BillMcGaughey.com
       

Hoe ik Vastbesloten een $ 129,64 discrepantie

 

Het verhaal, "Hoe ik Vastbesloten een $ 129,64 discrepantie ', geschreven rond 1982 geeft inzicht in de mentaliteit van een accountant werken voor een grote bureaucratie. In dit geval was het de Metropolitan Transit Commissie, het openbaar vervoer agentschap van Minneapolis-St. Paul. Zestien jaar lang was ik de kosten accountant voor dit bureau, verantwoordelijk voor de maandelijkse kostentoerekening. De kennis om dit werk te doen was heel gespecialiseerde zoals u zult zien. Ik jaren van mijn leven doorgebracht na te denken over zulke dingen.

 

In mijn functie als kosten accountant voor het openbaar vervoer agentschap, heb ik vaak aanleiding om de computer te gebruiken. Toch moet ik wat moeite in de communicatie met deze machine te bekennen. een handleiding beschikbaar is, maar de hoofdstukken zijn geschreven en georganiseerd op een manier die alleen Data Processing Ingewijden zinvol zou vinden. En ik ben een accountant.

Mijn voornaamste verantwoordelijkheid is het agentschap kosten- toerekeningssysteem beheren. Dit is de methode waarmee we overhead kosten aan de verschillende kostenplaatsen en tour projecten toewijzen. Alle uitgaven moeten worden toegewezen aan een organisatorische of functionele eenheid in thes in twee afzonderlijke systemen van de rapportage. Toegerekende kosten zijn die welke worden toegewezen door een CALCULATE verdeling in plaats van specifiek geïdentificeerd met de kostenplaats of project. Gedeeltelijk dat gedaan omwille van administratief gemak, en deels omdat er geen andere manier gevonden.

Kostenplaatsen vertegenwoordigen een uitsplitsing van de organisatie in kleinere, gespecialiseerde eenheden. Deze volgen het organogram, waaruit blijkt welke personen toezicht te houden op welke medewerkers. Cost Centers zijn onderverdelingen van de diensten van het agentschap. Bijvoorbeeld, de Program Management and Evaluation afdeling (PM & E) heeft drie kosten Centers: administratie, investeringsprojecten en contract management. Het departementale nummer is 2200, terwijl de drie kostenplaatsen respectievelijk 2210, 2220 en 2230 zijn genummerd.

Een project, soms "work project", beschrijft de functie die het agentschap en de verschillende afdelingen en kostenplaatsen presteren. Bijvoorbeeld, het doel van Project 3761 is een Management Informatie Systeem (MIS), dat is een computer-based systeem om alle informatie te verzamelen en rapporteren van activiteiten controle te installeren. Een ander project, genummerd 5451, identificeert Mobility Project, dat gespecialiseerd transport diensten levert voor gehandicapten. In totaal is het agentschap het uitvoeren van meer dan vijftig verschillende projecten in de loop van dit jaar.

Sommige soorten uitgaven zijn duidelijk geïdentificeerd met bepaalde projecten of kostenplaatsen. Zo wordt het salaris van de directeur van de afdeling PM & E is toegewezen aan Cost Center 2210, getiteld "Program Management & Evaluatie - Administratie". Als deze man werkt op een taak in verband met MIS, neemt hij op zijn wekelijkse urenstaat het aantal uren ten laste van Project 3761, zodat de Payroll afdeling van de arbeid kosten voor dat project kan programmeren. Aan de andere kant, een zekere uitgaven hebben een meer algemene waarde aan het bureau en kan niet gemakkelijk worden toegewezen aan kostenplaatsen en projecten, althans niet zonder al te veel inspanning. Bijvoorbeeld, het agentschap huurt ruimte voor zijn administratieve zetel op de achtste verdieping van een kantoorgebouw. Een enkel bedrag in dollars Verschijnt op de maandelijkse facturatie van de verhuurder. De Accounts Payable griffiers niet hoeft te tijd om te bepalen tussen een groot deel van deze kosten behoort tot de een of andere kostenplaats of project. In plaats daarvan, wordt de last "toegewezen" om dergelijke eenheden via de computer-based cost-toerekeningssysteem die ik beheren.

Onze bijzondere kosten-toerekeningssysteem wordt uitgevoerd in drie fasen.

In de eerste set van de berekeningen, worden de hele systeem giderler toegewezen aan elk van het agentschap kosten Centers. Dergelijke giderler omvatten alle extralegale voordelen, de meeste nutsvoorzieningen, kantoorbenodigdheden, gehuurde kantoorruimte, etc. Aanvankelijk ze gecodeerd om een ??pseudo afdeling, genummerd 9999.

In de tweede set van berekeningen, giderler van de indirecte afdelingen worden toegewezen aan elk van de andere kostenplaatsen, en uiteindelijk wind in de directe kosten Centers en afdelingen. Het indirecte afdeling is één zoals Administratieve Diensten, Personeel, of Finance, dat ondersteunende diensten levert aan de rest van het agentschap. Een directe afdeling daarentegen voert een bepaalde basisfunctie van het agentschap, zoals het toedienen van federale contracten.

