BillMcGaughey.com
       

Jak Rozwiazano $ 129.64 rozbieznosci 

 

Fabula: "Jak ja Rozwiazano $ 129.64 rozbieznosci", napisany okolo 1982 roku, daje wglad w mentalnosc ksiegowego pracujacego dla duzej biurokracji. W tym przypadku byl to Metropolitan Transit Komisja, agencja transportu publicznego z Minneapolis-St. Pawel. Przez szesnascie lat, bylem ksiegowym koszt tej agencji, która odpowiada za miesiecznego podzialu kosztów. Wiedza do wykonania tej pracy byl dosc wyspecjalizowany jak widac. Spedzilem lata mojego zycia myslec o takich rzeczach.

 

W mojej pozycji jako ksiegowego kosztów dla agencji transportu publicznego, mam czesto okazje do korzystania z komputera. Mimo to musze przyznac, pewne trudnosci w komunikowaniu sie z tym urzadzeniem. A instrukcja obslugi jest dostepna, ale jej rozdzialy pisane sa i zorganizowane w sposób, który tylko wtajemniczeni przetwarzanie danych bedzie znalezc sensowne. I jestem ksiegowym.

Mój szef zadaniem jest administrowanie systemem alokacji kosztów agencji. Jest to metoda, dzieki której mozemy przypisac kosztów ogólnych do poszczególnych centrów kosztów i projektów. Wszystkie wydatki musza byc przypisane do jednostki organizacyjnej lub funkcjonalnej w tych dwóch odrebnych systemów raportowania. Alokowane koszty sa takie, które sa przypisane przez obliczonego rozkladu zamiast byc specjalnie oznaczone miejsca powstawania kosztów lub projektu. Lekki, które jest robione dla wygody administracyjnej, a czesciowo dlatego, ze nie ma innego sposobu zostal znaleziony.

centra kosztowe stanowia rozbicie organizacji na mniejsze, wyspecjalizowane jednostki. Sa sledzic schemat organizacyjny, który objawia których osoby nadzoruja którym pracownicy. centra kosztowe sa podzialy wydzialów agencji. Na przyklad, program zarzadzania i oceny Dzial (PM & E) posiada trzy centra Koszt: administracja, projektów inwestycyjnych oraz zarzadzania umowami. Liczbe dzialów to 2200, natomiast trzy centra kosztów sa numerowane odpowiednio 2210, 2220 i 2230.

Projekt, zwany "projekt pracy", opisuje funkcje którym agencja i jej rózne dzialy i centra kosztów radza. Na przyklad, celem Projektu 3761 jest zainstalowanie systemu informacji zarzadczej (MIS), który to system komputerowy oparty na kontrolowanie wszystkich gromadzenie informacji i operacji raportowania. Kolejny projekt, o numerach 5451, identyfikuje Projekt Mobilnosc, która swiadczy specjalistyczne uslugi transportowe dla osób niepelnosprawnych. W sumie, agencja prowadzi ponad piecdziesiat oddzielnych projektów w tym roku.

Niektóre rodzaje wydatków sa oczywiscie utozsamiac z poszczególnych centrów kosztowych lub projektów. Na przyklad, pensja kierownika dzialu PM & E jest przypisany do Cost Center 2210, zatytulowany "Zarzadzanie i ocena programu - Administracja". Kiedy ten czlowiek pracuje na zadania zwiazane z MIS, nagrywa na swoim cotygodniowym arkusza czasie liczba godzin naladowanych do projektu 3761 tak, ze dzial plac moze kodowac koszt pracy dla tego projektu. Z drugiej strony, niektóre wydatki maja bardziej ogólna wartosc do biura i nie moga byc latwo przypisane do centrów kosztów i projektów, a przynajmniej nie bez nadmiernego wysilku. Na przyklad, agencja wynajmuje przestrzen dla jego siedziby administracyjnych na ósmym pietrze biurowca. Pojawia sie jednolita kwote dolara na miesiecznych rozliczen z wynajmujacym. Kwoty zobowiazan urzednicy nie maja czasu, aby okreslic, ile z tym koszt nalezy do jednej lub innego centrum kosztów lub projektu. Zamiast tego, wydatek jest "przypisane" do takich jednostek poprzez system alokacji kosztów komputerowej która administrowac.

Nasz szczególny system alokacji kosztów jest realizowana w trzech etapach.

W pierwszym zestawie obliczen, koszty calego systemu jest alokowana do kazdego z osrodków kosztów agencji. Koszty te obejmuja wszystkie swiadczenia dodatkowe, do wiekszosci narzedzi, materialów biurowych, wynajetej powierzchni biurowej, itp sa pierwotnie zakodowane do dzialu pseudo, o numerze 9999.

W drugim secie obliczen koszty dzialów posrednie sa przypisywane do kazdego z pozostalych centrów kosztów, a ostatecznie skonczyc w bezposrednich MPK i dzialów. Wydzial posrednia jest jednym z takich uslug jak Duchownego, personel, lub finansów, która swiadczy uslugi wsparcia dla reszty agencji. Bezposrednim Dzial, przeciwnie, wykonuje konkretna funkcje podstawowa agencji, takich jak podawanie kontrakty federalne.

