasi ugruna degil, aksi takdirde yapmak için sürekli olarak bir kredi bakiyesinin alt satirinda kalacagimdan bunlari eklemek istedim. Zira daha önce 42005 için satir-gen kartini degistirdim, böylece 5100'u içeren hesaplardaki gider diger departmanlara tahsis edilecek; Ancak, bu hesaplardaki önceki degisiklikler maliyet merkezi raporuna kabul edilmeyecektir.

Bu kadere övgülerle, bes maliyet tahsisi görevinin kodlamasini yeniden düzenledim ve ayni zamanda 01 kartlarinda bes yeni hesap numarasi olusturdum. ?s akis taleplerini sirasiyla JS-08 ve JS-03 için bilgisayar odasinda Ocak'a getirdim.

Beni hala rahatsiz eden bir sey var. Sorunun ne oldugunu anlamadim, çünkü her sey çözülmüs görünüyordu ve bu belirsizlik endiselerimi arttiriyordu. Sonunda Jan'in bilgisayara beslemesinden önce iki is akis istegimi almayi denemek akillica olacagina karar verdim. Bilgisayar odasinin penceresine kostum ve tezgahimdaki istek formlarimi gördüm. Çok geçti. Formlar, is kartlarinin zaten okuyucuya girdigini belirten zaman saatine göre damgalanmisti.

Aniden sorunu anladim. Yeni hesaplar ekleyen JS-03'ü degil JS-08'i göndermek sorun olmazdi. Roger henüz dönemi kapatmadigi için su anda yeni hesaplar eklemek istemedim. Bunun önemi, simdi ve kapanis arasinda baska bir JS-14 sunmadigim takdirde, yeni hesaplarin satir-basina getirilmeyecegi idi. Çünkü, JS-14, yalnizca yeni hesaplari islemek üzere isaretlenmistir - diger bir deyisle, mevcut dönem içinde eklenen ve satir kuyruklama gerektiren hesaplar. Kapanis girdileri çalistirildiginda, islenmemis tüm hesaplar "yeni" den "eski" olarak degistirilir; bu da, onlari, bundan sonraki dönemlerde JS-14 tarafindan satir-genned olarak uygun hale getirir. simdi bir JS-14 çalistirmak pratik degildi. Roger bu süreyi her an kapatmaya hazirdi ve JS-14, yarim saat süren ve en az 50,00 dolara mal olan 800 sayfalik bir rapordur. Aklimdakilere göre çok pahaliydi.

Yeni hesaplar zaten eklenmisti. Bu noktada alternatifler, kapanistan sonra beklemek ve sonra bu bes hesabi elle veya baska bir sekilde elden çikarmak ya da silmek ve daha sonra bunlari yeniden ekleyerek "yeni" hesaplar haline getirmek, JS-14 birkaç hafta içinde tekrar kostugumuzda. ?lk alternatiften rahatsiz oldugumu hissettim: Elle olusturulmus her yeni hesap hatti, bes ila alti farkli hat kodunu belirlememi isteyecektir. Her sayi için bir mantik olmasina ragmen, onu tamamen anlamadim ve geçmiste hatalar yaptim. JS-14, hatti otomatik olarak ve hatasiz yapardi.

Bu nedenle, Alternatif B'yi tercih ettim. Burada gerek duyulan, bes yeni kart olusturmakti. Her kartta bir sütun karakteri A'dan ("eklemek" için) bir D'ye ("sil" için) degistirilir. Her iki kart setini de kurtarirdim. Sonra, silinen kartlari ilk önce bir JS-03 üzerinde çalistirip daha sonra baska bir JS-03 üzerine ek kartlar gönderdim, böylece silinmis olan hesaplar derhal dosyaya konacakti. Tek fark su ki bu hesaplar artik "yeni" olacakti.

Planlarimla ilgili Roger ile temasa geçmem gerektigini düsündüm. Bana, bilgisayarin ardisik silme ve hesap numaralarinin eklenmesini kabul etmeyecegini bildirdi. Hesaplar "sil" statüsüne degistirilebilseler de, yine de dosyalarinda kalirlar. Ve hesaplar dosyanin oldugu sürece bilgisayar ayni hesaplarin "eklenmesine" izin vermeyecektir. Bu sorunun üstesinden gelmek için, iki JS-03 çalismasi arasinda bir JS-17 çalistirmam gerekecekti. JS-17, "sil" olarak isaretlenmis hesaplari dosyanin disina çekecektir. ?kinci JS-03 bunlari tekrar dosyaya eklerdi.

Roger'in önerisini izledim. ?lk JS-03'ün çiktisi, hesaplarin "sil" durumuna degistirildigini dogruladi. JS-17 hiç rapor vermedi, ancak basariyla çalistigini varsaydim. Son olarak, ikinci JS-03'ü "add" kartlariyla çalistirdim. Çikti geldiginde, sürpriz olarak "INV ADD" yazisini okudum, bu da deneme eklerinin geçersiz oldugunu ifade ediyordu.