In de derde reeks berekeningen, worden de indirecte kosten die zijn verzameld in de directe diensten naar aanleiding van de eerste twee toewijzingen toegekend aan de verschillende projecten waarop het is mensen tijd gedurende de maand. Aan het einde van het toewijzingsproces alle uitgaven moeten worden bij een directe dienst en een bepaald project toegewezen aan een bepaalde kostenpost.

Het onderscheid tussen directe en indirecte kosten is fundamenteel voor de overheid boekhouding. Normaliter kan de directe kosten gepaard gaan met projecten Eorope, terwijl de indirecte kosten een minder duidelijke relatie. Toch zijn uitgaven verbetering biedt voor het project is het tot op zekere hoogte. De kosten-toerekeningssysteem probeert om eerlijk toewijzen van een deel van de indirecte kosten aan projecten.

Een van de redenen waarom gaan we door middel van deze oefening is dat veel van de projecten die werden ontwikkeld in opdracht van de federale overheid. Deze contracten staan ??het agentschap op vergoeding van 80% van het project uitgaven tot het totale aantal dollars in de subsidie, die de vergoeding zowel voor de directe en indirecte kosten. Echter, de indirecte kosten, terugbetaalbaar te zijn, moeten zijn bepaald door een berekeningsmethode die is voorzien in een erkende kosten-toewijzingsplan. De berekeningen moeten volledig worden gedocumenteerd, zodat de federale auditors zal twee of drie jaar later kan controleren of de kosten voor indirecte kosten goed waren toegewezen aan het project. Bij het ontbreken van een goedgekeurde kosten-toewijzingsplan, volledig gedocumenteerd en uitgevoerd in overeenstemming met de federale richtlijnen, kunnen sommige of alle van de indirecte kosten die worden gedeclareerd onder de projectsubsidies kunnen worden geweigerd.

De feitelijke voor de verdeling van de kosten volgt een standaard procedure, hoewel de bijzondere elementen die betrokken zijn in de berekeningen faktörü ze kunnen variëren. De basistechniek is om een ??enkele dollar kostenelementen splitsen in meerdere kleinere hoeveelheden, elk toegewezen aan een kostenpost of project. De bijzondere split hangt af van de verdeling basis, die wordt gekozen om thes om eenheden te wegen op een billijke manier. In het geval van gehuurde kantoorruimte, bijvoorbeeld, een eerlijke manier om de kosten van de maandelijkse huur te wijzen zou kunnen zijn op basis van het aantal vierkante meters vloeroppervlak waarvan elke kostenplaats is gevestigd in het gebouw. Als de afdeling Finance bezet 30% van de ruimte dient te worden gebracht 30% van de huurprijs. In het geval van de toewijzing van de indirecte kosten van een afdeling voor projecten, zou de dollar van de arbeid ten laste van de verschillende projecten door de medewerkers van de afdeling een appropriati de wijze van opdracht.

Elk type van de toegewezen kosten vereist een eigen berekening. Maandelijks moet meer dan honderd afzonderlijke sets berekeningen worden in een periode van enkele dagen tot drie stappen toewijzingsprocedure eerder beschreven uitgevoerd. Dat is mijn taak Verantwoord Ondernemen. Maar ik voeren vooral een toezichthoudende functie; de computer doet het meeste werk. Wat ik eigenlijk elke maand te doen is om de behandeling van verzoeken indienen bij de operator computer, begeleid door mijn eigen groene veiligheid kaart en, misschien, een dek van ponskaarten, waarin wordt bepaald dat een bepaalde Job stroom moet worden uitgevoerd.

Job Stroom nummer vertelt de computer wat voor soort verwerking zal worden gedaan. We maken gebruik van afkortingen, zoals JS-03 voor Job stroom # 3. De taak streams worden uitgevoerd in een bepaalde volgorde elke maand om de kosten toewijzingen uit te voeren, gegevens in te voeren van de boekhouding en de bijbehorende rapporten af ??te drukken. In thes om runs te controleren, controleren op foutmeldingen en de combinatie van nummers die afkomstig zijn van verschillende bronnen. In de periode-einde cyclus van runs, werk ik nauw samen met Roger Krebs, de senior accountant belast met het grootboek, die me een waarschuwing geeft wanneer toewijzingen kan beginnen en die later sluit uit de periode. Ieder van ons heeft een idee van wat de ander doet, maar de hele operatie is groter dan iemands persoonlijkheid.

In een notendop, kan mijn rol in dit proces worden gedefinieerd door de volgende reeks van job streams: JS-14, JS-16, JS-09F, JS-5P1, JS-09G, JS-5P1, de JS-11 JS- 31 JS-09H, JS-5P1, en (na een aantal meer journaalposten door anderen ingediend), de JS-10, JS-09 en JS-14. Dennis Wachholz, mijn voorganger, dit in te stellen, en met kleine aanpassingen, het blijft functioneren volgens de gevoel conceptie. Deze job-stream nummers kan weinig betekenis voor een buitenstaander te hebben. Voor ons, echter, wiens levensonderhoud afhankelijk is aangedrongen op de juiste run op het juiste moment, betekent dat elke JS-nummer het uitvoeren van een bepaald rapport of het creëren van bepaalde transacties die de rekeningen van invloed zijn. De JS-11, bijvoorbeeld, stelt en drukt de kostenplaats rapporten. De JS-09 oproept het Project verslagen. De JS-09F, JS-09G, en JS-09H doen de kosten toewijzingen.