W trzecim secie obliczen, koszty posrednie, które zostaly zgromadzone w bezposrednich dzialów w wyniku pierwszych dwóch przydzialów sa przypisane do róznych projektów, na których ich ludzie spedzili czas w ciagu miesiaca. Na koniec procesu rozdzielania wszystkich wydatków powinny byc przypisane do okreslonego centrum kosztów w bezposrednim dzial i konkretnego projektu.

 

Rozróznienie pomiedzy kosztami bezposrednimi i posrednimi jest podstawa rachunkowosci rzadowej. Ogólnie rzecz biorac, koszty bezposrednie moga byc zwiazane bezposrednio z projektami, natomiast koszty posrednie maja mniej wyrazny zwiazek. Mimo to, ich wydatki nie skorzystaja projektu do pewnego stopnia. System rozdzialu kosztów próbuje przypisac raczej czesc kosztów posrednich do projektów.

Jednym z powodów, dlaczego idziemy przez tego cwiczenia jest to, ze wiele z tych projektów zostaly opracowane na podstawie umowy z rzadem federalnym. Umowy te umozliwiaja agencja otrzymac zwrot 80% wydatków projektu do lacznej liczby dolarów dotacji, która obejmuje zwrot zarówno kosztów bezposrednich i posrednich. Jednak koszty posrednie, byc zwracana, musi byc okreslona przy uzyciu metody obliczeniowej, który jest zaopatrzony w zatwierdzonym planie alokacji kosztów. Obliczenia musza byc w pelni udokumentowane, tak ze federalne audytorzy dwa lub trzy lata pózniej moga sprawdzic, czy oplaty za koszty posrednie zostaly odpowiednio przypisane do projektu. W przypadku braku zatwierdzonego planu alokacji kosztów, w pelni udokumentowane i wykonywane w zgodzie z wytycznymi federalnymi, czesc lub calosc kosztów posrednich zgloszonych w ramach dotacji na projekt moze byc niedozwolone.

Rzeczywista metoda podzialu kosztów nastepuje standardowa procedure, chociaz poszczególne czynniki i elementy biorace udzial w obliczeniach moga sie róznic. Technika ta jest podstawowym podzielic pojedyncze elementy dolara kosztów na kilka mniejszych ilosciach, z których kazdy przypisany do centrum kosztów lub projektu. Konkretny podzial zalezy od podstawy alokacji, która jest wybierana do masy tych jednostek w sprawiedliwy sposób. W przypadku wynajetej powierzchni biurowej, na przyklad, sprawiedliwy sposób alokacji kosztu miesiecznego czynszu moze byc na podstawie liczby stóp kwadratowych powierzchni których kazdy MPK zajmuje w budynku. Jesli dzial Finance zajete 30% powierzchni nalezy wysokosci 30% czynszu. W przypadku podzialu kosztów posrednich dzial do projektów, dolarów pracy obciazaja poszczególnych projektów przez pracowników dzialu moze byc wlasciwym sposobem przydzialu.

Kazdy rodzaj przydzielonych koszt wymaga wlasnego obliczenia. Kazdego miesiaca ponad sto oddzielne zestawy obliczen musza byc wykonane w ciagu kilku dni, aby uruchomic procedure alokacji trzystopniowy opisanej poprzednio. To jest mój obowiazek pracy. Ja jednak wykonywac glównie funkcje nadzorcza; komputer wykonuje wiekszosc pracy. Co mi sie faktycznie kazdego miesiaca ma przedstawic wnioski do operatora przetwarzania komputerowego, wraz z moim zielonej karty bezpieczenstwa, a moze talii kart perforowanych, która okresla, ze ??dany strumien pracy powinny byc prowadzone.

Szereg zadan Stream mówi komputerowi, jaki rodzaj obróbki jest do zrobienia. Uzywamy skróty, takie jak JS-03 dla strumienia Job # 3. Strumienie pracy prowadzone sa w okreslonej kolejnosci w kazdym miesiacu wykonac alokacji kosztów, dokonac wpisu do kont i drukowac raporty zwiazane. Monitorowac tych przebiegów, sprawdzanie komunikatów o bledach i numery uzgadniajacych, które pochodza z róznych zródel. W cyklu na koniec okresu przebiegów, ze scisle wspólpracuje z Rogerem Krebs, starszy ksiegowy odpowiedzialny za ksiegi glównej, który powiadomi mnie, kiedy przydzialy moga zaczac i który pózniej zamyka sie okres. Kazdy z nas ma pomysl, co drugi robi, ale cala operacja jest wieksza niz jedna osoba.

W skrócie, mój udzial w tym procesie moze byc zdefiniowany nastepujacym szeregu strumieni praca: JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, JS-11, JS- 31A, JS-09H, JS-5P1, oraz (po kilku kolejnych zapisów ksiegowych zlozonych przez innych), JS-10, JS-09 i JS-14. Dennis Wachholz, mój poprzednik, to skonfigurowac, i, z niewielkimi modyfikacjami, to nadal dziala zgodnie z jego koncepcja. Te liczby miejsc pracy strumien moze miec niewielkie znaczenie dla kogos z zewnatrz. Dla nas jednak, których egzystencja zalezy wzywajacy do prawej biegu w odpowiednim czasie, kazda JS numer oznacza uruchomienie konkretnego raportu lub tworzenie poszczególnych transakcji, które wplywaja na konta. JS-11, na przyklad, kompiluje i drukuje raporty centrum kosztów. JS-09 wywoluje donosi projektu. JS-09F, 09G-JS i JS-09H zrobic alokacji kosztów.