Roger bunun ne yapacagini bilmiyordu ve ben de istemedim. Bizim tek isteklerimiz kidemli programci-analist olan Ray Deeb'i aramakti. Ray bölümümüze yangin çikartmak için çok zaman harciyor. Ray geldiginde ona JS-17'yi çalistirarak hesaplari nasil silmeye ve eklemeye çalistigimi ona anlattim. "Evet, ama 17'yi çalistirmadan önce bir JS-16 kullanmalisin" diye yanitladi Ray. Bilgisayar odasinin JS-17'yi koydugundan rahatsiz oldugunu söyledi. JS-17 istendiginde bildirim isteyen kontrol kartlariyla birlikte bir not vardi.

Ray, JS-17'nin, son JS-16 (emniyet amaciyla bir yedekleme hazirlamasiyla) çalistirildiginda, General Dedger ana dosyasina bu noktaya geri dönmesine neden oldugunu açikladi. "Bazi hasar vermeniz mümkündür" diye yorumladi Ray. Son olarak, dönem sonu kapanis prosedürünün baslangicinda, üç veya dört gün önce bir JS-16 çalistirdiklarini hatirladim. Eger son JS-16 çalismasi olsaydi, tüm maliyet tahsisatlari, güncellemeleri ve raporlari tekrar etmem gerekecekti. Ray, önceki dönem sonu deneme bakiyemle karsilastirmak için JS-07'de güncel deneme bakiyesinin talep edilmesini önerdi. Umarim ikisi ayni olurdu.

On dakika sonra Ray tüm gülümsemelerle döndü. "Rahatsizsin" Roger'in kapanis prosedürünün bir parçasi olarak, önüne bir JS-16 takili olan bir JS-13B çalistirildi. Roger'in JS-16'si bes hesabi eklemeden önce, ancak ben JS-03 silme, JS-17 ve JS-03 eklemeler dizisini baslatmadan önce çalistirilmisti. JS-17, bes yeni hesap dosyasinda oldugu noktaya geri getirdi. Bu hata mesajini açikladi: Invalid Addition.

Dönem kapandi ve ana dosyada bes istenmeyen hesap bulundurma asamasina geri döndüm. Önemli olan bu hesaplar, bir sonraki JS-14 tarafindan "eski" olduklari için Roger'in kapanisindan dolayi line-genned olmazdi. Yine alternatifleri tartmistim: hesaplarin dosyada kalmasina ve bunlari elle çizgi haline getirmesine izin vererek veya diger bir deyisle hesaplari bir JS-03 ile silerek, daha sonra dönem içinde kendiliginden satir olusturulmasini saglamaya çalistim; JS-16 ve JS-17'yi ve daha sonra bunlari baska bir JS-03'e ekleyerek.

Bu sefer elle çizgi taramayi deneyebilecegimi düsündüm, ancak aklima kim dikkat etmemi gerektiren bir baska ilgisiz sorun ortaya çikti. Bes tane yeniden yapilandirilmamis hesap hakkinda kendime not aldim. Bir gün sonra bu proje neredeyse unutuldu. Ama sonra notum bana hafta sonundan önce kravat kurmanin gevsek bir sonu oldugunu hatirlatti. Derin bir nefes aldiginizda, JS-03 ve ardindan JS-16, JS-17 ve ikinci JS-03'ü gönderdim. Son çalisma hazir oldugunda, çiktisinin iç sayfasinda endiseyle baktim ve benim büyük rahatlama için, bes hesap numarasinin her birinin altindaki "KAYDED?LM?s EKLEME" okudum.

129.64 Dolarlik tutarsizligin o dönemin raporunda hiç düzeltilmedigini itiraf etmeliyim. Ama en azindan nedeni tedavi edildi. Gelecek dönemlerde, Personel departmaninin personel arabasi giderlerinden tam olarak pay alacagindan ve bu masrafin maliyet merkezi ve proje raporlarinda görüneceginden oldukça eminim. Bu arada, baska bir ögrenme deneyimi kazandim. Bilgisayar nitpicker olabilse de, kibirli veya mantiksiz degildir. Sonunda, yanlis anlamalar çözülebilir.

 

 

 

    to: ana sayfa            to: kisisel hikaye anlatici

Için bir çeviri için tiklayin:

Ingilizce - Fransizca - Ispanyolca - Almanca - Portekizce - Italyanca

Basitlestirilmis - Endonezyaca - Lehce - Hollandaca - Rusca

 


TEL?F HAKKI 2009 THISTLEROSE YAYINLARI - TÜM HAKLARI SAKLIDIR

http://www.BilMcGaughey.com/discrepancyi.html