Als een laatste punt van de uitleg, wil ik zeggen dat het hart van ons geautomatiseerde boekhouding is een 21-cijferig rekeningnummer gebruikt in de transacties. Deze nummers worden gestanst de appropriati de kolommen in de 80-kolom kaarten zodat de computer kan herkennen welke rekening bij welke kosten. Het 21-cijferige rekeningnummer bestaat uit verschillende kleinere clusters cijfers, die elk een kenmerk van de rekening.

Bijvoorbeeld, zou een typische rekeningnummer zijn: 01-501-03-181-2400-4-3701. De "01" in de eerste cluster cijfers Geeft aan dat de uitgaven is gemaakt van de "01" fonds, ook wel bekend als de "algemene fonds". De "501" in het tweede cluster aanwijst "lonen en salarissen". De daaropvolgende cijfers, "03", zijn een sub-account of "kleine" van de categorie "grote", "501". Bij elkaar genomen, thes noemen we de twee velden, "501-03", een "major / minor", die "lonen en salarissen. - administratieve": het cluster cijfers genummerd "181" is een functionele benaming die volgt op de federale overheid gestandaardiseerde lijst van transport functies. De "2400" in de volgende cluster geeft de kostenplaats - in dit geval "Transit Development". De single digit "4", is weer een federale aangeeft wijze van vervoer. Tenslotte de "3701" aan het einde van het rekeningnummer Vertegenwoordigt het project. Men zou kunnen opmerken dat de bovenstaande rekeningnummer bevat slechts 19 cijfers, geen 21. Twee andere ruimtes zijn gereserveerd aanleiding van de "project" cluster in het geval van een deelproject codering is vereist.

Het mooie van dit systeem, althans in mijn ogen, is dat de computer kan identificeren Eorope karakteristikleri die relevant zijn voor een berekening of het rapport, en kan therebye combineren en te accumuleren aanverwante soorten uitgaven, ongeacht de karakteristikleri op andere gebieden. Zo kan het berekenen in een flits de totale uitgaven tot op heden voor Project 3701 door het scannen van alle rekeningen en optelling van de saldi van alle rekeningen waarvan de nummers op te nemen "3701" in de appropriati de positie. zonder dat het vermogen van zich te concentreren op bepaalde clusters binnen het rekeningnummer, het is kosten- toerekeningssysteem niet mogelijk zou zijn.

In het proces van toewijzing, trekt de computer samen gegevens uit verschillende bronnen die nodig zijn om de berekening te maken. De structuur van deze berekening wordt een "cost-taakverdeling" genoemd. De taak bepaalt welke nummers in andere nummers worden verdeeld tijdens de toewijzing door middel van genummerde posities op zijn "verslag" zijn. Enkele nummers zijn geprogrammeerd in de taak en constant blijven. Anderen zijn getrokken uit de saldi met name sets van de rekeningen in een proces dat we 'line-genning "noemen. Hier het vermogen van de computer om alle accounts met dezelfde cijfers in een Relevante cluster te identificeren maakt het mogelijk om de taken op de "rapport specificatie" bestand code in een redelijke termijn.

Voor elke toewijzing moeten we natuurlijk de dollars kosten toe te wijzen. moeten we de basis om de faktörü determin de percentages die zullen worden gebruikt om deze kosten verdeeld over de verschillende kostenplaatsen of projecten. We moeten de rekeningnummers waarop de toegewezen giderler thes in rekening worden gebracht aan te geven, zodat de kosten zullen worden opgenomen in de juiste fonds, kostenplaats, project, etc. Al deze onderdelen moeten worden gecodeerd in de computer voordat de maandelijkse toewijzingen kunnen worden uitgevoerd. De meeste van de coderende taken werd uitgevoerd bij het begin van het jaar. De methode werd verwacht dat hetzelfde van maand tot maand te blijven gedurende het hele jaar.

Een type van de kosten, die in de eerste set van de berekeningen wordt toegewezen, heeft betrekking op het gebruik van het personeel auto's van het agentschap. Geautoriseerde medewerkers kunnen gebruik maken van thes auto's uit de motor zwembad in de loop van het uitvoeren van officiële zaken. Wanneer een werknemer eventueel van de sleutels, hij of zij ook eventueel van een credit card voor de aanschaf van benzine en andere doeleinden, zoals kan worden verlangd. Dergelijke uitgaven, wanneer het agentschap eventueel van het wetsvoorstel, zijn het hele systeem giderler beschouwd. Anders, het papierwerk, die met het oog nodig zouden zijn om de kosten voor projecten of kostenplaatsen toe te wijzen zou het gemak van het onderhouden van een dergelijke vloot te verslaan. We hebben besloten om het personeel de auto giderler toe te wijzen op basis van het aantal auto's toegewezen aan elke kostenplaats. De vijf verschillende soorten gerelateerde uitgaven - gas en olie, banden, auto wassen, onderhoud, en slepen - vereisen vijf afzonderlijke kosten toewijzingen per maand worden uitgevoerd.