Jako jeden koncowym punkcie wyjasnienia, chcialbym powiedziec, ze serce naszego skomputeryzowanego systemu rachunkowosci jest numer konta 21-cyfrowy wykorzystywane w transakcjach. Liczby te sa perforowane do odpowiednich kolumn w karty 80-kolumn, tak aby komputer moze rozpoznac, które konto idzie z którego koszt. Numer konta 21-cyfrowy sklada sie z kilku mniejszych skupisk cyfr, które wyznaczaja charakterystyke konta.

Na przyklad, typowy numer konta moze byc: 01-501-03-181-2400-4-3701. W "01" w pierwszym zestawie cyfr wskazuje, ze wydatki zostaly wykonane z "01" funduszu, znanym równiez jako "fundusz ogólnego". W "501" w drugim zestawie wyznacza "wynagrodzen". Kolejne cyfry "03", to konto sub lub "drobnych" w kategorii "powaznej", "501". Wziete razem, nazywamy te dwa pola "501-03", jest "glówny / poboczny", co oznacza "wynagrodzeniach. - Administracyjnej" Klaster cyfr numer "181" to funkcjonalne przeznaczenie co wynika rzadu federalnego standaryzowany lista funkcji transportowych. W "2400" w nastepnym klastrze oznacza srodek kosztów - w tym przypadku "Transit Development". Pojedyncza cyfra "4", to znów federalny Kod srodek transportu wskazuje. Wreszcie, "3701" na koncu numeru konta reprezentuje projekt. Mozna zauwazyc, ze powyzszy numer konta zawiera tylko 19 cyfr, a nie 21. Dwa kolejne miejsca sa zarezerwowane po "projekt" klastra w przypadku wymagane jest kodowanie sub-projektu.

Piekno tego systemu, przynajmniej w moich oczach, jest to, ze komputer moze bezposrednio zidentyfikowac cechy, które sa istotne dla obliczen lub sprawozdanie i moze w ten sposób polaczyc i gromadza pokrewnych rodzajów wydatków, niezaleznie od cech w innych dziedzinach. Na przyklad, mozna obliczyc w blysku laczne naklady na biezaco Project 3701, skanujac wszystkie konta i dodanie do salda wszystkich rachunków, których numery to "3701" w odpowiedniej pozycji. bez tej zdolnosci, skupiajac sie na poszczególnych klastrów w ramach numer konta, nasz system alokacji kosztów nie bylaby mozliwa.

W procesie alokacji, komputer ciagnie ze soba informacje z kilku zródel, które sa potrzebne do obliczenia. Struktura tego obliczenia jest nazywany "zadanie koszt przydzial". Zadanie przewiduje, jakie numery maja byc podzielone na inne numery podczas alokacji przy pomocy numerowanych pozycjach na jego "Raport". Niektóre numery sa zaprogramowane do zadania i pozostaja stale. Inne sa pobierane z sald w poszczególnych zestawów kont w procesie, który nazywamy "line-genning". Tutaj zdolnosc komputera do identyfikacji wszystkich kont majacych te same cyfry w odpowiedniej klastrze umozliwia zakodowanie zadania na "specyfikacja" pliku raportu w rozsadnym okresie czasu.

Dla kazdego przydzialu, musimy, oczywiscie, dolarów kosztem maja byc rozdzielone. musimy czynniki bazowe do ustalenia wartosci procentowe, które beda wykorzystywane do rozprzestrzeniania sie ten wydatek miedzy róznymi centrami kosztów lub projektów. Musimy podac numery kont, do którego beda pobierane te alokowane koszty, dzieki czemu koszty zostana uwzglednione w odpowiedni fundusz, centrum kosztów, projektu itp Wszystkie te elementy musza byc zakodowanym w komputerze przed miesieczne przydzialy moga byc biegac. Wiekszosc kodowania zadania dokonano na poczatku roku. Spodziewano sie, ze metoda pozostanie taka sama z miesiaca na miesiac przez caly rok.

Jeden rodzaj koszt, który jest przeznaczony w pierwszym zestawie obliczen dotyczy zastosowania samochodów pracowników Agencji. Uprawnieni pracownicy moga korzystac z tych samochodów z puli silnika w trakcie prowadzenia sluzbowych. Gdy pracownik otrzymuje klucze, on lub ona otrzymuje równiez karte kredytowa na zakup benzyny i innych celów jakie moga byc wymagane. Takie wydatki, gdy agencja otrzymuje paragon, sa uwazane za koszty calego systemu. W przeciwnym przypadku dokumentów, które bylyby wymagane w celu przyporzadkowania kosztów do projektów lub centrów kosztowych moze pokonac wygode utrzymania takiej floty. Postanowilismy przeznaczyc wydatki zespól aut na podstawie liczby samochodów przypisanych do kazdego miejsca powstawania kosztów. Piec róznych rodzajów powiazanych wydatków - gazu i oleju, opon, myjnia samochodowa, konserwacji i holowanie - wymagaja piec odrebnych alokacji kosztów do uruchomienia w kazdym miesiacu.