Aan het einde van vorig jaar, ik Verkregen een bedrijf uit onderzoek van de voorlopige toewijzing van auto's in het komende jaar, en op basis daarvan het opzetten van de kosten-toewijzing taken. Vervolgens echter meerdere wagens verruild en nieuwe auto's werden toegevoegd, zodat het resultaat dat de verdeling van personeel wagens om de kosten Centers veranderd. Nog niet zo lang geleden, Brian Lam uit de researchafdeling gaf me een herziene lijst van het personeel-car opdrachten. Hij meldde dat de Assistant General Manager had informeerde of de toewijzingen kunnen worden aangepast aan de nieuwe opdrachten te geven. (Let op: Brian Lamb, dan een personeelslid in de afdeling Research, is nu algemeen directeur van Metro Transit na een stint als hoofd van de Minnesota Motor Vehicle Department en de stand van de Department of Administration.) Normaal gesproken proberen we niet te kosten toewijzingen te veranderen in het midden van het jaar; maar in dit geval heb ik beloofd om iets aan te doen.

Tijdens een vrij moment in het midden van de maand pauze, ik gecodeerd alle lijnen op de vijf taken die betrekking had op personeel-auto kosten, en thes wijzigingen voorgelegd aan de computer. Dat deel verliep vlot genoeg. Echter, wanneer het tijd werd om de eerste toewijzing in de periode-end cyclus lopen, zag ik vijf foutmeldingen aan het einde van het rapport. Deze berichten zei: "NA", waarvan ik denk dat betekent "geen rekening" op bestand. De berichten aangegeven ook het aantal van de taak waar de fout opgetreden. Na het lokaliseren van elk van de vijf taken, herkende ik, PSD van de rekening nummer naast de "N" op elke pagina die de fout heeft betrekking op de verdeling van het personeel-auto giderler naar de afdeling Personeel, of "Human Resources" afdeling zoals het nu is genoemd. Alle vijf rekeningnummers opgenomen "5100" in de kosten-middenstand, die Personeel van de afdeling nummer.

Ik trok uit het bestand mijn werk blad dat de veranderingen in personeel-car opdrachten samengevat. De auto in kwestie waren toegewezen aan Training, dat deel uitmaakt van het personeel. Het probleem was dat in de vorige opdracht Personeel geen auto's was toegewezen, maar het had nu één. Aan de andere kant, de afdeling Veiligheid, die een auto in de oude lijst had, had nu geen. Daarom had ik het alkylgesubstitueerde Personnel de code voor de veiligheid van op een van de lijnen in de vijf taken.

Helaas, terwijl je dit doet, ik had nagelaten de nieuwe rekeningnummers toevoegen aan het grootboek master file, die Personeelszaken codering opgenomen. Onze computer systeem vereist dat alle nieuwe accounts op de file te worden gebracht met een "01" kan worden ten laste van de kaart voordat giderler hun aantal. Anders zal de computer niet de rekening te herkennen, en zal de "NA" foutmelding. In dit geval alleen de vijf rekeningen personeels- problemen opgeleverd. Voor de overige kostenplaatsen, de nieuwe aanbieding alleen veranderde het aantal auto's toegewezen. Hun rekeningen voor het ontvangen van de toegewezen kosten waren al op bestand. Om de fouten te corrigeren, moest ik nu naar "01" kaarten voor de vijf nieuwe accounts aan te maken, kaartponser hen, en de kaarten te leggen aan de computer op de JS-03.

Een andere gedachte even door mijn hoofd. Meestal als we nieuwe accounts aan te maken, moeten we ook het opzetten van voor hen locaties, die zich ophopen op hun balansen in de computer voor het project rapporten te melden. We noemen dit "line-genning" een account. "Line-gen" is een afkorting voor "line-code generatie". Het verwijst naar het proces van het toewijzen van een code voor het rekeningnummer, dat een opslaglocatie voor waarvan de totale kosten geplaatst in een bepaalde plek op het projectrapportages wordt. Typisch, zou deze code een reporter-and-line getal. Code 13715, bijvoorbeeld, zou verwijzen naar lijn 15 over het verslag van 137. Lijn 15 zou kunnen wijzen, laten we zeggen, 'materialen en benodigdheden - andere ". Rapporteren 137 kan het rapport nummer voor Project 2715. Line-genning zijn, is het noodzakelijk om de dollar van de relevante accounts te verplaatsen naar de gewenste posities op de rapporten.

In dit geval, echter, ik redeneerde dat het niet nodig was om line-gen de rekening die Personnel Het personeel van de auto koste geaccumuleerd omdat Personeel was een indirecte afdeling. Alleen de giderler van directe afdelingen worden toegewezen aan projecten, en slechts het project rapporten of project-beknopte verslagen vereisen line-genning. Met die logica, voegde ik de vijf nieuwe rekeningen aan de master file, maar laten we het andere deel gaan.

Het toevoegen van de nieuwe accounts om het bestand heeft, inderdaad, het opruimen van de fouten die in de eerste toewijzing run was verschenen. Ook de tweede en derde toewijzingen, alsmede de kosten-centrum en acties werden uitgevoerd zonder een hapering. Tegen het einde van de cyclus, hoewel, ik ook de voorbereiding van een werkblad, die het hele jaar-to-date saldi in de rekeningen geeft voor de uitgaven van elk fonds. Deze informatie is afkomstig van de saldibalans General Ledger en zou omvatten alle accounts in ons bestand. Op dit werkblad is het totaal van de trial-balans rekeningen in vergelijking met andere totalen die afkomstig zijn uit het rapport JS-10. De JS-10 is een gedetailleerde lijst van de rekeningen, waarvan in totaal saldi appea aan het project rapportages.

Als een account wordt niet line-genned, de dollar kan appea trial is in de balans, maar niet in het project rapportages. Het doel van de voorbereiding van het werkblad is om dergelijke verschillen te spotten, zoek de oorzaak van de fout en tijdig Correcties, voordat het project rapporten zelf zijn uitgevoerd. Anders, als de verschillen niet worden verzoend, zou het nodig zijn om ze te laten zien als de combinatie van items op de verklaringen die naar de commissarissen.

Bij de voorbereiding van het werkblad deze maand, merkte ik een verschil van $ 129,64 tussen het totaal opgenomen in de saldibalans uitgaven en het totaal voor Matrix Report # 5, dat is een overzicht van alle uitgaven van het fonds. In de voorgaande maanden had andere verschillen Verschenen, maar nooit thes tussen de twee totalen. Ook heb ik gemerkt dat voor de eerste keer dit jaar de onderste lijn op Report 31 toonde een andere dan nul evenwicht. Dit evenwicht was $ 129, afgerond op de dollar. Iets had kennelijk gedaan in de afgelopen maand aan de discrepantie te maken. Waar kwam de fout liggen?

Een techniek voor het lokaliseren van fouten of verschillen die verschijnt voor het eerst is de coderende bladen ingevuld onlangs om de computer onderzoeken. Ik blijf een bestand van thes de platen in een kast in de buurt van mijn bureau. Het grootste deel van de bladen betrekking op het einde van het jaar codering van kostentoerekening taken en verslagen; niet veel inzendingen had geboekt sinds maart. Daarom duurde het niet lang duren voor de lakens die waren gebruikt om de vijf nieuwe accounts toe te voegen aan het dossier, wat neerkomt op Personnel personeel van de auto ten koste te vinden. In de achtervolging, ging ik onmiddellijk naar de General Ledger-update, een run waarin alle accounts toont op file in rekening-nummer orde, samen met het openen en sluiten van saldi en de huidige maandelijkse verandering. Ik noteerde de totale dollars op elke rekening en nam een ??som van de vijf rekeningsaldi.

Hier is het resultaat:

rekening
bedrag
 
02-503-05-081-5100-4-9000
$1.78
02-503-05-091-5100-4-9000
.45
02-504-01-081-5100-4-900012
89.85
02-504-02-081-5100-4-9000
2.18
02-504-99-091-5100-4-9000
35.38
 
de totale
$129.64


Ik was gelukkig zo snel dit te hebben gevonden. Wat was er gebeurd? Ik herinnerde me dat ik niet aan line-gen een thes bepaalde accounts omdat Department 5100, Personeel, was een indirecte afdeling had besloten. De kosten zouden niet aan de projecten worden toegewezen. True genoeg. Echter, in een omweg Personnel's giderler doen naar de projecten, want in de tweede ronde van de toewijzingen, de afdelingen indirecte kosten aan de directe afdelingen toe te wijzen. De $ 129,64 niet doorgegeven aan hen van personeel zodat de directe diensten zijn beurt niet thes dollars distribueren naar de projecten.

Er is een pseudo-rapport nummer op de kosten-toewijzing taak voor het verspreiden Personeelszaken giderler naar andere kostenplaatsen, waarbij alle kosten voor de toewijzing accumuleert. Ik zou moeten hebben, op zijn minst, de nieuwe lijn genned rekeningen in verband met die locatie. Deze pseudo-rapport nummer was 42.005, en het was te vinden op niveau 16. Om mijn vermoedens te bevestigen, controleerde ik de rekeningen in de JS-10 run die 42005. En ja hoor bestaat, geen van de vijf rekeningen waren er.