Pod koniec ubieglego roku, ze uzyskal wpis z badan wstepna cesji samochodów w przyszlym roku, i na tej podstawie utworzonego zadania alokacji kosztów. Nastepnie, choc kilka samochodów zostalo sprzedanych, a nowe samochody zostaly dodane, tak ze w rezultacie, ze dystrybucja samochodów pracowników do centrów kosztowych zostal zmieniony. Nie tak dawno temu, Brian Lamb z dzialu badawczego dal mi poprawiona liste przyporzadkowania personelu-samochodowych. Poinformowal, ze Assistant General Manager pytal, czy przydzialy moga zostac zmienione w celu uwzglednienia nowych zadan. (Uwaga: Brian Lamb, to osoba z personelu w Departamencie Badan, obecnie dyrektor generalny Metro Transit po epizodzie jako szef Minnesota Samochodowego Departamentu Pojazdów i Departamentu panstwa Administracji.) Zazwyczaj staramy sie nie zmieni alokacji kosztów w w polowie roku; ale w tym przypadku obiecalem cos z tym zrobic.

Podczas wolnej chwili w polowie miesiaca ciszy, ja recoded wszystkie linie na piec zadan, które odnosily sie do kosztów personelu samochodów i skladac te zmiany do komputera. ze czesc poszla wystarczajaco sprawnie. Jednak, gdy przyszedl czas na uruchomienie pierwszego przydzialu w obiegu na koniec okresu, dostrzeglem piec komunikatów o bledach na koncu raportu. Te komunikaty powiedzial "nie dotyczy", co moim zdaniem oznacza "nie uwzglednia" na pliku. Komunikaty wskazano równiez szereg zadan, w których zaszly blad. Po zlokalizowaniu kazdego z pieciu zadan, poznalem z numerem konta obok "NA" na kazdej stronie, ze blad dotyczyl podzialu kosztów personelu-wozu do dzialu personalnego lub "Zasoby ludzkie" dzial jak jest teraz nazywa. Wszystkie numery kont piec zawieral "5100" w pozycji kosztów i srodkowej, która jest numer dzialu personalnego jest.

I wyciagnal z pliku moim arkuszu roboczym, który podsumowano zmiany w zadaniach pracowników-samochodowych. Samochód o którym mowa, zostal przydzielony do szkolen, który jest czescia personelu. Problem polegal na tym, ze w poprzednich Personelu przypisania nie przypisano zadnej samochody, ale teraz miala. Z drugiej strony, dzial bezpieczenstwa, który mial jeden samochód w starej firmie, teraz nie mieli. Dlatego ja podstawiony kod personelu w zakresie bezpieczenstwa na jednym z przewodów w pieciu zadan.

Niestety, robiac to, ze zapomnial dodac nowe numery kont do pliku glównego General Ledger, który wlaczony jest kodowanie personelu. Nasz system komputerowy wymaga, aby wszystkie nowe konta nalezy umiescic w pliku z "01" karty przed wydatki moga byc pokrywane z ich liczby. W przeciwnym razie komputer nie rozpoznaje konta i wygeneruje komunikat o bledzie "nie dotyczy". W tym przypadku, tylko piec kont udzialem personelu spowodowal problem. Dla innych centrów kosztów, nowa aukcja prostu zmienil liczbe samochodów przypisanych. Ich konta dla otrzymania przydzielonych wydatków juz w aktach. W celu skorygowania bledów, potrzebowalem teraz, aby stworzyc "01" karty dla pieciu nowych kont, keypunch je i zlozyc karty do komputera na JS-03.

Inna mysl przez chwile przyszlo mi do glowy. Zazwyczaj podczas tworzenia nowych kont, musimy równiez skonfigurowac dla nich zglosic lokalizacje, które beda gromadzic swoje bilanse w komputerze do sprawozdan z realizacji projektu. Nazywamy to "LINE-genning" konto. "Linia-gen" jest skrótem od "pokolenia linii kodu". To odnosi sie do procesu przypisywania kodu na numer konta, który staje sie miejsce skladowania na koszty, których laczna pojawia sie w konkretnym miejscu na raportach projektu. Zazwyczaj ten kod bylby numer raportu i-online. Kod 13715, na przyklad, by odniesc sie do linii 15 na sprawozdanie 137. Linia 15 moze wyznaczyc, powiedzmy, "materialy i urzadzenia - innych". Zglos 137 moze byc numer raportu Project 2715. Line-genning jest konieczne, aby przeniesc dolarów z odnosnymi rachunków do pozadanych pozycjach sprawozdan.

W tym przypadku jednak, ze uznal, ze nie bylo konieczne line-gen, który zgromadzil rachunek kosztów personelu samochodzie personelu, poniewaz Personel byl dzial posredni. Jedynie wydatki z bezposrednich dzialów sa alokowane do projektów, a jedynie raporty projektu lub raporty podsumowujace projekt, wymagaja sklad genning. Z ta logika, dodalem piec nowych kont do glównego pliku, ale niech drugiej strony isc.