Gewoonlijk accounts die worden toegevoegd aan het bestand wordt automatisch line-genned toen we een JS-14 rapport uit te voeren. We doen dit op zijn minst twee keer per periode. Het gebeurde wel dat we een JS-14 had al sinds de JS-10 lijst werd geproduceerd. Ik was nieuwsgierig om te weten wheth van de vijf nieuwe accounts had-line genned geweest. Ze hadden niet. Twee mogelijke verklaringen in me opkwam. Aan de ene kant kan de rekeningen zijn online genned indien de JS-14 werd uitgevoerd in een periode nadat de rekeningen was ingevoerd. Ik controleerde met Roger om te zien of we de periode nog gesloten was. Nee, de periode was nog open. Daarom is de JS-10 en JS-14 waren beiden uitgevoerd in dezelfde periode; zodat kon hebben aanleiding gegeven. De andere mogelijkheid is dat de computerkaart gebruikt voor lijn-gen verantwoordelijk voor 42.005 was zodanig geponst om Preventors thes name rekeningen van wordt opgenomen. Ik trok deze kaart uit de archiefkast. Ja, het probleem was hier.

Een diagram van de kaart die ik trok uit de archiefkast wordt hierboven weergegeven. Wat dit doet is aan een bepaalde opslagplaats met name accounts waarvan de kenmerken zijn opgegeven door de cijfers geperforeerd in pertinente columns associëren.

De IL16 in de kolommen 1-4 laten zien dat de pseudo-rapport nummer 42005, geslagen in de kolommen 60-64, Verschijnt op niveau 16, dat is slechts een onderdeel van het geheugen van de computer. De "5" in kolom 7 bepaalt dat uitsluitend rekeningen waarvan de "grote" begint met 5 worden geselecteerd. de "9" in kolom 20 eveneens bepaalt dat alleen de rekeningen waarvan het project gebied begint met 9 worden geselecteerd. Tenslotte de "5110" in de kolommen 15 tot 18 vereist dat de kosten middenveld containers.Payment waarin de specifieke cijfers. Kolommen die op een bepaald gebied leeg gelaten kan worden ingevuld door een cijfer; maar als een cijfer weergegeven in een kolom, die positie in het accountnummer worden opgevuld met dat cijfer. De kaart, lezen als een geheel, zegt dat alle rekeningnummers op bestand waarvan de grote begint met 5, waarvan het project begint met 9, en waarvan de kostenplaats is 5110 zullen saldi ophopen in opslaglocatie 42005 op niveau 16.

De reden dat de vijf nieuwe rekeningnummers werden niet line-genned is dat "5110" moesten de kosten-middenpositie in te vullen. In plaats daarvan moest thes de rekeningen "5100" in die positie. Het was de "1" in kolom 17 waarin het kwaad deed. Ik had de departementale nummer voor personeel in de boekhouding voor haar personeel auto kosten in plaats van de kosten-nummer te zetten. Het was een begrijpelijke, maar toch schadelijk, vergissing. In sommige gevallen, wanneer een dienst slechts één kostenplaats wordt hetzelfde nummer gebruikt om zowel de dienst en de kosten center aangeven; maar niet hier, helaas.

Om te halen accounts met ofwel 5100 of 5110 in de kosten-middenpositie, kan ik een nieuwe line-gen kaart te maken, die "51" zou hebben geslagen in kolommen 15 en 16, maar welke kolommen 17 en 18 blanco zou verlaten. Als alternatief zou ik een nieuwe kaart met "5100" in het veld en input deze kosten-center punch naar de computer terwijl de line-genning van de huidige kaart ook intact. De nieuwe kaart met spaties in de kolommen 17 en 18 leek een nettere oplossing, dus dat is wat ik deed. Ik gecodeerd en keypunched een nieuwe line-gen kaart voor pseudo-rapport nummer 42005 en voedde hem in de computer op een JS-14C.

Dan begon ik me af te vragen: Als de kosten die werden verdeeld onder de vijf rekeningen met 5100 in de kosten-center positie had in de saldibalans opgenomen, maar had niet toegewezen aan de directe afdelingen, dan dollars nog moeten worden zitten in rekeningen van de afdeling Personeel. Meer geld had tijdens de maand dan was uit te komen in die accounts gegaan. Het eindsaldo moet de stijging weerspiegelen. Ik wist precies waar om die theorie te controleren: de kosten-centrum rapport Personeelszaken. Als de toewijzingen naar behoren was afgehandeld, zou de totale uitgaven voor deze afdeling zijn overgezet De naar andere afdelingen, waardoor een nul op de bottom line. Maar, omdat ze niet goed werden behandeld, ik vol vertrouwen verwachten dat de eindsaldo zou ten minste $ 129.

Maar dat was niet het geval. De balans die bleef in de kosten Personnel het centrum na toewijzingen was slechts 41. Het kostte me een minuut of twee te achterhalen wat er gebeurd was. Gedurende het jaar-end codering, ik had opgegeven Op die rekeningen moeten worden opgenomen in Personnel kosten-center rapport door middel van controlekaarten. Deze kaarten geassocieerd bepaald rapport nummers met cost-center nummers. Ik controleerde mijn codering vellen in de lade en ontdekte dat 5110 opgegeven als de kosten-centrum cijfers voor de rekeningen opgenomen in dit rapport was geweest; maar mijn vijf rekeningnummer had 5100.

De conclusie is onontkoombaar: Ofwel moest ik de controlekaart voor het rapport JS-11 te veranderen op te nemen alleen accounts met "5100" in de kosten-middenstand - wat waarschijnlijk zou zijn alleen de vijf rekeningen - of anders moest ik het te veranderen rekeningnummers, te vervangen 5110 voor 5100 in die positie, als het inderdaad wilde ik de personeelsleden-car giderler in Personnel kosten-center rapport op te nemen. Ik wilde ze op te nemen, niet alleen voor de volledigheid, maar ook omdat anders te doen zou consequent laat een tegoed op de bottom line. Dat was omdat ik al de line-gen card had veranderd voor 42.005, zodat de kosten in rekeningen met 5100 zouden worden toegewezen aan de andere afdelingen; zou echter de eerdere wijzigingen aan deze rekeningen niet worden toegelaten tot de kosten-center rapport.

Buigen voor het lot, ik redid de codering voor de vijf kostentoerekening taken en creëerde ook vijf nieuwe rekeningnummers op de 01 kaarten. Ik bracht job-stream verzoeken aan Jan in de computerruimte van de JS-08 en de JS-03 respectievelijk.

Iets verontrust me nog steeds. Ik wist niet wat het probleem was, nu dat alles leek opgelost, en die onzekerheid verergerd mijn zorgen. Tenslotte besloot ik dat het verstandig om te proberen om mijn twee werk-stream verzoeken te halen voordat Jan ze ingevoerd in de computer zou zijn. Ik rende naar het raam van de computer kamer en zag mijn aanvraagformulieren op de teller. Het was te laat. De formulieren was al afgestempeld door de klok, wat aangeeft dat de baan kaarten reeds door de lezer was gegaan.

Plotseling realiseerde ik het probleem. Het was allemaal recht voor de JSR-08 in te dienen, maar niet de JS-03, die nieuwe accounts toegevoegd. Ik wilde niet om nieuwe accounts toe te voegen op dit moment, want Roger nog niet de tijd had gesloten. De betekenis hiervan was dat de nieuwe accounts niet line-genned zou zijn, tenzij ik een ander JS-14 tussen nu en sluiten ingediend. Voor de JS-14 is gemarkeerd alleen nieuwe accounts te verwerken - dat wil zeggen, degenen die u tijdens de huidige periode zijn toegevoegd en vereisen line-genning. Wanneer de afsluitende inzendingen worden uitgevoerd, worden alle onverwerkte accounts gewijzigd van "nieuwe" naar "oude", waardoor ze niet in aanmerking komen maakt te line-genned door de JSR-14 in perioden daarna. Het leek niet praktisch om een ??JS-14 nu gerund. Roger was klaar om de periode te sluiten op elk moment, en de JS-14 is een 800-pagina's tellende rapport, het nemen van een half uur te lopen en kost ten minste $ 50,00. Het was gewoon te duur voor wat ik in gedachten had.

De nieuwe accounts was al toegevoegd. De alternatieven op dit punt waren om te wachten tot na het sluiten en dan zowel aan line-gen thes tot vijf rekening met de hand of anders om ze te verwijderen en dan opnieuw toe te voegen zodat ze zouden worden "nieuwe" accounts, komen in aanmerking voor line-genning door de JS-14 toen we liep het opnieuw in enkele weken. Ik voelde me ongemakkelijk met het eerste alternatief: elke nieuwe rekening online genned handmatig zou me nodig hebben om de vijf of zes verschillende lijn codes determin. Hoewel er een logica in elk nummer was, ik heb het niet helemaal begrijpen en had in het verleden fouten gemaakt. De JS-14 zou de line-genning automatisch en zonder fouten te maken.

Daarom heb ik gekozen voor alternatieve B. Wat was hier nodig, dus ik dan, was om vijf nieuwe kaarten te maken. Op elke kaart, zou één kolom teken worden veranderd van een A (voor "add") om D (voor "wissen"). Ik zou beide sets kaarten op te slaan. Dan ik het schrappen kaarten zou lopen door eerst op een JS-03, en dan de toevoeging kaarten op een ander JS-03, zodat dezelfde rekeningen die zijn verwijderd was meteen weer zou worden gelegd op het net. Het enige verschil zou zijn dat thes de rekeningen nu "nieuwe" zou zijn.

Ik dacht dat ik voet met Roger over mijn plannen moeten aanraken. Hij vertelde me dat de computer opeenvolgende verwijdering en toevoeging van rekeningnummers niet zouden accepteren. Hoewel de rekeningen kan worden veranderd om de status van "delete", zouden ze toch blijven in ons bestand. En, zolang de rekeningen waren bestand, zou de computer niet toestaan ??dezelfde rekeningen worden "toegevoegd". Om dit probleem te omzeilen, zou ik h moet je een JS-17 JS-03 loopt tussen de twee lopen. De JS-17 zou trekken van de rekeningen met de vermelding "te schrappen" uit het net. De tweede JS-03 zou ze opnieuw toe te voegen aan het bestand.