Dodawanie nowych kont do pliku czy rzeczywiscie wyjasnic bledy, które pojawily sie w pierwszym okresie przydzialu. Podobnie, drugi i trzeci przydzialy, a takze raporty kosztów srodkowej i projektu, prowadzone byly bez zarzutu. Pod koniec cyklu, chociaz, ja tez przygotowac arkusz roboczy, który zawiera calkowita YTD sald na rachunkach za wydatki z kazdego funduszu. Ta informacja pochodzi z obrotów i sald ksiegi glównej i obejmowalby wszystkie konta w pliku. Na tym arkuszu, laczna rachunków prób równowagi jest w porównaniu z innymi sumy, które pochodza z raportu JS-10. JS-10 znajduje sie szczególowy wykaz rachunków, których saldo wynioslo pojawiaja sie na raportach projektu.

Jesli konto nie jest line-genned jej dolarów moga pojawic sie w zestawieniu obrotów i sald, ale nie w raportach projektu. Celem przygotowania arkusza jest dostrzec te róznice, znajdz zródlo bledu i terminowego poprawki przed zglasza projekt sami uruchomic. W przeciwnym razie, jezeli róznice nie sa pojednani, to byloby konieczne, aby pokazac im, jak pogodzenie pozycji w sprawozdaniu, które ida do komisarzy.

Przygotowujac arkusz pracy w tym miesiacu, zauwazylam róznice $ 129,64 miedzy calkowitych wydatków uwzglednionych w zestawieniu obrotów i sald oraz sumy dla Matrix RAPORTU nr 5, który stanowi podsumowanie wszystkich wydatków funduszu. W ostatnich miesiacach pojawilo sie inne róznice, ale nigdy miedzy tymi dwoma sumy. Równiez zauwazylem, ze po raz pierwszy w tym roku dolna linia na Raporcie 31 wykazywal saldo inne niz zero. Bilans ten byl $ 129, po zaokragleniu do dolara. Cos najwyrazniej zostalo zrobione w ciagu ostatniego miesiaca, aby stworzyc róznice. Skad wzial sie blad klamac?

Jedna z technik lokalizowania bledów lub rozbieznosci, które pojawily sie po raz pierwszy jest zbadanie kodowania arkuszy wypelnionych sie ostatnio na dostep do komputera. Trzymam plik z tych arkuszy w szafce kolo mojego biurka. Wiekszosc arkuszy dotyczyly kodowania koniec roku zadan alokacji kosztów i raportów; Nie wiele wpisy zostaly dokonane od marca. Dlatego nie trzeba bylo dlugo czekac, aby znalezc arkusze, które zostaly wykorzystane, aby dodac piec nowych kont do pliku, co stanowi wydatek pracownicy samochodzie personelu jest. W poscigu, poszedlem od razu do aktualizacji General Ledger, biegac, która zawiera liste wszystkich kont na pliku w kolejnosci numer konta, wraz z bilansem otwarcia a bilansem zamkniecia i obecnych zmian miesiecznych. Zanotowalem calkowite dolarów kazdego konta i wzial sume pieciu sald rachunków.

Oto wynik:

Konto
Ilosc
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
calkowity
$129.64


Mialem szczescie, ze znalazlem to tak szybko. Co sie stalo? Przypomnialem sobie, ze postanowil nie line-gen tych konkretnych kont, poniewaz Departament 5100, Kadr, byl dzial posredni. Jej koszty nie bylyby przeznaczone na projekty. To prawda. Jednak w sposób okrezny koszty osobowe meska idz do projektów, poniewaz w drugiej rundzie przydzialów, departamenty posrednie koszty alokowane sa do bezposredniego dzialów. $ +129,64 Nie przepuszczono przez nich od personelu tak, ze bezposrednie dzialy, z kolei, nie rozpowszechniac te dolary projektów.

Istnieje szereg pseudo-sprawozdanie z zadania alokacji kosztów do rozprowadzania koszty personelu do innych centrów kosztów, która gromadzi wszystkie koszty alokacji. I powinny miec przynajmniej line-genned nowych rachunków w odniesieniu do tej lokalizacji. Ten numer pseudo-raport byl 42005, a to bylo znalezc sie na poziomie 16. Aby potwierdzic moje podejrzenia, sprawdzilem rachunki w JS-10 mete które stanowily 42005. Rzeczywiscie, zaden z pieciu kont bylo.