Ik here.also Roger's suggestie. De print-out van de eerste JS-03 bevestigd dat de boekhouding was veranderd om de status van "delete". de JS-17 niet genereert geen rapport, maar ik nam aan dat het met succes uit te voeren. Tot slot, ik liep de tweede JS-03 met de "add" kaarten. Wanneer de print-out terug kwam, las ik, tot mijn verbazing, "INV ADD", wat betekende dat de Poging toevoegingen waren ongeldig.

Roger wist niet wat te maken van deze, en ook niet I. Onze enige mogelijkheid was om Ray Deeb, de senior programmeur-analist. Ray besteedt is aanzienlijke de hoeveelheid tijd die het blussen van branden in onze afdeling. toen ray aankwam, legde ik hem hoe ik had geprobeerd om te verwijderen en accounts toe te voegen door het uitvoeren van de JS-17 in tussen. "Ja, maar je moet hebben in JS-16 uit te voeren voordat u de 17 liep", Ray gereageerd. Hij zei dat hij geïrriteerd dat de computer kamer van de JS-17 tot en had gezet was. Er was een opmerking van hem met de controle-kaarten gevraagd worden gemeld wanneer de JS-17 werd gevraagd.

Ray legde uit dat de JSR-17 Veroorzaakt het grootboek master file om terug te gaan naar het moment dat de laatste JS-16 (die zorgt voor een back-up te nemen voor de veiligheid) is uitgevoerd. "Het is mogelijk dat je wat schade gedaan," merkte Ray. Ik herinnerde me de laatste te hebben lopen een JS-16 drie of vier dagen alleen maar geef het aan het begin van de periode-afsluiting procedure. Als dat was het laatste JS-16 run, zou het noodzakelijk zijn voor mij om alle van de kosten-toewijzing runs, updates en rapporten te herhalen. Suggereerde Ray, dat vraag ik een huidige balans proef op de JS-07 te vergelijken met of eerdere periode-end saldibalans. Hopelijk zouden beide hetzelfde zijn.

Tien minuten later keerde Ray, en al glimlach. "Je bent in de weg." Als onderdeel van Roger's sluiten procedure, had een JS-13B is uitgevoerd, die een JS-16 geplakt op de voorzijde. ZO Roger's JS-16 had uitgevoerd voordat ik de vijf accounts toegevoegd, maar voordat ik de reeks van JS-03 deleties, JS-17 en JS-03 toevoegingen was begonnen. De JS-17 bracht dingen terug naar het punt waar de vijf nieuwe accounts waren in ons bestand. Dit legde de foutmelding: Ongeldige Addition.

De periode is nu gesloten, en ik was terug op het podium van het hebben van vijf ongewenste accounts op de master file. Zoals de zaken stonden, thes de rekeningen niet zou worden line-genned door de volgende JS-14, omdat ze "oude" waren - als gevolg van het sluiten van Roger. Nogmaals, ik woog de alternatieven: ofwel waardoor de rekeningen van het dossier en te blijven line-genning ze met de hand, of anders waardoor ze in aanmerking komen voor online genned automatisch later in de periode door het schrappen van de rekeningen met een JS-03, het runnen van een te zijn JS-16 en JS-17, en dan het toevoegen van hen terug op een ander JS-03.

Ik dacht dat ik de handleiding line-genning deze tijd zou kunnen proberen, maar dan de andere, niet-verwante probleem ontstond die mijn onmiddellijke aandacht vereist. Ik krabbelde een nota aan mezelf over de vijf unreconstructed accounts. Een dag later werd dit project bijna vergeten. Maar toen mijn briefje Deed me denken aan dat er nog een losse uiteinde te binden voor het weekend. Het nemen van een diep adem, ik heb ingediend de JS-03, en dan de JS-16, JS-17, en de tweede JS-03. Wanneer de laatste run klaar was, keek ik angstig op een binnenpagina van de print-out en tot mijn enorme opluchting, lees onder elk van de vijf rekeningnummers, "RECORD TOEGEVOEGD".

Ik moet toegeven dat de $ 129,64 discrepantie nooit in het verslag van die periode werd gecorrigeerd. Maar in ieder geval is de oorzaak behandeld. In toekomstige perioden, voel ik er alle vertrouwen in dat de afdeling Personeelszaken zijn volledige aandeel in het personeel-car giderler in rekening worden gebracht, en dat deze kosten zullen appea is op zowel de kosten-centrum en project rapportages. Ondertussen heb ik nog een leerproces opgedane ervaring. terwijl de computer een muggenziften kan zijn, is niet wraakzuchtig of onredelijk. Uiteindelijk kan misverstanden worden opgelost.

 

 

 

    naar: main page             naar: persoonlijke verteller

Klik voor een vertaling in:

Engels - Frans - Spaans - Duits - Portugees - Italiaans

vereenvoudigd Chinees - Indonesisch - Turkish - Pools - Russisch

 


COPYRIGHT 2017 THISTLEROS PUBLICATIES - Alle rechten voorbehouden

http://www.BilMcGaughey.com/discrepancyk.html