Normalnie, rachunki, które sa dodawane do pliku automatycznie zostanie linia genned kiedy uruchomic raport JS-14. co najmniej dwa razy w okresie mozemy to zrobic. Zdarzylo sie jednak, ze mielismy uruchomic JS-14, poniewaz JS-10 aukcja zostala wyprodukowana. Bylem ciekaw, czy piec nowych kont bylo line-genned. Oni nie mieli. Dwa mozliwe wyjasnienia przyszedl do glowy. Z jednej strony, rachunki nie moglo line-genned jesli JS-14 prowadzono w okresie po rachunki zostaly wprowadzone. Sprawdzilem z Rogerem, aby zobaczyc, czy mielismy zamkniete jeszcze okres. Nie, okres ten byl jeszcze otwarty. Dlatego JS-10 i JS-14 oboje prowadzony w tym samym okresie; tak, aby nie moglo byc przyczyna. Inna mozliwoscia bylo to, ze karta komputerowy sluzacy do linii-gen kont 42005 zostal wytloczony w taki sposób, aby zapobiec tych konkretnych kont przed wlaczone. Wyciagnalem te karte z szafce. Tak, problem jest tutaj.

Schemat karty która wyciagnal z szafki pliku przedstawiono powyzej. Co to robi to skojarzyc konkretna lokalizacje zapisu z poszczególnych rachunków, których cechy sa okreslone przez cyfr dziurkowanych w stosownych kolumnach.

IL16 w kolumnach 1 do 4 pokazuja, ze pseudo-report numer 42005, tloczona w kolumnach 60 do 64 lat, pojawia sie na poziomie 16, który jest jedynie podzial pamieci komputera. W "5" w kolumnie 7 okresla, ze ??tylko konta, którego "glównym" zaczyna sie od 5 zostanie wybrany. W "9" w kolumnie 20 okresla, ze ??w podobny sposób zostana wybrane tylko te rachunki, których projekt pole zaczyna sie od 9. Wreszcie, "5110" w kolumnach 15 do 18 wymaga, ze ??pole Koszt centralnie zawieraja te poszczególne cyfry. Kolumny, które sa puste w danej dziedzinie moga byc wypelnione dowolna cyfre; ale jesli cyfra pojawia sie w kolumnie, to pozycja numer konta musi byc wypelniona przez te cyfre. Karta, czytac jako calosc, mówi, ze wszystkie numery kont w pliku, którego glównym rozpoczyna sie 5, którego projekt zaczyna sie od 9, a którego koszt wynosi 5110 Centrum bedzie gromadzil salda w obszarze pamieci 42005 na poziomie 16.

Powodem, ze piec nowych numerów kont nie byly line-genned jest to, ze "5110" musial wypelnic pozycje kosztów srodkowa. Zamiast tego, te rachunki mial "5100" w tej pozycji. Bylo to "1" w kolumnie 17, który zrobil sie zgorszenie. Mialem umiescic numer dzialów Personelu na rachunkach za jej koszt personelu samochodów zamiast liczby kosztów srodkowej. Bylo to zrozumiale, niemniej jednak szkodliwe, pomylka. W niektórych przypadkach, gdy wydzial ma tylko jedno centrum kosztów, taka sama liczba jest uzywana do okreslenia zarówno dzial i centrum kosztów; ale nie tutaj, niestety.

Aby podniesc rachunki w obu 5100 lub 5110 w pozycji kosztów i srodkowej, mozna utworzyc nowa karte line-Gen, który ma "51" uderzyl w kolumnach 15 i 16, które jednak zostawic kolumny 17 i 18 pusty. Ewentualnie móglbym uderzyc nowa karte z "5100" w polu srodkowym i koszt wejscia to do komputera, pozostawiajac sklad genning od obecnej karty równiez nienaruszone. Nowa karta z pólfabrykatów w kolumnach 17 i 18 wydawalo schludniejszy rozwiazanie, wiec to, co zrobilem. I kodowane i keypunched nowa karte line-gen dla pseudo-raportu numer 42005 i wprowadza je do komputera na JS-14C.

Wtedy zaczalem sie zastanawiac: Jesli koszty, które zostaly rozeslane do pieciu kont zawierajacych 5100 w pozycji kosztów centralnego zostaly uwzglednione w zestawieniu obrotów i sald, ale nie zostaly przydzielone do bezposrednich dzialów, to te dolary powinny byc nadal siedzi w rachunki departamentu personalnego. Wiecej pieniedzy poszlo na tych rachunków w ciagu miesiaca niz wyszedl. Saldo konczac powinny odzwierciedlac wzrost. Wiedzialem dokladnie, gdzie sprawdzic te teorie: Raport z centrum kosztów dla personelu. Jesli przydzialy byly obslugiwane prawidlowo, laczne naklady na tym wydziale powinny zostac przeniesione do innych dzialów, pozostawiajac zero na dolnej linii. Ale, jako ze nie byly obslugiwane prawidlowo, to smialo oczekiwac, ze saldo koncowe byloby co najmniej $ 129.

Jednak to nie byl przypadek. Bilans, który pozostal w centrum koszcie pracy po alokacje dopiero 41. Zajelo mi to minute lub dwie, aby dowiedziec sie, co sie stalo. Podczas kodowania koniec roku, mialem podany na która nalezy uwzglednic w sprawozdaniu koszty Personelu-center za pomoca kart kontrolnych. Karty te zwiazane konkretne numery raportów z numerami kosztów center. Sprawdzilem moje kodowania arkuszy w szufladzie i odkryl, ze 5110 zostal okreslony jako cyfry kosztu centrum dla kont zawarte w niniejszym sprawozdaniu; ale moje piec numer konta mial 5100.

Wniosek byl nieunikniony: albo musialem zmienic karte sterujaca dla raportu JS-11 obejmuje rachunki tylko z "5100" w pozycji kosztów centralnego - co prawdopodobnie bedzie tylko te piec kont - albo musialem zmienic numery kont, podstawiajac 5110 do 5100 w tej pozycji, jesli rzeczywiscie chcialam obejmuja koszty personelu aut w sprawozdaniu kosztów personelu w centrum. I chcial je zawieraja, nie tylko ze wzgledu na kompletnosc, ale takze dlatego, aby zrobic inaczej bedzie konsekwentnie zostawic saldo kredytowe na dolnej linii. To dlatego, ze juz zmienil linie-gen kartka dla 42005 tak, ze wydatek na kontach zawierajacych 5100 przyznany zostanie kontakty z innymi sluzbami; Jednak dotychczasowe zmiany tych rachunków nie beda dopuszczone do raportu kosztów i srodkowej.

Przychylajac sie do tego losu, ja redid kodowania dla zadan alokacji kosztów pieciu i stworzyl takze piec nowych numerów kont na kartach 01. Przywiozlem zadan job-strumieniowych do stycznia w sali komputerowej dla JS-08 i JS-03, odpowiednio.

Cos niepokoi mnie jeszcze. Nie wiedzialem, o co chodzi, ze teraz wszystko wydawalo sie byc rozwiazany, a niepewnosc poteguje moje zmartwienia. W koncu postanowilem to byloby madre, aby spróbowac odzyskac moje dwa wnioski job-strumieniowych zanim Jan zywil ich do komputera. scigalem sie okno z sali komputerowej i zobaczyl moje formularze wniosków na ladzie. Bylo za pózno. Formularze zostaly juz wybite przez zegar czasu, co wskazuje, ze karty pracy juz przeszly czytelnika.

Nagle zdalem sobie sprawe z problemu. To wszystko bylo prawo do zlozenia JS-08, ale nie JS-03, który dodaje nowe konta. Nie chcialem, aby dodac nowe konta w tym momencie, bo Roger jeszcze nie zamknal okres. Znaczenie tego bylo to, ze nowe konta nie bedzie linia genned chyba zlozylam kolejne JS-14 miedzy teraz i zamykania. Bo JS-14 jest oznaczony przetwarzac tylko nowych kont - to znaczy takie, które h zostaly dodane w biezacym okresie i wymagaja sklad genning. Gdy wpisy zamykajace sa uruchamiane wszystkie nieprzetworzone rachunki zostaly zmienione z "nowego" do "starego", co sprawia, ze nie kwalifikuja sie do line-genned przez JS-14 w okresach po tym. To nie wydaje sie praktyczne uruchomic teraz JS-14. Roger byl gotowy do zamkniecia okresu w kazdej chwili, a JS-14 jest sprawozdaniem 800-stronicowy, biorac pól godziny, aby uruchomic i kosztuje co najmniej $ 50.00. To bylo po prostu zbyt drogie jak na to, co mialem na mysli.

juz zostaly dodane nowe rachunki. Alternatywy w tym momencie bylo czekac, az po zamknieciu, a nastepnie albo do line-GEN tych pieciu konto recznie albo je usunac, a nastepnie ponownie wlozyc je tak, ze staja sie one "nowych" kont, kwalifikujace sie do line-genning przez JS-14, kiedy prowadzil ja ponownie w kilka tygodni. Czulem sie nieswojo z pierwszej alternatywy: Kazde nowe konto line-genned recznie wymagaloby mnie do okreslenia, piec lub szesc róznych kodów liniowych. Chociaz nie bylo logiki kazdego numeru, nie rozumialem go calkowicie i ze popelnil bledy w przeszlosci. JS-14 zrobi liniowego genning automatycznie i bez bledów.

Dlatego zdecydowalem sie na Alternatywnym B. co bylo wymagane tutaj, wiec mam, bylo stworzenie piec nowych kart. Na kazdej karcie, jedna postac kolumny bylyby zmieniane od A (dla "add") do D (na "usun"). Chcialbym zapisac oba zestawy kart. Wtedy biegne karty skreslenie przez pierwsza na JS-03, a nastepnie karty oprócz tego na innym JS-03, tak, ze te same rachunki, które zostaly usuniete zostana natychmiast umiescic z powrotem w aktach. Jedyna róznica jest to, ze te konta bedzie teraz "nowy".

Pomyslalem, ze powinienem dotykac podstawy z Rogerem odnosnie moich planów. Poinformowal mnie, ze komputer nie zaakceptuje sukcesywne usuwanie i dodawanie numerów kont. Mimo, ze rachunki moga zostac zmienione na "Usun" status, beda one pozostac w aktach. I tak dlugo, jak rachunki byly w aktach, komputer nie pozwolilaby te same rachunki maja byc "dodany". Aby obejsc ten problem, chcialbym h trzeba uruchomic JS-17 miedzy dwoma JS-03 tras. JS-17 wyciagnie rachunki z napisem "usuwac" off pliku. Drugi JS-03 byloby dodac je do pliku ponownie.

Poszedlem za sugestie Rogera. Wydruk sie od pierwszego JS-03 potwierdzil, ze sprawozdanie finansowe zostalo zmienione na "usun" status. JS-17 nie generuje raport, ale zaklada sie, ze skonczyly sie pomyslnie. Wreszcie wpadlem druga JS-03 z "add" kart. Gdy wydruk wrócil, czytam, ku mojemu zaskoczeniu, "INV ADD", co oznaczalo, ze próba uzupelnienia byly niewazne.

Roger nie wiedzial, co z tym zrobic, a nie zrobil I. Naszym jedynym wyjsciem bylo zadzwonic Ray Deeb, starszy programista-analityk. Ray spedza duzo czasu gaszenie pozarów w naszym dziale. gdy przybyl ray, wyjasnilem mu, jak próbowalem usunac i dodac konta uruchamiajac JS-17 pomiedzy. "Tak, ale powinien uruchomic JS-16 przed prowadzil 17", Ray odpowiedzial. Powiedzial, ze jest zirytowany, ze sala komputerowa wlozyl JS-17 wskros. bylo uwaga od niego z prosba karty kontrolne maja byc powiadamiani o JS-17 zostal poproszony.

Ray wyjasnil, ze JS-17 spowodowalo plik mistrzem General Ledger, aby wrócic do punktu, w którym zostal uruchomiony ostatni JS-16 (który tworzy back-up zabrac ze wzgledów bezpieczenstwa). "Jest mozliwe, zrobiles jakies uszkodzenie," Ray skomentowal. Pamietalem ostatnia po uruchomic JS-16 trzy lub cztery dni wczesniej, na poczatku procedury zamykania okresu. Jesli to byl ostatni JS-16 run, konieczne byloby dla mnie powtarzanie wszystkich tras alokacji kosztów, aktualizacji i raportów. Ray zasugerowal, ze moge zazadac aktualnego zestawienia obrotów i sald na JS-07 w celu porównania z naszym wczesniejszym sald na koniec okresu sprawozdawczego. Nadzieja dwa bylyby takie same.

Dziesiec minut pózniej Ray wrócil, wszystkie usmiechy. "Jestes w jasne." W ramach procedury zamykania Rogera, o JS-13B byl prowadzony, która ma JS-16 zaatakowana na froncie. Rogera JS-16 zostaly w ten sposób uruchomic, zanim dodalem piec kont, ale zanim zaczela serie JS-03 skreslen, JS-17 i JS-03 dodatki. JS-17 przyniósl rzeczy z powrotem do punktu, gdzie piec nowych kont byly w aktach. To wyjasnia komunikat o bledzie: Niepoprawna dodatkiem.

Okres zostala juz zamknieta, a ja bylem z powrotem na scenie majac piec niechcianych kont na pliku glównego. Jak sprawy wstal, konta te nie bylyby line-genned przez nastepna JS-14, poniewaz byly "stary" - w zwiazku z zamknieciem Rogera. Ponownie, wazylem alternatywy: albo dzieki czemu rachunki pozostac na pliku i linii-genning je recznie, albo dzieki czemu kwalifikuje sie do line-genned automatycznie w pózniejszym okresie przez usuniecie konta z JS-03 uruchomiona JS-16 i JS-17, a nastepnie dodajac je w innym JS-03.

Pomyslalem, ze móglbym spróbowac recznego liniowego genning ten czas, ale potem drugi, niezwiazane powstal problem, który wymaga mojej natychmiastowej uwagi. I nabazgral zanotowac sobie okolo pieciu zrekonstruowany kont. Dzien pózniej, projekt ten zostal niemal zapomniany. Ale wtedy moja uwaga przypomniala mi, ze nie pozostal wolny koniec zwiazac przed weekendem. Biorac gleboki oddech, przedstawila JS-03, a nastepnie JS-16, JS-17 i druga JS-03. Kiedy ostatni prowadzony byl gotowy, I spojrzal z niepokojem na wewnetrznej stronie wydruku, a do mojej ogromnej ulgi, nalezy zapoznac sie pod kazdym z numerów kont pieciu "RECORD dodanej".

Musze przyznac, ze $ 129,64 rozbieznosc nigdy nie zostal rozwiazany w sprawozdaniu danego okresu. Ale przynajmniej jego przyczyna zostala poddana obróbce. W kolejnych okresach, czuje sie przekonany, ze dzial kadr zostanie obciazona pelna czesc kosztów personelu samochodów, a koszt ten pojawi sie zarówno na centrum kosztów i sprawozdan z realizacji projektu. W miedzyczasie nabylem kolejne doswiadczenie uczenia sie. gdy komputer moze byc nitpicker, nie jest msciwy albo nieuzasadnione. W koncu nieporozumienia moga byc rozwiazane.

 

 

 

   do: strona glówna             do: osobistego gawedziarza

Kliknij na tlumaczenia na:

Angielski - Francuski - Hiszpanski - Niemiecki - Portugalski - wloski

Uproszczony Chi?ski - Indonezyjski - Turecki - holenderski - Rosyjski

 


Copyright 2009 THISTLEROSE Publikacje - wszelkie prawa zastrzezone

http://www.BilMcGaughey.com/discrepancyj.html